Табель учета рабочего времени — важный документ, ведь в рабочие часы работодатель несет ответственность за сотрудника. Рассказываем, как правильно вести табель и упростить его подписание через платформу EasyDocs.
Табель учета рабочего времени отображает фактически отработанные сотрудником дни и часы. Работодатель обязан вести учет рабочего времени, согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации.
Нарушение правил учета рабочего времени, согласно статье 5.27 КоАП РФ, влечет за собой ответственность работодателя перед законом в виде предупреждения или штрафа.
Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, нанимающих сотрудников, — от 1000 до 5000 рублей.
Для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
В организациях и у ИП, имеющих структурные подразделения, табель учета рабочего времени ведет работник каждого структурного подразделения. Заполненный табель подписывается руководителем структурного подразделения и кадровым специалистом.
Если структурных подразделений у ИП или в компании нет, ведением табеля занимается руководитель организации либо кадровый специалист.
Какую форму использовать: Т-12 или Т-13?
Есть две унифицированные формы, разработанные Госкомитетом: Т-12 и Т-13. Формы документа определяется Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Т-12 используется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Т-13 используется для автоматизированных систем. Работодатель вправе разработать собственную форму.
Т-12 выглядит так:
Графа 1. Строки с нумерацией. Здесь следует писать цифры без пропуска.
Графа 2. Должность(профессия, специальность), фамилия и инициалы сотрудника.
Графа 3. Присвоенный при трудоустройстве табельный номер сотрудника.
Графа 4. По числам месяца здесь отмечаются явки и неявки сотрудника по каждому работнику отдельно. Подробно о способах заполнения смотрите следующий раздел статьи.
Графа 5. Общее количество дней и часов за каждую половину месяца.
Графа 6. Общее количество дней и часов за весь месяц..
Графа 7, 8 ,9. Информация о начислении сотруднику заработной платы..
Графы 10, 11, 12, 13. Здесь отмечается подробная информация о неявке.
Т-13 структурно проще и занимает одну страницу. В табеле четыре строки для каждого работника: по две на каждую половину месяца. В верхней строке ставят код, в нижней — часы, отработанные фактически.
Нормы заполнения табеля учета рабочего времени
При заполнении табеля, как правило, используются буквенные обозначения из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Вот основные из них:
Я — продолжительность работы в дневное время;
Н — продолжительность работы в ночное время;
ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни;
К — служебная командировка.
Явки можно прописывать без указания часов, как и неявки. Но помните: когда работник отсутствует по уважительной причине какую-то часть дня, в неявке указывается количество часов отсутствия.
В часах указывают ночную работу, однодневную командировку с выходом на работу в тот же день, а также работу в выходные и праздничные дни.
Заполненный табель учета рабочего времени нужно подписать. В формах три места для подписи — ответственного за заполнение по подразделению сотрудника, руководителя подразделения и работника кадровой службы. Но подписи чаще ставят две: сотрудника, заполняющего документ, а также руководителя отдела кадров или руководителя структурного подразделения.
В электронном виде табель подписывается электронной подписью. Сделать это можно в системе КЭДО EasyDocs.
Если для всех сотрудников в графе 7 применяются один корреспондирующий счет и код оплаты труда, то данные вносят в шапку таблицы. Графы 7 и 8 можно оставить пустыми. В графе 9 указываются отработанные часы. В ином случае все графы заполняются целиком — со своими кодами оплаты и корсчетом. Корреспондирующий счет находится в Плане счетов по конкретному виду оплаты.
Правила внесения изменений в заполненный табель учета рабочего времени
Если табель учета заполнен и подписан, есть два способа внести изменения в документ в бумажном виде и один — в электронном:
В бумажном виде нужно зачеркнуть неверные сведения, внести верные, а изменения заверить подписью ответственного за заполнения документа сотрудника. Второй способ — составить корректирующий табель. При составлении такого табеля делается пометка «корректирующий» и проставляется порядковый номер корректировки.
В электронном виде следует аннулировать предыдущий табель. А вместо него отправить на подписание новый. В системе кадрового электронного документооборота EasyDocs процесс аннулирования документов автоматизирован и занимает несколько минут. В новом документе следует указать, что он создан взамен аннулированного и является исправленной версией. Новый документ также должен содержать: дату исправления, электронные подписи лиц, подписавших первичный учетный документ, с указанием их фамилий, инициалов и должностей либо иных идентифицирующих данных.
Хранение табеля учета рабочего времени
Документ хранится пять лет. В том случае, если у вас вредные или опасные условия труда, то хранить табель учета рабочего времени нужно 50 лет. Проще всего хранить документы в электронном виде.
Табель учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП
Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия находится в разделе Зарплата и кадры — Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.
В 1С Бухгалтерия 8.3 Табель учета рабочего времени — отчет. Заполняется он автоматически на основе Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист. При этом учитываются документы Прием на работу и Увольнение.
В 1С:ЗУП табель учета рабочего времени может быть как отчетом, так и документом. Он находится в разделе Зарплата. Предназначен для ввода фактически отработанного сотрудником времени, если это необходимо. Табель-отчет распологается по адресу Зарплата – Отчеты по зарплате. Его можно сформировать для каждого подразделения в отдельности. Обратите внимание, что есть другой документ под названием Табель. Он находится по адресу Зарплата — Табели.
Благодаря расширениям EasyDocs для 1С: Бухгалтерия, 1С:ЗУП и 1С:ERP вы можете вести табель учета рабочего времени в электронном виде.