Опыт внедрения КЭДО EasyDocs:
Центр Орбита
Центр Орбита успешно перешел на КЭДО от EasyDocs более двух лет назад. Анализируя опыт взаимодействия с EasyDocs, ее представители советуют хорошо изучить продукт и работать только с тем поставщиком, который готов быстро откликаться на просьбы и пожелания.
Центр Орбита – технологический партнер лидеров российского бизнеса с широким региональным присутствием в более чем 50 городах России и доступом к квалифицированным кадрам, имеющий в штате свыше 500 инженеров и разработчиков.
Центр Орбита – технологический партнер лидеров российского бизнеса с широким региональным присутствием в более чем 50 городах России и доступом к квалифицированным кадрам, имеющий в штате свыше 500 инженеров и разработчиков.
Компания предоставляет полный спектр ИТ-услуг для реализации высокотехнологичных проектов с учетом отраслевой специфики заказчиков.
Коронавирус и экспансия
Компания не рассматривала кадровый электронный документооборот (КЭДО) до 2020 года. Почти все сотрудники, 93%, находились в Москве. Более того, в одном большом офисе. Написать заявление на отпуск, подписать его у руководителя и отнести в отдел кадров не представляло никакой проблемы. Для обмена бумагами с остальными 7% приходилось подключать курьерские службы, что, впрочем, также не доставляло особенных хлопот. «Удаленка применялась в суперисключительных случаях, -- рассказывает руководитель отдела кадрового администрирования Центр Орбита Екатерина Стрельцова. -- Было не очень понятно, как контролировать, чем занимается «удаленщик», как вообще им руководить, поэтому подобную практику мы почти не использовали».
Так продолжалось до весны 2020 года. Наступила эпоха коронавируса, в Москве местные власти ввели жесткие ограничения, и персонал компании вынужденно отправился на удаленку. Работу, однако, останавливать было нельзя. На кадровый документооборот весной и частично летом тратилось очень много времени.
-- Я готовила документы. Их забирал курьер и отвозил нашему HR-директору. Она ставила свою подпись и печать. Дальше курьер вез их сотруднику, который подписывал их уже со своей стороны. После чего курьер отправлялся в обратном направлении.
Кроме того, возник еще один важный фактор, который также пробудил мысли о КЭДО. Бизнес компании рос, и до пандемии она начала активно нанимать специалистов в регионах. Рекрутеры проводили собеседование удаленно, а документы, как уже было отмечено, пересылались через курьерские службы. Возможно, что если бы не пандемия, то именно региональный найм все равно привел бы к пониманию того, что электронный документооборот необходим.
В апреле 2020 года, осознав, что новая реальность может задержаться на продолжительное время, менеджмент Центр Орбита пришел к выводу, что можно попробовать такой инструмент как электронная подпись. Было решено остановиться на варианте усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которого в компании придерживаются и до настоящего момента в силу его повышенной надежности.
Первые шаги показали, что УКЭП значительно сокращает нагрузку на специалистов по кадрам, на сотрудников и в целом экономит огромное количество времени. Даже несмотря на то, что применение цифровой технологии протекало не без проблем. В компании пользовались Контур. Крипто для УКЭП, без функций документооборота. Процесс протекал следующим образом. Сотрудник загружал документ в сервис и получал файл подписи. Затем подписанный документ с файлом подписи отправлялся по электронной почте в отдел кадров, менеджер заходил на сайт Контур. Крипто, чтобы проверить корректность данных. Иногда оказывалось, что подпись не совпадает с файлом.
Были и другие неудобства, связанные с УКЭП. Однако при всех недостатках польза цифровизации была очевидна:
-- Логично, что во время пандемии у людей изменились личные планы, поэтому многие переносили уже согласованный и подписанный ранее отпуск.
Сотрудники кадров, вернувшись с изоляции в офис, начали печатать полученные заявления сотрудников, а также оформлять бумаги по другим вопросам -- то, что не могли сделать в домашних условиях или до чего не доходили руки. В итоге образовался вал заявлений. Я до сих пор хорошо помню высокие стопки документов в своем кабинете. Что резко контрастировало с УКЭП, которая «твердой копии» не требовала. Возможно, как раз в этот момент мы поняли, что нам нужен полноценный КЭДО, -- рассказывает Екатерина Стрельцова.
