Специалисты предпенсионного возраста справятся с КЭДО лучше, чем вы думаете. Страхи руководства при переходе на кадровый электронный документооборот часто преувеличены и основаны на мифах, а не на реальных проблемах.
Чтобы переход был комфортным и эффективным для всех, давайте развеем эти домыслы и честно разберем самые частые возражения, которые возникают у сотрудников.
Содержание:
- Возражение 1: «Боюсь столкнуться с мошенниками. Они могут подделать подпись и взять на меня кредит»
- Возражение 2: «А вдруг все удалится? Пропадет мой трудовой договор или приказ о выплате премии?»
- Возражение 3: «Я не разберусь в этой сложной системе!»
- Возражение 4: «У меня кнопочный телефон, без Интернета. Я не смогу подписывать»
Возражение 1: «Боюсь столкнуться с мошенниками. Они могут подделать подпись и взять на меня кредит»
Самый частый страх сотрудников старшего возраста — это страх стать жертвой мошенников.
В реальности КЭДО — это защищенная система, работающая по строгим правилам федеральных законов №63-ФЗ «Об электронной подписи», №152-ФЗ «О персональных данных», статей 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.
Безопасность. Все документы хранятся в защищенном центре обработки данных (ЦОД), в котором применяются самые современные средства защиты от киберугроз и все данные защищены резервным копированием. Доступ к ним строго регламентирован. В обычной бумажной папке любой может заглянуть в трудовую книжку коллеги. В КЭДО — только уполномоченные лица (например, кадровик и сам сотрудник).
В КЭДО применяется усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). «Неквалифицированная» означает, что она действует только между сторонами, подписавшими соглашение о применении этого типа электронной подписи. Такое соглашение обычно включается в согласие работника с переходом на КЭДО и подписывается на бумаге. Поэтому никакие другие документы, кроме кадровых документов с работодателем, УНЭПом подписать нельзя.
Ответственность оператора: Компания EasyDocs — это аккредитованная Минцифры России ИТ-компания. Программное обеспечение EasyDocs находится в реестре отечественного ПО, следовательно, оно прошло проверку Минцифры. EasyDocs несет ответственность за сохранность и конфиденциальность ваших данных и входит в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора.
Возражение 2: «А вдруг все удалится? Пропадет мой трудовой договор или приказ о выплате премии?»
Сотрудники опасаются безвозвратной потери важных документов. Однако на деле в КЭДО действует принцип «один раз подписал — навсегда сохранил».
Работодатель не может удалить подписанные документы. После того как документ подписан обеими сторонами, он фиксируется в системе и не подлежит изменению или удалению. Его можно только аннулировать, создав соответствующий документ, который тоже подписывается обеими сторонами.
Документы хранятся только не только на серверах оператора КЭДО, но и на сервере 1С, где работодатель ведет кадровый учет. Вы можете в любой момент скачать и сохранить у себя на компьютере копию любого подписанного документа.
Требования к хранению электронных документов установлены законодательно. Их срок хранения равен сроку хранения бумажных аналогов. Ваш трудовой договор в КЭДО защищен лучше, чем бумажный, который может истлеть от времени, намокнуть при потопе или быть случайно выброшенным.
Возражение 3: «Я не разберусь в этой сложной системе!»
Сотрудники предпенсионного или пенсионного возраста могут испытывать страх перед технологиями, думать, что они не справятся со сложным интерфейсом. Однако КЭДО от EasyDocs разработан с расчетом на пользователей с разным уровнем технической подготовки, а интерфейс — интуитивно понятен.
Освоить КЭДО не сложнее, чем разобраться с банковским приложением или мессенджером.
При внедрении системы EasyDocs проводит обучение для сотрудников. Кроме того, внутри компании всегда есть ответственный сотрудник (часто из числа IT- или HR-специалистов), который поможет разобраться.
И как только начальный барьер преодолен, сотрудники начинают пользоваться ключевыми выгодами КЭДО. С КЭДО процесс подписания занимает несколько кликов и экономит время, которое ранее уходило на поиск документов, печать и хождение по кабинетам.
Возражение 4: «У меня кнопочный телефон, без Интернета. Я не смогу подписывать»
Технологический барьер кажется непреодолимым, однако проблема легко решается на уровне компании.
Код подтверждения вашей электронной подписи может отправляться в СМС на кнопочный телефон. Однако для полноценной работы с электронными документами нужно иметь возможность их просмотреть, поэтому без компьютера, планшета или смартфона не обойтись. Есть несколько способов, как организовать работу с электронными документами для работников с кнопочными телефонами:
Сенсорный киоск на проходной завода
Компьютер на рабочем месте: если у вас есть рабочий компьютер или планшет, то подписание происходит через это устройство.
Общий компьютер: если рабочее место не предусматривает компьютер или планшет, то работодатели устанавливают общий компьютер, планшет или киоск, который может располагаться в отделе кадров, на проходной или в других местах общего пользования, через который сотрудники могут подписать документы.
Компьютер дома: если на работе общего компьютера нет или вы работаете удаленно, всегда можно попросить помощи у членов семьи, детей или внуков, которые помогут войти в личный кабинет с домашнего компьютера или смартфона.
КЭДО — технология, которая призвана упростить рабочие процессы: избавить от рутины, сэкономить время и повысить безопасность документооборота.
Сталкиваться со сложностями в период адаптации — нормально. Главное — не бояться задавать вопросы и просить о помощи.
От внедрения КЭДО выигрывают все: и компания, которая становится эффективнее, и специалисты, осваивающие современный и востребованный инструмент.
Запросить демонстрацию
