Как избавить творца от рутины: внедрение ЭДО в Universal University
Университет креативных индустрий Universal University перешел на электронный документооборот (ЭДО), чтобы сделать жизнь своих преподавателей и сотрудников проще и приятнее. Делимся, что из этого вышло.
Шкаф и очередь в коридоре как символы 90-х
Как обычно выглядит HR-офис компании со штатом более 200 человек и более 400, работающих на аутсорсе? Большой шкаф, в котором стоят папки с кадровыми документами. Снаружи, в коридоре, очередь из сотрудников и преподавателей, которые пришли по кадровому вопросу: написать заявление, подписать договор и т. д. Согласитесь, несовременно? Особенно для Universal University, возможно, самого креативного учебного заведения в России. В него входят такие школы, как Британская высшая школа дизайна, Московская школа кино, Moscow School of Contemporary Art, Московская школа музыки, Архитектурная школа МАРШ, Scream School и пр. Совершенно не вяжется картинка с образом университета, который выдает дипломы дизайнеров, архитекторов, шоураннеров и пр., а его преподаватели — лучшие эксперты креативных индустрий. Время которых очень ценно.
Особенность Universal University в том, что многие преподаватели не состоят в штате. Они проводят в университете несколько занятий на курсе или факультете, некоторые из них удаленно (в зависимости от программы), в том числе находясь за границей. Можете себе представить, каким был бумажный документооборот? Созвониться с преподавателем, объяснить ему, куда и как дойти; потом созвониться еще раз, потому что он потерялся; выяснить, что он подписал не все документы и поэтому должен прийти еще раз; для тех, кто не пришел, отправить документы «Почтой России» — все это несовременно и сложно.
«Мы решили перевести внештатных преподавателей на ЭДО, чтобы облегчить им жизнь и нашу совместную работу, — рассказывает руководитель департамента преподавательского опыта Universal University Марина Зиновец. — Раньше, например, пока не подписан акт, мы не могли перечислять деньги. Получалось, что занятие проведено, а для получения вознаграждения за него нужно прийти и подписать документ. Благодаря ЭДО мы избегаем таких ситуаций и оптимизировали весь процесс: больше не надо никуда ходить, не надо ничего искать, не надо стоять в очереди».
Изначально удаленный документооборот предназначался только для внештатников. Однако через пару лет его удачного применения распространили и на штатных сотрудников. На конец 2023 года им была охвачена почти тысяча человек.
Компанию EasyDocs как поставщика ЭДО выбрали исходя из двух критериев. Первый и базовый — соотношение цены и качества, которое не выбивалось из рыночных реалий. Второй — решающий — гибкость, готовность постоянно менять продукт и совершенствовать его на основе обратной связи от пользователей. Что, в общем-то, одна из ключевых концепций современного дизайна, важность которой представителям университета креативных индустрий понятна по умолчанию.
Внедрение: научитесь сами и покажите остальным
Организационно процесс перехода из 90-х в современность был простым. В рабочую группу вошли: руководитель департамента как заказчик, программист 1C как технический специалист и представители бухгалтерии, чьи операции — выплата гонораров — также проводятся через ЭДО. Заказчик определял, как система должна работать, программист эти пожелания при помощи сотрудников EasyDocs внедрял, соединяя ЭДО с корпоративной 1С. Бухгалтерия смотрела за тем, чтобы на ее стороне все было в порядке.
Таймлайн также выглядел просто: обсуждение общей схемы взаимодействия, функционала и прочих вопросов на встрече — непосредственно техническая интеграция — тест — запуск.
После началось непосредственная эксплуатация и… первые челленджи.
Первым видом подписей, доступных в системе для индивидуальных предпринимателей, — а часть преподавателей сотрудничают с университетом в статусе ИП, — был УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Честно, процесс получения такой подписи хлопотный. В отличие от физлиц, которые могут использовать мобильный УКЭП и подписывать документ с любого устройства, ИП могут получить УКЭП только в налоговой инспекции на USB-токене, плюс необходима установка сложного программного обеспечения (расширение для браузера, браузер-плагин, криптопровайдер). Некоторые преподаватели-предприниматели из-за УКЭП использовать ЭДО даже отказывались.