К поискам оператора кадрового электронного документооборота приступили быстро -- бизнес и до пандемии хорошо рос, а в эпоху коронавируса с ее повышенным спросом на инструменты удаленной работы ускорился еще больше. Медлить было нельзя, и всего через несколько недель был заключен контракт с поставщиком КЭДО (пока еще не EasyDocs).
Первый опыт оказался крайне неудачным. Выяснилось, что оператор не мог работать с УКЭП. Пообещав освоить данный инструмент, от которого Центр Орбита не могла позволить себе отказаться в силу специфики бизнеса, он с задачей, к сожалению, не справился. Обе стороны потеряли целый год.
Вторая попытка в середине 2021 года -- уже с участием EasyDocs -- оказалась успешной. По словам Екатерины Стрельцовой, в пользу выбора EasyDocs сыграло несколько соображений.
Первое. Цена на услуги EasyDocs была разумной. Она соответствовала рынку.
Второе. Удобный, интуитивно понятный интерфейс. Простота и понятность системы от EasyDocs оказались решающими факторами. «Мы заботимся об удобстве сотрудников, которым предстоит пользоваться системой. И о своем удобстве тоже», -- поясняет представитель Орбита Центр.
Третье. Поддержка от EasyDocs соответствовала своему названию и предназначению -- она действительно помогала. «Вы всегда были в контакте, всегда можно было обратиться с вопросом и решить его. Не было такого, что нам продали продукт, и все, что касается доработок, доступно только за отдельные деньги или после кучи согласований. Да, возможно, доработка по нашей просьбе случится не завтра, но она все равно будет сделана», -- комментирует Екатерина Стрельцова.
Как организационно проходил процесс внедрения
Непосредственно внедрением программы EasyDocs в Центр Орбита занималась небольшая рабочая группа, состоящая из операционного директора компании, а также специалистов по кадрам.
Операционный директор взял на себя техническую часть внедрения, три менеджера из кадрового отдела -- административные вопросы, курирование подготовки инструкций и интеграцию внутренней корпоративной системы с продуктом EasyDocs.
Общение членов рабочей группы между собой проходило в чате в Telegram, общение с поставщиком -- в чате в этом же мессенджере. За исключением редких очных встреч все вопросы решались онлайн.
Самая трудоемкая часть внедрения пришлась на подготовку пользовательских инструкций для персонала Центра Орбита. Рабочая группа пошла следующим путем. Ее участники «проходили» сами, что называется, «руками», все операции и обсуждали, как это лучше описать для сотрудников. Было решено сделать инструкции максимально подробными: с помощью большого количества скриншотов каждая операция объяснялась пошагово -- так, чтобы ее смог понять и легко выполнить даже пользователь, который видит подобную систему впервые. Например, на скриншотах стрелочками и другими графическими символами указывалось на расположение кнопок, которые нужно было нажать.
Спустя несколько месяцев -- уже после того, как был накоплен определенный опыт использования EasyDocs – специалисты по кадрам пришли к выводу, что в высокой детализации, скажем, наличии тех же скриншотов, не было необходимости.
Советы от Центр Орбита по КЭДО
Екатерина Стрельцова выделила два важных момента, которые помогут пользователю КЭДО при внедрении.
В компании логично посчитали, что лучше корпоративных специалистов по кадрам инструкции для сотрудников никто не напишет. Что при всей кажущейся справедливости подобного рассуждения не всегда оказывалось верным. «У меня возник один вопрос, который мы не смогли разрешить на своей стороне, и я обратилась к нашему менеджеру в EasyDocs. Выяснилось, что у исполнителя был не только ответ на конкретный вопрос, но и вообще все решение, которое нам требовалось, -- решение, на разработку которого мы уже потратили много времени», -- говорит представитель Центра Орбита.
Второй совет: выбирать оператора КЭДО с активной службой поддержки и готовым всегда помочь менеджером. При внедрении, даже если оно идет относительно гладко, всегда возникает много шероховатостей. Это могут быть как баги из-за нестыковок различных систем или программ, так и потребности в доработке различных элементов продукта. Какая-то их часть решается заказчиком самостоятельно (и IT-компаниям, конечно, с этим попроще), но какая-то -- нет. Поставщик услуг, страдающий отсутствием эмпатии (в случае с EasyDocs это оказалось совсем не так) может затянуть внедрение на долгий срок. Или увести его не в ту сторону.
