Самозанятые стали важной частью рынка труда, но работа с ними требует особого внимания к правовым и налоговым аспектам. Мы собрали ключевые моменты: от ограничений спецрежима до новых рисков при оформлении договоров. Рассказываем, как бизнесу работать с самозанятыми легально и безопасно.
Содержание:
Статус самозанятого: правовые рамки и ограничения
Правовой статус самозанятых введен Федеральным законом от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима для самозанятых граждан на территории Российской Федерации и внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации».
Закон предоставил самозанятым гражданам право применять специальный налоговый режим в виде налога на профессиональный доход (НПД), который заменяет обязательства по уплате НДФЛ и фиксированных страховых взносов.
Налоговые ставки по НПД установлены статьей 10 закона:
- 4% — для доходов от реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав физическим лицам;
- 6% — для сделок с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами.
Эксперимент с налоговым спецрежимом продлится до 31 декабря 2028 года (статья 1 №422-ФЗ).
Он действует по всей территории России, а также в городе Байконур в Казахстане (Федеральный закон от 21 ноября 2022 года № 441-ФЗ). Правом применения спецрежима также обладают граждане Украины и ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана (Федеральный закон от 28 июня 2022 года № 206-ФЗ).
Спецрежим НПД позволяет физическим лицам легально заниматься коммерческой деятельностью без регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей.
Под профессиональный доход, согласно статье 2 закона, подпадают:
- доходы от деятельности, которую человек ведет самостоятельно, без работодателя и найма работников;
- доходы от использования имущества, находящегося в его собственности.
Самозанятые в России работают в самых разных сферах — от творчества до IT. Это могут быть репетиторы, фотографы, копирайтеры, дизайнеры, программисты на фрилансе, тренеры по фитнесу или йоге, владельцы квартир посуточной аренды, строители-отделочники, веб-верстальщики, блогеры, консультанты по маркетингу и др.
Однако применять спецрежим могут не все. В статье 4 закона № 422-ФЗ указаны категории граждан, которые не вправе использовать налог на профессиональный доход:
- Те, кто продает подакцизные товары, кроме сахаросодержащих напитков из подпункта 23 пункта 1 статьи 181 НК РФ и товаров, подлежащих обязательной маркировке (в редакции Федерального закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ).
- Те, кто перепродает товары или имущественные права, за исключением случаев, когда это имущество использовалось ранее в личных, семейных или домашних целях.
- Занимающиеся добычей или реализацией полезных ископаемых.
- Имеющие работников, с которыми они связаны трудовыми отношениями.
- Оказывающие услуги в интересах других лиц по договорам поручения, комиссии или агентским договорам, если только такие услуги не предусмотрены частью 6 статьи 4 № 422-ФЗ .
- Доставляющие товары с передачей или приемом платежей за них в интересах третьих лиц, за исключением случаев, когда расчеты с покупателями ведутся через зарегистрированную контрольно-кассовую технику.
- Применяющие другие специальные налоговые режимы или получающие доходы от предпринимательской деятельности, облагаемые налогом на доходы физических лиц, за исключением случаев, указанных в части 4 статьи 15 № 422-ФЗ.
- Те, чьи доходы превышают 2,4 млн рублей в год.
Обратите внимание. Законопроект № 393494-8, предусматривающий повышение лимита доходов до 4,8 млн рублей с 1 января 2024 года, не был принят.
Особенности работы с самозанятыми
Для компаний сотрудничество с лицами, оформившими самозанятость, может быть удобным способом привлечения специалистов. Такой формат работы позволяет избежать обязательств по уплате НДФЛ, страховых взносов, а также необходимости обеспечивать рабочее место и предоставлять гарантии, положенные сотрудникам по Трудовому кодексу.
Однако важно помнить: если отношения между организацией (или ИП) и гражданином будут признаны трудовыми, это может повлечь начисление налогов, штрафы и другие последствия. Поэтому контролирующие органы — ФНС, Роструд и комиссии по противодействию нелегальной занятости — тщательно проверяют подобные ситуации.
