С сентября 2025 года вступают в силу новые правила для служебных поездок. В статье мы разберем актуальные изменения, а также расскажем, как правильно оформлять командировочные документы и отчитываться по расходам. Также вы узнаете, как упростить процесс с помощью КЭДО.
Содержание:
Что такое командировка? Основные сведения
Командировкой, согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), признается выезд работника по распоряжению работодателя на определенный срок с целью выполнения порученного задания вне постоянного места работы.
Поездка в филиал или представительство компании, расположенное за пределами штаб-квартиры организации, также считается служебной поездкой. Это уточнено в пункте 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Необходимо отличать командировки от разъездного характера работы. Если в трудовом договоре прямо указано, что сотрудник выполняет свои обязанности вне офиса — например, выезжает к клиентам, доставляет товары или работает на разных объектах, — такие перемещения не оформляются как служебные поездки. В качестве примера можно привести работу курьеров, торговых агентов или сервисных специалистов.
Чтобы выезд сотрудника был признан служебной поездкой, необходимо соблюдение следующих условий:
Производственный характер
Поездка должна быть связана с выполнением трудовых обязанностей (статья 166 ТК РФ). Например, командировочные правила не распространяются на корпоративный отдых или личные поездки.
Наличие трудового договора
Согласно Положению, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, в служебную поездку может быть направлен только сотрудник, оформленный по трудовому договору. Для сотрудничества с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями требуется заключение отдельного соглашения.
Целесообразность и обоснованность продолжительности поездки
Закон не ограничивает сроки командировки, однако длительность поездки должна быть оправданной. Например, если сотрудник большую часть времени находится за границей, речь идет о постоянном месте работы, а не о краткосрочной служебной поездке (Письмо Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304).
Обратите внимание. Если сотрудник трудится удаленно, и такой формат работы зафиксирован в договоре, его также можно направить в командировку. Например, для участия в совещании или выполнения задач в офисе работодателя. Такая поездка будет признана служебной, как указано в Письме Минтруда России от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733.
Работодатель самостоятельно принимает решение о направлении работников в командировку и о сроках служебной поездки.
Сотрудник имеет право отказаться от поездки, если она выпадает на отпуск или выходной день (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337). Также есть категории работников, которых нельзя отправить в служебную поездку:
- беременные женщины — запрет установлен статьей 259 ТК РФ;
- несовершеннолетние сотрудники, за исключением спортсменов и представителей творческих профессий — статья 268 ТК РФ;
- работники, оформленные по ученическому договору, — они могут быть направлены в служебную поездку только в рамках обучения, например, для сдачи экзаменов — статья 203 ТК РФ;
- инвалиды — могут поехать только при условии, что поездка не противоречит индивидуальной программе реабилитации — статья 23 Федерального закона от 19.11.1995 № 181-ФЗ.
На некоторые категории сотрудников распространяются особые правила. Их можно отправить в командировку только при наличии письменного согласия:
- женщин, воспитывающих детей до трех лет (статья 259 ТК РФ);
- родителей, воспитывающих несовершеннолетних детей до 14 лет в одиночку (там же);
- родителей, чей супруг/супруга работает вахтовым методом, проходит военную службу по контракту или был призван на срочную службу (там же);
- родителей детей-инвалидов (там же);
- многодетных родителей, чей младший ребенок не достиг возраста 14 лет (там же);
- работников, находящихся на больничном по уходу за членом семьи (там же);
- кандидатов в депутаты в период избирательной кампании (статья 41 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ).
Новые правила оформления
С 1 сентября 2025 года вступает в силу Постановление Правительства РФ №501 от 16.04.2025, регулирующее порядок организации и оплаты служебных командировок. Оно заменит ранее действовавший документ — постановление №749 от 13.10.2008.
Правила расчета и размеры командировочных выплат не изменятся. Работодатели продолжат применять уже привычную практику оплаты труда сотрудников во время командировок и возмещения связанных с ними расходов.
Однако компаниям предстоит выполнить несколько организационных шагов:
Провести проверку внутренних нормативных документов, которые регулируют:
- порядок направления сотрудников в служебные поездки;
- оформление таких выездов;
- компенсацию связанных расходов;
- оплату работы сотрудника во время поездки.
Актуализировать локальные документы, в которых содержатся ссылки на утратившее силу постановление №749. Необходимо заменить эти ссылки на новый нормативный акт — постановление №501 от 16.04.2025.
Обновить используемые формы первичной документации, исключив или заменив упоминания о старом постановлении.
Утвердить скорректированную документацию:
Обновить используемые формы первичной документации, исключив или заменив упоминания о старом постановлении.