Итоги
Спустя более чем два года после начала сотрудничества с EasyDocs в Центр Орбита на КЭДО переведено 90% сотрудников. Цели охватить электронным документооборотом весь персонал в компании не ставят: оставшиеся 10% располагаются в офисе в Москве, и «дотянуться» до них не представляет собой затруднений, пусть взаимодействие с ними и порождает какое-то количество бумаг.
Коронавирус и экспансия
Компания не рассматривала кадровый электронный документооборот (КЭДО) до 2020 года. Почти все сотрудники, 93%, находились в Москве. Более того, в одном большом офисе. Написать заявление на отпуск, подписать его у руководителя и отнести в отдел кадров не представляло никакой проблемы. Для обмена бумагами с остальными 7% приходилось подключать курьерские службы, что, впрочем, также не доставляло особенных хлопот. «Удаленка применялась в суперисключительных случаях, -- рассказывает руководитель отдела кадрового администрирования Центр Орбита Екатерина Стрельцова. -- Было не очень понятно, как контролировать, чем занимается «удаленщик», как вообще им руководить, поэтому подобную практику мы почти не использовали».
Так продолжалось до весны 2020 года. Наступила эпоха коронавируса, в Москве местные власти ввели жесткие ограничения, и персонал компании вынужденно отправился на удаленку. Работу, однако, останавливать было нельзя. На кадровый документооборот весной и частично летом тратилось очень много времени.
-- Я готовила документы. Их забирал курьер и отвозил нашему HR-директору. Она ставила свою подпись и печать. Дальше курьер вез их сотруднику, который подписывал их уже со своей стороны. После чего курьер отправлялся в обратном направлении.
Кроме того, возник еще один важный фактор, который также пробудил мысли о КЭДО. Бизнес компании рос, и до пандемии она начала активно нанимать специалистов в регионах. Рекрутеры проводили собеседование удаленно, а документы, как уже было отмечено, пересылались через курьерские службы. Возможно, что если бы не пандемия, то именно региональный найм все равно привел бы к пониманию того, что электронный документооборот необходим.
В апреле 2020 года, осознав, что новая реальность может задержаться на продолжительное время, менеджмент Центр Орбита пришел к выводу, что можно попробовать такой инструмент как электронная подпись. Было решено остановиться на варианте усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), которого в компании придерживаются и до настоящего момента в силу его повышенной надежности.
Первые шаги показали, что УКЭП значительно сокращает нагрузку на специалистов по кадрам, на сотрудников и в целом экономит огромное количество времени. Даже несмотря на то, что применение цифровой технологии протекало не без проблем. В компании пользовались Контур. Крипто для УКЭП, без функций документооборота. Процесс протекал следующим образом. Сотрудник загружал документ в сервис и получал файл подписи. Затем подписанный документ с файлом подписи отправлялся по электронной почте в отдел кадров, менеджер заходил на сайт Контур. Крипто, чтобы проверить корректность данных. Иногда оказывалось, что подпись не совпадает с файлом.
Были и другие неудобства, связанные с УКЭП. Однако при всех недостатках польза цифровизации была очевидна:
-- Логично, что во время пандемии у людей изменились личные планы, поэтому многие переносили уже согласованный и подписанный ранее отпуск.
Сотрудники кадров, вернувшись с изоляции в офис, начали печатать полученные заявления сотрудников, а также оформлять бумаги по другим вопросам -- то, что не могли сделать в домашних условиях или до чего не доходили руки. В итоге образовался вал заявлений. Я до сих пор хорошо помню высокие стопки документов в своем кабинете. Что резко контрастировало с УКЭП, которая «твердой копии» не требовала. Возможно, как раз в этот момент мы поняли, что нам нужен полноценный КЭДО, -- рассказывает Екатерина Стрельцова.
К поискам оператора кадрового электронного документооборота приступили быстро -- бизнес и до пандемии хорошо рос, а в эпоху коронавируса с ее повышенным спросом на инструменты удаленной работы ускорился еще больше. Медлить было нельзя, и всего через несколько недель был заключен контракт с поставщиком КЭДО (пока еще не EasyDocs).
