Локальные нормативные акты — документы, которые устанавливают трудовые нормы и регулируют внутренние процессы в компании. По нормам российского законодательства, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА. Как правильно знакомить сотрудников с ЛНА, чтобы избежать проблем, а главное — можно ли автоматизировать процесс?
Содержание:
Что такое ЛНА?
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние правила и положения, действующие в рамках конкретной организации. Они определяют права и обязанности работодателя и работника по отношению друг к другу, тем самым создавая правовую основу для взаимодействия в рамках организации. ЛНА позволяет сторонам трудовых отношений отстаивать свои интересы в случае возникновения споров или конфликтных ситуаций.
Трудовые отношения регулируются коллективными соглашениями, договорами, а также локальными нормативными актами, «содержащими нормы трудового права», гласит статья 5 Трудового кодекса РФ. Согласно статье 8 ТК РФ, работодатели имеют право принимать локальные нормативные акты в рамках своих полномочий и в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Вот основные типы ЛНА:
- положение о персональных данных (статья 86 ТК РФ);
- коллективный договор (статья 40 ТК РФ);
- положение об оплате труда (статья 135 ТК РФ);
- положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ);
- положение об охране труда (статья 223 ТК РФ, Приказ Минтруда России от 29 октября 2021 года № 776н).
Можно ли работать без ЛНА законно?
Не всем компаниям нужно принимать ЛНА. Закон предполагает исключения. Согласно статьям 8 и 309.2 ТК РФ, ЛНА могут не принимать без последствий:
- физические лица, у которых нет статуса индивидуального предпринимателя (ИП);
- микропредприятия — организации и ИП, у которых за прошедший календарный год средняя численность сотрудников не превышала 15 человек. Есть и другие критерии, их можно уточнить в Федеральном законе № 209-ФЗ;
- некоммерческие организации — такие организации не ставят среди основных целей извлечение прибыли, также они не делят полученную прибыль между участниками. Все критерии описаны в Федеральном законе N 7-ФЗ.
Некоммерческие организации и микропредприятия при этом обязаны принять один локальный нормативный акт — порядок временного перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (статья 312.9 ТК РФ).
Все неурегулированные вопросы микропредприятия и некоммерческие организации обязаны перенести в трудовые договоры и использовать Типовую форму трудового договора (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858).
Физлицо без статуса ИП указывает всю информацию в трудовом договоре — никаких дополнительных документов не нужно. Также согласно части 4 статьи 303 и части 3 статьи 307 ТК РФ, при заключении трудового договора физлицо без статуса ИП обязано в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор и прекращение трудового договора в органах местного самоуправления по месту регистрации.
Ответственность за неознакомление сотрудников с ЛНА
Закон обязывает работодателя ознакомить каждого сотрудника с ЛНА под роспись, гласит статья 22 ТК РФ. В статье 68 ТК РФ уточняется, что работодатель ознакомляет работника с ЛНА еще до подписания трудового договора. Например, должность, на которую претендует соискатель, связана с частыми командировками: в таком случае работодатель знакомит успешного кандидата с Положением о командировках, установленным в организации.
В случае изменения ЛНА работодатель также обязан ознакомить с нововведениями сотрудников.
Игнорирование требования об обязательном ознакомлении работников с локальными нормативными актами ведет к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
- от 1 000 до 5000 рублей штрафа — для должностного лица или индивидуального предпринимателя;
- от 30 000 до 50 000 рублей штрафа — для юридических лиц.
При повторном нарушении:
- от 10 000 до 20 000 рублей штрафа — для должностного лица, а также дисквалификация от года до трех лет;
- от 50 000 до 70 000 рублей штрафа — для юридических лиц (часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ).
Обратите внимание. Если работник отказывается от ознакомления с ЛНА или изменениями в них, работодатель фиксирует факт отказа в акте, составленном в присутствии и за подписью специальной комиссии.
Важно! Если сотрудник не соблюдает ЛНА (например, положение о коммерческой тайне), за работодателем остается право применить дисциплинарное взыскание (статья 192 ТК РФ). Однако нельзя применить дисциплинарное взыскание за несоблюдение локальных нормативных актов в отношении сотрудника, который не был с ними ознакомлен.
Читайте также, чтобы обезопасить работу компании:
Основные способы ознакомления с ЛНА
1. Прописать в конце каждого напечатанного на бумаге локального нормативного акта специальную графу для подписи сотрудника, ознакомившегося с документом. В графе указываются ФИО работника, а также дата ознакомления с ЛНА.
Недостатки такого способа:
- Каждый локальный нормативный акт придется проверять вручную, чтобы удостовериться в том, что все сотрудники его подписали.
- Если документ будет утерян, то придется переподписывать дубликат со всеми сотрудниками, чьи подписи стояли на утраченном ЛНА.
Как правило, такой способ используют редко и чаще всего в небольших организациях.
2. Учредить специальный журнал, в котором сотрудники будут оставлять подписи по мере ознакомления с локальными нормативными актами.
Если в компании используется ограниченное количество ЛНА, журнал может быть полезен. У данного способа работы есть как плюсы, так и минусы.
Недостатки такого способа:
- С увеличением количества документов найти подпись конкретного сотрудника оказывается сложнее.
- Чтобы проверить подпись, нужно вручную найти ее в журнале ознакомления.
- Если журнал потеряется, придется переподписать ознакомление с ЛНА со всеми сотрудниками, чьи подписи были утрачены.