Проблему решили так: предложили перейти сначала на УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), а затем и на ПЭП (простая электронная подпись).
Другой момент — обучение пользователей. Департамент подготовил подробные инструкции по работе в системе. Выглядят они максимально просто и доступно: содержат описание необходимых шагов с поясняющими скриншотами — какие ссылки и кнопки в какой последовательности надо нажимать.
Однако инструкции помогают не всегда. Преподаватели университета креативных индустрий — люди творческие. Образное мышление, его построенные на метафоричности и ассоциациях паттерны часто «не бьются» с миром логики. Иная «система координат», с которой в силу своей профессии постоянно взаимодействует творческий человек, приводит к тому, что разобраться в программном продукте непросто. В таком случае его проводят через весь процесс буквально «за руку»: в университете сотрудники департамента вместе с преподавателем проходят через всю процедуру регистрации и выполнения различных операций. И это работает.
Рекомендации по внедрению от Марины Зиновец:
● Возглавлять процесс внедрения целесообразно бизнес-заказчику услуги, как в нашем случае. Бизнес-заказчик лучше всех остальных, включая проектного менеджера по внедрению (если такая позиция в компании есть), знает свою область и свои собственные потребности, которые должна удовлетворить система ЭДО.
● Со стороны заказчика должен быть человек, который пройдет обучение ЭДО хотя бы на уровне продвинутого пользователя. Это может быть и руководитель подразделения, в котором ЭДО внедряется, и назначенный им подчиненный — в зависимости от конкретных обстоятельств. Это может сильно сократить время на внедрение системы, ее использование, переписку с оператором ЭДО и другие вопросы за счет своих более широких, чем у рядового пользователя знаний. Кроме того, есть важные, но неочевидные нюансы: например, на раннем этапе полезно узнать о типах электронных подписей, какие из них для чего требуются. Это помогает в процессе подключения преподавателей к системе электронного документооборота: максимальное информирование и ответы на все вопросы снимают тревогу от внедрения нововведения.
Как сделать жизнь еще лучше?
Universal University постоянно находится в контакте с командой EasyDocs и делится своим опытом работы и пожеланиями доработок. Так, например, стороны договорились о нескольких изменениях функционала. Они отражают следующие этапы эволюции EasyDocs:
1. Добавление фильтров по активности пользователей, что позволит массово удалять из системы пользователей, которые не использовали систему продолжительное время.
2. EasyDocs уже предоставляет удобный функционал для работы с самозанятыми, но клиенту хотелось бы автоматизировать сбор чеков, которые должны предоставлять самозанятые после получения оплаты. Пока что сотрудники Universal University вынуждены собирать чеки в специально заведенный для этого электронный почтовый ящик и вручную проверять, правильно ли они оформлены (далеко не всегда).
3. Интерфейс на английском языке. Несколько преподавателей не говорят по-русски, кроме разве что «привет» и «пока». С ними, конечно, через ЭДО работают, но по доисторическому методу: указывают в инструкции с помощью стрелочек и картинок, куда надо нажимать и какие именно данные в открывшееся поле вводить. Буквально как фигурально-символическое письмо.
Комментарий Дениса Куликова, генерального директора компании EasyDocs:
– Мы гордимся сотрудничеством с Universal University. Это современный университет с новыми подходами к образованию и высокими стандартами к технологиям. Работа с командой Universal University дала нам вдохновляющий опыт, поскольку конструктивная обратная связь помогла нам значительно улучшить наш сервис и обеспечила быстрое и эффективное развитие продукта. Сотрудничество с Universal University подчеркивает важность индивидуального подхода к каждому клиенту и наше постоянное стремление к совершенству в предоставлении услуг.
Что дальше?
На текущий момент удовлетворенность сервисом EasyDocs Марина Зиновец характеризует как «пять из пяти». Universal University стремится к тому, чтобы перевести на ЭДО 100% всех внештатных специалистов (пока это около 80%, но все штатные сотрудники уже там). Тогда уже 90-е окончательно уйдут в прошлое.