Проверяющие органы обращают пристальное внимание на содержание договора между заказчиком и исполнителем. В письме «О направлении информации по проведению мероприятий налогового контроля по НПД» Федеральная налоговая служба России указала, какие условия могут вызвать подозрения в подмене трудовых отношений:
- в договоре прописаны постоянные виды работ, а не конкретные задачи;
- отсутствует описание объема работ или сроков их выполнения;
- предусмотрена ежемесячная фиксированная оплата, аналогичная зарплате;
- договор рассчитан на длительный срок — например, на год или до конца календарного года;
- включены положения о дисциплине, внутреннем распорядке компании и ответственности за нарушения;
- прописана обязанность исполнителя следовать указаниям руководства и нести материальную ответственность за свои ошибки;
- указано, что организация предоставляет исполнителю оборудование, инструменты или рабочее место;
- исполнитель работает в офисе компании, использует ее технику и инфраструктуру;
- компания регулярно сотрудничает с большим количеством самозанятых (например, 10 и более в год), у которых среднемесячный доход превышает 20 тыс. руб.;
- документы в налоговую отправляются сразу за несколько человек через одну систему или представителя компании;
- физическое лицо выполняет только определенный тип работ, соответствующий какой-либо должности или профессии;
- ему предоставляются гарантии, характерные для трудового права — например, оплачиваемый отпуск, больничный и т. д.;
- условия договора требуют регистрации в качестве ИП, а после окончания сотрудничества гражданин прекращает деятельность и снимается с учета в налоговой.
Помимо самого договора, проверяющие изучают и другую информацию: платежные документы, графики работы, акты выполненных услуг, товарные накладные, пропуска на территорию, приказы по охране труда и другие бумаги, которые могут свидетельствовать о наличии трудовых отношений.
Ответственность работодателя
Некоторые компании вместо трудового договора заключают с фактическими сотрудниками гражданско-правовые договоры, чтобы избежать уплаты налогов и страховых взносов. Однако это является нарушением, особенно если ранее физическое лицо числилось в штате организации.
Согласно Федеральному закону № 422-ФЗ, запрещено оформлять отношения как с самозанятым с теми, кто был сотрудником компании в течение последних двух лет. Если проверка выявит факт подмены трудовых отношений, договор будет переквалифицирован в трудовой — с даты начала сотрудничества (статья 19.1 Трудового кодекса РФ).
В этом случае работодатель обязан:
- предоставить сотруднику все гарантии, положенные официально трудоустроенному работнику: оплачиваемый отпуск, больничный, компенсации и другие;
- уплатить налоги и страховые взносы за весь период, который будет признан трудовым.
Если организация признает нарушение добровольно и погашает задолженность, это позволяет избежать дополнительных штрафов и конфликтов. В противном случае последует:
- Камеральная или выездная проверка со стороны контролирующих органов;
2. Административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- для индивидуальных предпринимателей — штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
- для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.
Кроме того, компания может быть привлечена к ответственности по статье 123 Налогового кодекса РФ — за неуплату НДФЛ. Размер штрафа составит 20% от суммы, которая должна была быть уплачена в бюджет.
Также, согласно Федеральному закону № 565-ФЗ, такие организации заносятся в специальный открытый реестр недобросовестных работодателей. Реестр ведет работу с 1 января текущего года.
Чтобы минимизировать риски, рекомендуется перед заключением договора проверять статус самозанятого. Например, он мог прекратить деятельность или превысить лимит доходов. Лучше всего предусмотреть в договоре условие о том, что исполнитель обязан уведомлять заказчика об изменении своего статуса. Также важно сохранять все подтверждающие документы — например, электронные чеки о получении вознаграждения.