Достоинства подписания ознакомлений в журнале:
- При утрате журнала сам ЛНА как документ восстанавливать не нужно, только журнал с подписями к нему.
- Для ознакомления можно предоставлять копии документа, а оригинал хранить в архиве.
3. Лист ознакомления с ЛНА для каждого сотрудника. В перечне ЛНА перечисляются все документы, относящиеся к данному работнику с указанием дат их принятия и даты ознакомления. Работник ставит подпись под каждым наименованием из списка: лист ознакомления сохраняется в личном деле сотрудника.
Лист ознакомления позволяет точно знать, с какими локальными нормативными актами был ознакомлен каждый работник. Вероятность потери документа с подписями сотрудника снижается, как и ущерб, который понесет компания, если лист ознакомления с ЛНА работника будет утрачен, — в такой схеме при потере документа не нужно восстанавливать ни сам ЛНА, ни подписи всех сотрудников из общего журнала.
Система КЭДО EasyDocs упрощает процесс ознакомления соискателей и сотрудников с ЛНА. На подпись сотрудник получает индивидуальный лист ознакомления, который можно скачать. Доступ к тексту ЛНА сотрудник имеет вплоть до увольнения из организации. Попробуйте бесплатно в течение месяца. Записаться на демонстрацию.
Как составить лист ознакомления с ЛНА
В EasyDocs листы ознакомления формируются автоматически и соответствуют всем требованиям российского законодательства.
За работодателем остается право разработать любую удобную форму листа ознакомления. Однако обычно лист ознакомления с ЛНА включает следующие разделы:
- полное наименование локального нормативного акта, а также его реквизиты;
- фамилию, имя и отчество сотрудника, его должность и структурное подразделение;
- дату ознакомления;
- подпись работника;
- графа для примечаний: например, в ней можно указать отказ сотрудника поставить подпись об ознакомлении с ЛНА.
Важно! Лист ознакомления с ЛНА может быть в форме перечня, с которым знакомится работник: как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору. Также лист ознакомления оформляют как приложение к каждому конкретному локальному нормативному акту. Выбор формы листа ознакомления остается за работодателем.
Лист ознакомления может быть оформлен как в бумажном виде, так и в электронной версии, что актуально при использовании электронного документооборота. Сроки хранения листов ознакомления не регламентированы: рекомендуется ориентироваться на сроки хранения самих локальных нормативных актов.
Как упростить ознакомление с ЛНА с помощью КЭДО?
В хозяйственной деятельности организаций, как правило, существует множество локальных нормативных актов. Отсутствие контроля над ними и систематизации документации приводит к тому, что сотрудники не всегда знают, с каким ЛНА им нужно ознакомиться, а работодатель не отслеживает, кто был ознакомлен с документом.
Бумажные документы теряются, а найти или восстановить их бывает крайне затруднительно. Хранение архива требует дополнительных площадей и времени кадровой службы. Переезды, реорганизации, форс-мажорные обстоятельства, дистанционные сотрудники, наличие филиалов и потребность в курьерской доставке документов — все это повышает вероятность потери важных документов и, как следствие, нарушения закона, судебных разбирательств и штрафов.
Вместе с другими нежелательными последствиями возникает и усиленное внимание проверяющих органов. Как минимизировать риски?
Решение для организаций с любым количеством сотрудников — КЭДО (кадровый электронный документооборот) от EasyDocs.
Подписывайте неограниченное количество подписных листов к любому количеству ЛНА.
Храните архив документов весь срок сотрудничества на наших серверах или на своем сервере. Для облачных решений: в случае прекращения отношений архив с нашей стороны передается в любом удобном для вас виде. Также мы можем согласовать хранение архива документов после прекращения сотрудничества.
Подписывайте документы в любое время и из любой точки мира. Подписать ЛНА электронной подписью организации и ознакомить сотрудника с документом можно за несколько минут. Потребуется доступ в Интернет. При использовании решения on-premis необходим также доступ к вашей локальной сети.
Регулируйте автоматически доступы к внутренним документам компании. Сотрудник имеет доступ к ЛНА только для чтения на протяжении действия трудового договора. После увольнения бывшему работнику доступны подписные листы, в которых указаны названия, номера и даты утверждения ЛНА, а также стоят электронные подписи сотрудника.
Наша система позволяет эффективно управлять ЛНА с помощью гибких настроек:
- Сервис рассылает документы выбранным категориям сотрудников.
- У работодателя есть возможность отследить факт ознакомления с ЛНА.
- Отчеты формируются автоматически.
- Система знакомит сотрудников с ЛНА при приеме на работу.
- Мы уведомляем сотрудника и ответственных лиц в мессенджере, по СМС или по электронной почте — вы можете самостоятельно настроить гибкую систему уведомлений. Система будет напоминать сотруднику о неподписанном листе ознакомления до тех пор, пока работник не поставит свою электронную подпись под документом.
Локально-нормативные акты для большинства организация являются обязательными и необходимыми в работе. Процесс утверждения, ознакомления, подписания и хранения ЛНА в бумажном виде при росте организации отнимает все больше ресурсов и чаще создает непредвиденные проблемы, увеличивает вероятность ошибок. Платформа КЭДО EasyDocs сводит к минимуму человеческий фактор и автоматизирует рутину. Подключите КЭДО и обезопасьте компанию — освободите время кадровой службы и сотрудников для важных задач.