Утвердить скорректированную документацию:
- локальные нормативные акты — приказом руководителя, с учетом согласования с профсоюзом (при его наличии);
- бланки форм первичного учета — как часть учетной политики организации.
Ознакомить сотрудников с изменениями, внесенными в локальную документацию и используемые формы.
Документация и отчетность
Для корректного оформления командировок и возмещения расходов нужно заполнить все необходимые документы. Ниже мы приведем их полный список.
Служебная записка
Закон не обязывает работодателя заранее согласовывать выезд сотрудника или предупреждать его о поездке. Однако на практике большинство компаний используют служебную записку как инструмент внутреннего планирования. В ней указываются:
- ФИО и должность отправляемого лица;
- цель поездки;
- планируемые даты отъезда и возвращения;
- ожидаемые расходы.
Согласование может проводиться через систему электронного документооборота (КЭДО), что упрощает процесс: заявка формируется в корпоративной системе, ответственные лица получают уведомления, а подписание проходит онлайн.
Приказ о командировке
Чтобы официально отправить сотрудника в служебную поездку, необходимо оформить приказ. Этот документ обязателен даже на короткий выезд — например, на один день.
Организации могут использовать унифицированные формы:
- Форма № Т-9 — для одного сотрудника;
- Форма № Т-9а — для группы работников.
Также разрешено применять самостоятельно разработанный шаблон (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
В приказе указывается:
- ФИО, должность и структурное подразделение работника;
- место назначения;
- дата начала и окончания поездки;
- цель выезда;
- источник финансирования (обычно — организация);
- информация о транспорте, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись.
Заявление на выплату аванса
Перед служебной поездкой сотрудник пишет заявление на получение аванса, необходимого для бронирования билетов и проживания. Размер аванса определяется на основе:
- установленных в компании норм компенсации проживания (согласно должности сотрудников);
- средней стоимости проживания в регионе назначения;
- расходов на суточные — то есть суммы, связанной с временным нахождением вне постоянного места работы (статья 168 ТК РФ).
При бронировании гостиницы важно соблюдать лимиты, установленные внутренним положением компании. Например, если для должности сотрудника предусмотрен уровень эконом-класса, нельзя бронировать номер категории люкс.
Согласие на работу в выходные дни
Если работник находится в поездке в выходной или праздничный день либо возвращается в такой день, требуется получить от него письменное согласие на работу в нерабочий день и издать соответствующий приказ (статья 113 ТК РФ). В противном случае возвращение из служебной поездки считается перенесенным на следующий рабочий день.
Изменение сроков командировки
Иногда возникает необходимость продлить или сократить срок выполнения служебной задачи. В этом случае оформляется приказ об изменении сроков, в котором указываются причины и новые даты окончания поездки. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под роспись.
Документы для заграничных командировок
Для выездов за границу применяются те же правила оформления служебных поездок, что и внутри страны. Однако дополнительно требуются:
- заграничный паспорт и виза;
- медицинская страховка;
- консульские сборы, авиабилеты, оплаченные таможенные пошлины и прочие расходы (пункт 23 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
7. Отчетные документы после возвращения из командировки
После завершения служебной поездки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней. Для этого используется форма № АО-1 или внутренний шаблон организации.
Отчет должен содержать:
- подтверждающие документы: билеты, чеки, БСО, договоры аренды жилья или инвойсы от иностранных отелей;
- перевод иностранных документов на русский язык (при необходимости) — Постановление Правительства РФ от 01.03.2023 № 329.
Без надлежащего подтверждения расходов бухгалтерия вправе отказать в полной компенсации затрат.
Как упростить процесс оформления командировок?
Процесс организации командировок связан с оформлением множества бумаг — от служебных записок до авансовых отчетов. Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) помогает автоматизировать эти процессы, сэкономить время сотрудников HR и бухгалтерии, а также минимизировать риск ошибок.
С помощью решения EasyDocs сотрудник может самостоятельно заполнить данные о поездке в электронном виде. Документ проходит согласование в режиме онлайн и сразу направляется в модуль EasyDocs для 1С: Бухгалтерия , где с ним могут работать бухгалтеры. Большая часть реквизитов проставляется автоматически — не нужно дублировать информацию вручную.
Бухгалтер формирует авансовый отчет на основании уже подготовленных данных и отправляет его на подписание руководителю и самому сотруднику прямо из 1С. Это исключает необходимость переключения между разными системами и ускоряет закрытие командировочного цикла.
С интеграцией EasyDocs и 1С: Бухгалтерии работа с документами по служебным поездкам становится полностью цифровой, прозрачной и удобной. Протестируйте все возможности сервиса бесплатно и убедитесь сами, как просто может быть организовать документооборот без лишней бумажной волокиты.