Первый опыт оказался крайне неудачным. Выяснилось, что оператор не мог работать с УКЭП. Пообещав освоить данный инструмент, от которого Центр Орбита не могла позволить себе отказаться в силу специфики бизнеса, он с задачей, к сожалению, не справился. Обе стороны потеряли целый год.
Вторая попытка в середине 2021 года -- уже с участием EasyDocs -- оказалась успешной. По словам Екатерины Стрельцовой, в пользу выбора EasyDocs сыграло несколько соображений.
Первое. Цена на услуги EasyDocs была разумной. Она соответствовала рынку.
Второе. Удобный, интуитивно понятный интерфейс. Простота и понятность системы от EasyDocs оказались решающими факторами. «Мы заботимся об удобстве сотрудников, которым предстоит пользоваться системой. И о своем удобстве тоже», -- поясняет представитель Орбита Центр.
Третье. Поддержка от EasyDocs соответствовала своему названию и предназначению -- она действительно помогала. «Вы всегда были в контакте, всегда можно было обратиться с вопросом и решить его. Не было такого, что нам продали продукт, и все, что касается доработок, доступно только за отдельные деньги или после кучи согласований. Да, возможно, доработка по нашей просьбе случится не завтра, но она все равно будет сделана», -- комментирует Екатерина Стрельцова.
Как организационно проходил процесс внедрения
Непосредственно внедрением программы EasyDocs в Центр Орбита занималась небольшая рабочая группа, состоящая из операционного директора компании, а также специалистов по кадрам.
Операционный директор взял на себя техническую часть внедрения, три менеджера из кадрового отдела -- административные вопросы, курирование подготовки инструкций и интеграцию внутренней корпоративной системы с продуктом EasyDocs.
Общение членов рабочей группы между собой проходило в чате в Telegram, общение с поставщиком -- в чате в этом же мессенджере. За исключением редких очных встреч все вопросы решались онлайн.
Самая трудоемкая часть внедрения пришлась на подготовку пользовательских инструкций для персонала Центра Орбита. Рабочая группа пошла следующим путем. Ее участники «проходили» сами, что называется, «руками», все операции и обсуждали, как это лучше описать для сотрудников. Было решено сделать инструкции максимально подробными: с помощью большого количества скриншотов каждая операция объяснялась пошагово -- так, чтобы ее смог понять и легко выполнить даже пользователь, который видит подобную систему впервые. Например, на скриншотах стрелочками и другими графическими символами указывалось на расположение кнопок, которые нужно было нажать.
Спустя несколько месяцев -- уже после того, как был накоплен определенный опыт использования EasyDocs – специалисты по кадрам пришли к выводу, что в высокой детализации, скажем, наличии тех же скриншотов, не было необходимости.
Советы от Центр Орбита по КЭДО
Екатерина Стрельцова выделила два важных момента, которые помогут пользователю КЭДО при внедрении.
В компании логично посчитали, что лучше корпоративных специалистов по кадрам инструкции для сотрудников никто не напишет. Что при всей кажущейся справедливости подобного рассуждения не всегда оказывалось верным. «У меня возник один вопрос, который мы не смогли разрешить на своей стороне, и я обратилась к нашему менеджеру в EasyDocs. Выяснилось, что у исполнителя был не только ответ на конкретный вопрос, но и вообще все решение, которое нам требовалось, -- решение, на разработку которого мы уже потратили много времени», -- говорит представитель Центра Орбита.
Второй совет: выбирать оператора КЭДО с активной службой поддержки и готовым всегда помочь менеджером. При внедрении, даже если оно идет относительно гладко, всегда возникает много шероховатостей. Это могут быть как баги из-за нестыковок различных систем или программ, так и потребности в доработке различных элементов продукта. Какая-то их часть решается заказчиком самостоятельно (и IT-компаниям, конечно, с этим попроще), но какая-то -- нет. Поставщик услуг, страдающий отсутствием эмпатии (в случае с EasyDocs это оказалось совсем не так) может затянуть внедрение на долгий срок. Или увести его не в ту сторону.
Итоги
Спустя более чем два года после начала сотрудничества с EasyDocs в Центр Орбита на КЭДО переведено 90% сотрудников. Цели охватить электронным документооборотом весь персонал в компании не ставят: оставшиеся 10% располагаются в офисе в Москве, и «дотянуться» до них не представляет собой затруднений, пусть взаимодействие с ними и порождает какое-то количество бумаг.