Как обычно выглядит HR-офис компании со штатом более 200 человек и более 400, работающих на аутсорсе? Большой шкаф, в котором стоят папки с кадровыми документами. Снаружи, в коридоре, очередь из сотрудников и преподавателей, которые пришли по кадровому вопросу: написать заявление, подписать договор и т. д. Согласитесь, несовременно? Особенно для Universal University, возможно, самого креативного учебного заведения в России. В него входят такие школы, как Британская высшая школа дизайна, Московская школа кино, Moscow School of Contemporary Art, Московская школа музыки, Архитектурная школа МАРШ, Scream School и пр. Совершенно не вяжется картинка с образом университета, который выдает дипломы дизайнеров, архитекторов, шоураннеров и пр., а его преподаватели — лучшие эксперты креативных индустрий. Время которых очень ценно.
Особенность Universal University в том, что многие преподаватели не состоят в штате. Они проводят в университете несколько занятий на курсе или факультете, некоторые из них удаленно (в зависимости от программы), в том числе находясь за границей. Можете себе представить, каким был бумажный документооборот? Созвониться с преподавателем, объяснить ему, куда и как дойти; потом созвониться еще раз, потому что он потерялся; выяснить, что он подписал не все документы и поэтому должен прийти еще раз; для тех, кто не пришел, отправить документы «Почтой России» — все это несовременно и сложно.
«Мы решили перевести внештатных преподавателей на ЭДО, чтобы облегчить им жизнь и нашу совместную работу, — рассказывает руководитель департамента преподавательского опыта Universal University Марина Зиновец. — Раньше, например, пока не подписан акт, мы не могли перечислять деньги. Получалось, что занятие проведено, а для получения вознаграждения за него нужно прийти и подписать документ. Благодаря ЭДО мы избегаем таких ситуаций и оптимизировали весь процесс: больше не надо никуда ходить, не надо ничего искать, не надо стоять в очереди».
Изначально удаленный документооборот предназначался только для внештатников. Однако через пару лет его удачного применения распространили и на штатных сотрудников. На конец 2023 года им была охвачена почти тысяча человек.
Компанию EasyDocs как поставщика ЭДО выбрали исходя из двух критериев. Первый и базовый — соотношение цены и качества, которое не выбивалось из рыночных реалий. Второй — решающий — гибкость, готовность постоянно менять продукт и совершенствовать его на основе обратной связи от пользователей. Что, в общем-то, одна из ключевых концепций современного дизайна, важность которой представителям университета креативных индустрий понятна по умолчанию.
Внедрение: научитесь сами и покажите остальным
Организационно процесс перехода из 90-х в современность был простым. В рабочую группу вошли: руководитель департамента как заказчик, программист 1C как технический специалист и представители бухгалтерии, чьи операции — выплата гонораров — также проводятся через ЭДО. Заказчик определял, как система должна работать, программист эти пожелания при помощи сотрудников EasyDocs внедрял, соединяя ЭДО с корпоративной 1С. Бухгалтерия смотрела за тем, чтобы на ее стороне все было в порядке.
Таймлайн также выглядел просто: обсуждение общей схемы взаимодействия, функционала и прочих вопросов на встрече — непосредственно техническая интеграция — тест — запуск.
После началось непосредственная эксплуатация и… первые челленджи.
Первым видом подписей, доступных в системе для индивидуальных предпринимателей, — а часть преподавателей сотрудничают с университетом в статусе ИП, — был УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Честно, процесс получения такой подписи хлопотный. В отличие от физлиц, которые могут использовать мобильный УКЭП и подписывать документ с любого устройства, ИП могут получить УКЭП только в налоговой инспекции на USB-токене, плюс необходима установка сложного программного обеспечения (расширение для браузера, браузер-плагин, криптопровайдер). Некоторые преподаватели-предприниматели из-за УКЭП использовать ЭДО даже отказывались.
