Нередко на документах указывают прошедшую дату – например, в предпраздничный период или в случае рабочих эксцессов. Но можно ли сделать это в системе КЭДО (кадрового электронного документооборота)? Давайте разбираться!
Быстрый ответ. Нет. Подделать дату в электронном кадровом документе технически и юридически невозможно.
Контекст: С 1 марта 2023 года действуют единые требования к формату электронных кадровых документов (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
Каждый документ должен содержать XML-описание с датой создания и подписания. Эти данные невозможно изменить — все операции фиксируются в технологическом журнале, что делает скрытое исправление или переподписание документа невозможным.
Электронная подпись (ЭП) обеспечивает юридическую значимость и целостность документа. Любая правка после подписания «срывает» ЭП, делая документ недействительным. Попытка переподписать его старой датой будет сразу же обнаружена при любой проверке.
Что делать, если сроки подписания нарушены?
Вместо рискованных манипуляций с датами используйте проверенные законные методы.
1. Подписание с текущей датой и пояснением. Это основной и корректный способ для электронного формата.
Подпишите документ актуальной датой.
Составьте служебную записку, где укажите причину задержки и дату, с которой условия документа действуют фактически.
2. Использование бумажного формата. Закрепите в Положении о переходе на КЭДО перечень исключительных случаев, когда документ можно оформить на бумаге. Например, срочное исправление ошибки в условиях работы или отсутствие доступа к интернету.
Совет. Не стоит злоупотреблять этим методом, чтобы не вести два параллельных документооборота.
Как правильно внести исправления?
Если в уже изданном документе нужно что-то изменить, не редактируйте старый. Выпустите новый электронный документ с текущей датой, который будет отменять предыдущий или вносить в него корректировки.
По закону, новый документ должен быть связан с оригиналом (приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н): в его содержании обязательно сделайте ссылку на исходный документ.
КЭДО помогает подписывать документы вовремя
В системе КЭДО от EasyDocs предусмотрена система уведомлений и возможность настроить уведомления через тот канал, который удобен сотрудникам.
Настройте уведомления для электронной почты или Telegram, выберите количество уведомлений, а также уведомите ответственных лиц в случае, если сроки подписания документа истекают.