Ужесточение ответственности за подмену трудовых отношений
Министерство труда и социального развития РФ подготовило законопроект, направленный на усиление борьбы с подменой трудовых отношений гражданско-правовыми договорами. Документ получил регистрационный номер 02/04/04-25/00156662, ознакомиться с ним можно на официальном портале проектов нормативных правовых актов.
Цель поправок — защитить права работников и устранить практику неформального найма. По данным Минтруда, только в 2024 году выявлено более 829 тысяч случаев неформальной занятости, что на 4,3% выше, чем в предыдущем году.
В законе указано девять признаков, по которым можно распознать фактически трудовые отношения:
1. Постоянный характер работы — выполнение обязанностей регулярно, а не эпизодически.
2. Подчинение указаниям работодателя — исполнение распоряжений, следование инструкциям.
3. Предоставление всех трудовых гарантий — отпуска, выходные, компенсации и другие.
4. Интеграция в работу компании — участие в производственных или организационных процессах.
5. Соблюдение трудового графика — наличие установленного режима труда и отдыха.
6. Компенсация расходов — работодатель покрывает затраты на командировки, инструменты, материалы.
7. Регулярный доход — выплаты носят систематический характер и составляют основной источник средств.
8. Обеспечение рабочими средствами — предоставление оборудования, техники, материалов.
9. Другие обстоятельства, которые могут свидетельствовать о наличии трудовых правоотношений согласно действующему законодательству.
Также проект наделяет Роструд дополнительными полномочиями для воздействия на недобросовестных работодателей. В частности, в случае принятия поправок служба сможет подавать в суд иски об установлении фактического характера трудовых отношений. Это возможно при условии, что организация уже получала предписание об устранении нарушений, но проигнорировала его.
На данный момент Роструд имеет ограниченные меры влияния:
1. Выдача обязательных к исполнению предписаний по результатам проверок.
2. Привлечение к административной ответственности по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — штрафы за неисполнение требований трудового законодательства.
Новые поправки позволят эффективнее бороться с неформальной занятостью и защитить права граждан, фактически работающих как сотрудники, но оформленных как внештатные исполнители.
Однако на данный момент судьба законопроекта не известна. Согласно информации из открытых источников, публичные слушания должны были завершиться 26 мая 2025 г., но проект пока что не был рассмотрен Правительством РФ.
Как работать с самозанятыми без рисков
Многие компании привлекают самозанятых не только из экономии, но и ради оперативности и гибкости при закрытии текущих задач. Например, если требуется выполнить разовый заказ или привлечь эксперта на короткий срок, оформлять такого человека в штат нецелесообразно. Однако важно соблюдать закон, чтобы избежать проверок и последующих штрафов.
Принципы безопасной работы с самозанятыми:
1. Адекватно оценивайте характер взаимодействия
Исполнитель трудится в вашем офисе, работает по графику, подчиняется внутреннему регламенту и получает зарплату дважды в месяц? Такие отношения скорее всего будут признаны трудовыми, поэтому с сотрудником нужно заключить соответствующий договор.
2. Соблюдайте закон
Подписание гражданско-правовых договоров с физическими лицами или ИП с целью ухода от налоговых обязательств может привлечь внимание ФНС и Роструда. Проверяющие органы активно выявляют случаи подмены трудовых отношений. Такая «экономия» может привести к многочисленным финансовым и юридическим проблемам, а также к потере репутации вашего бизнеса.
3. Обращайтесь к юристам
При малейших сомнениях в том, как правильно оформить отношения, стоит проконсультироваться со специалистом. Это поможет избежать неприятных последствий.
4. Автоматизируйте работу
Работа с самозанятыми может сопровождаться бумажной волокитой: оформление договоров, согласование условий, передача и хранение документов. Чтобы упростить этот процесс, попробуйте кадровый электронный документооборот (КЭДО) от EasyDocs.
Сервис поможет полностью перевести взаимодействие с внештатными исполнителями в цифровой формат, соблюсти все требования законодательства и минимизировать рутинные кадровые операции.