Проблему решили так: предложили перейти сначала на УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), а затем и на ПЭП (простая электронная подпись).
Другой момент — обучение пользователей. Департамент подготовил подробные инструкции по работе в системе. Выглядят они максимально просто и доступно: содержат описание необходимых шагов с поясняющими скриншотами — какие ссылки и кнопки в какой последовательности надо нажимать.
Однако инструкции помогают не всегда. Преподаватели университета креативных индустрий — люди творческие. Образное мышление, его построенные на метафоричности и ассоциациях паттерны часто «не бьются» с миром логики. Иная «система координат», с которой в силу своей профессии постоянно взаимодействует творческий человек, приводит к тому, что разобраться в программном продукте непросто. В таком случае его проводят через весь процесс буквально «за руку»: в университете сотрудники департамента вместе с преподавателем проходят через всю процедуру регистрации и выполнения различных операций. И это работает.
Рекомендации по внедрению от Марины Зиновец:
● Возглавлять процесс внедрения целесообразно бизнес-заказчику услуги, как в нашем случае. Бизнес-заказчик лучше всех остальных, включая проектного менеджера по внедрению (если такая позиция в компании есть), знает свою область и свои собственные потребности, которые должна удовлетворить система ЭДО.
● Со стороны заказчика должен быть человек, который пройдет обучение ЭДО хотя бы на уровне продвинутого пользователя. Это может быть и руководитель подразделения, в котором ЭДО внедряется, и назначенный им подчиненный — в зависимости от конкретных обстоятельств. Это может сильно сократить время на внедрение системы, ее использование, переписку с оператором ЭДО и другие вопросы за счет своих более широких, чем у рядового пользователя знаний. Кроме того, есть важные, но неочевидные нюансы: например, на раннем этапе полезно узнать о типах электронных подписей, какие из них для чего требуются. Это помогает в процессе подключения преподавателей к системе электронного документооборота: максимальное информирование и ответы на все вопросы снимают тревогу от внедрения нововведения.
Как сделать жизнь еще лучше?
Universal University постоянно находится в контакте с командой EasyDocs и делится своим опытом работы и пожеланиями доработок. Так, например, стороны договорились о нескольких изменениях функционала. Они отражают следующие этапы эволюции EasyDocs:
1. Добавление фильтров по активности пользователей, что позволит массово удалять из системы пользователей, которые не использовали систему продолжительное время.
2. EasyDocs уже предоставляет удобный функционал для работы с самозанятыми, но клиенту хотелось бы автоматизировать сбор чеков, которые должны предоставлять самозанятые после получения оплаты. Пока что сотрудники Universal University вынуждены собирать чеки в специально заведенный для этого электронный почтовый ящик и вручную проверять, правильно ли они оформлены (далеко не всегда).
3. Интерфейс на английском языке. Несколько преподавателей не говорят по-русски, кроме разве что «привет» и «пока». С ними, конечно, через ЭДО работают, но по доисторическому методу: указывают в инструкции с помощью стрелочек и картинок, куда надо нажимать и какие именно данные в открывшееся поле вводить. Буквально как фигурально-символическое письмо.
Комментарий Дениса Куликова, генерального директора компании EasyDocs:
– Мы гордимся сотрудничеством с Universal University. Это современный университет с новыми подходами к образованию и высокими стандартами к технологиям. Работа с командой Universal University дала нам вдохновляющий опыт, поскольку конструктивная обратная связь помогла нам значительно улучшить наш сервис и обеспечила быстрое и эффективное развитие продукта. Сотрудничество с Universal University подчеркивает важность индивидуального подхода к каждому клиенту и наше постоянное стремление к совершенству в предоставлении услуг.
Что дальше?
На текущий момент удовлетворенность сервисом EasyDocs Марина Зиновец характеризует как «пять из пяти». Universal University стремится к тому, чтобы перевести на ЭДО 100% всех внештатных специалистов (пока это около 80%, но все штатные сотрудники уже там). Тогда уже 90-е окончательно уйдут в прошлое.