Применение МЧД в КЭДО: что нужно знать перед 1 сентября 2023 года?

С 1 сентября 2023 г. вступают в силу поправки к федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», которые регулируют использование квалифицированной электронной подписи при участии во взаимоотношениях индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Суть упомянутых изменений заключается в том, что с 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры перестанут выпускать квалифицированные сертификаты для представителей юридических лиц, действующих по доверенности. Нововведение призвано изменить ситуацию, когда одно физическое лицо, действующее по доверенности от разных юридических лиц, должно было получать несколько квалифицированных сертификатов, поскольку в квалифицированном сертификате должна была храниться информация о юридическом лице (название и ИНН) и должности доверенного лица.

Ранее также существовала практика использования в квалифицированных сертификатах механизма идентификаторов (OID), при которой на портале Росреестра или на какой-нибудь торговой площадке принимались только квалифицированные сертификаты, которые содержали определенные OID’ы. Это с одной стороны смешивало сущность квалифицированного сертификата с доверенностью (которой он не являлся), а с другой -- дискредитировало правомочность квалифицированного сертификата, который по смыслу №63-ФЗ «Об электронной подписи» не мог быть ограничен никакими OID’ами.

Теперь по замыслу законодателя у физического лица будет только один квалифицированный сертификат. Руководитель организации, уполномоченный действовать без доверенности, или же представитель организации, действующий по доверенности с правом передоверия, будет выдавать такому физическому лицу машиночитаемую доверенность (МЧД), которая будет содержать информацию о полномочиях доверенного лица.

Машиночитаемая доверенность выполняет ту же функцию, что и бумажная доверенность. Различие заключается только в электронном формате:

• МЧД формируется в едином установленном формате в виде XML-файла;
• МЧД может содержать только полномочия из классификатора ЕСНСИ.

За счет единого формата XML-файла и единого классификатора полномочий доверенность становится машиночитаемой, т.е. информационные системы смогут автоматически обрабатывать такие доверенности, проверять срок их действия, полномочия доверенного лица и идентифицировать доверителя.

МЧД нужна для подписания документов квалифицированной электронной подписью от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя лицом, действующим по доверенности, т.е. любым должностным лицом, кроме генерального директора или самого индивидуального предпринимателя.

Таким образом, у лиц, занимающих должность генерального директора в разных организациях, будут по-прежнему разные квалифицированные сертификаты для разных организаций. А у физических лиц, которые действуют по доверенности от разных юридических лиц, будет всего один квалифицированный сертификат физического лица, но несколько МЧД – по одной от каждого юридического лица.

Статьи 17.2 и 17.3 №63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливают, что доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью руководителя организации, уполномоченного действовать без доверенности (обычно генеральный директор), либо лица, действующего по доверенности с правом передоверия.

Формат МЧД предусматривает наделение доверенного лица полномочиями по выдаче доверенностей в порядке передоверия. Однако, согласно статье 187 ГК РФ, передоверие возможно только на основании нотариального удостоверения (кроме случаев, когда передоверие осуществляется руководителями филиалов и представительствами юрлиц). Таким образом, пока невозможно выдать МЧД в порядке передоверия полностью онлайн, т.к. требуется участие нотариуса. По этой причине полностью электронным способом формирования МЧД является ее выдача генеральным директором или индивидуальным предпринимателем.

Срок действия МЧД устанавливается доверителем при ее составлении. Однако, если срок действия доверенности не указан, то согласно статье 176 ГК РФ такая доверенность действует в течение года со дня ее составления. При этом доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены МЧД устанавливаются Постановлением Правительства РФ №223 от 21.02.22 «Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17² и 17³ Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» доверенностей».

Данное постановление устанавливает, что МЧД, в частности, могут храниться:

• в информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров и их доверенных лиц;
• в информационных системах операторов ЭДО;
• в информационных системах, в которых подписан и из которых направляется электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью представителя на основании доверенности.

После подписания МЧД доверителем оператор информационной системы, в которой сформирована МЧД, должен:

• направить доверителю подтверждение о получении МЧД, подписанное квалифицированной электронной подписью;
• незамедлительно направить информацию по выпущенной МЧД в реестр сведений, который поддерживается информационной системой головного удостоверяющего центра.

Оператор информационной системы, в которой осуществляется подписание электронного документа, отвечает за:

• проверку полномочий доверенного лица;
• проверку срока действия доверенности;
• включение МЧД в комплект подписанного электронного документа.

Доверитель в любой момент может направить заявление об отмене доверенности оператору информационной системы, осуществляющей хранение МЧД. В таком случае оператор должен направить доверителю подтверждение о получении заявления на отмену доверенности, подписанное квалифицированной электронной подписью оператора информационной системы, а также незамедлительно направить информацию об отмене доверенности в реестр сведений.

МЧД может содержать полномочия только из классификатора ЕСНСИ, что обеспечивает машиночитаемость этих полномочий в разных информационных системах.

Во время первых экспериментов с МЧД стало ясно, что если полномочия для взаимодействия с государственными информационными системами (B2G) еще можно описать более-менее полно, то разнообразие полномочий в корпоративном мире (B2B) настолько велико, что пытаться описать их в едином классификаторе бесполезно. Например, доверенность может выдаваться на определенный вид сделки, на определенную сумму и в отношении определенного контрагента. Чтобы не состязаться с этим естественным многообразием, Минцифры предложило следующий подход: машиночитаемые полномочия в классификаторе указываются укрупненно, а дополнительно к машиночитаемому полномочию доверитель может указать ограничение полномочий в текстовом виде.

Например, Минтруд включил в классификатор всего одно полномочие для работы с кадровыми документами: «Подписание кадровых документов от лица работодателя». При этом, очевидно, что оформление отпуска и оформление выплаты премии, представляют собой совсем разные полномочия. А если полномочие касается выплаты премии, то оно, скорее всего, еще будет ограничено суммой в полномочии на выплату премии.

На практике это потребует при создании МЧД выбрать полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя» и добавить к нему текстовое описание ограничения, например, по типу документа и сумме полномочия.

С 1 сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры прекратят выпускать квалифицированные сертификаты юридических лиц для доверенных лиц, действующих по доверенности. Однако, 4 августа 2023 г. Президентом РФ был подписан федеральный закон №457-ФЗ, который внес изменения в федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которым квалифицированные сертификаты юридических лиц, выпущенные до 31.08.23, будет действовать до даты своего окончания, но не позднее, чем до 31.08.24.

Таким образом, работодатели столкнутся с МЧД только при продлении сертификатов представителей юридического лица, действующих по доверенности, либо при выпуске новых сертификатов должностных лиц. Представители юридических лиц, которые получили свои сертификаты до 31.08.23, смогут ими подписывать кадровые документы от имени работодателя до окончания срока действия их сертификатов, но не позднее, чем 31.08.24.

Системы кадрового электронного документооборота должны быть готовы к работе с МЧД с 1 сентября 2023 г.

Мы в EasyDocs решили организовать работу с МЧД следующим образом:

• Мы будем формировать электронную форму доверенности в едином формате, установленном Минцифры (версия 003)
• Полномочия в доверенности будут выбираться пользователями из двух доступных вариантов:

1. Подписание кадровых документов от лица работодателя (MINTRUD_MIN01) – сюда относятся все кадровые документы согласно Приказу Минтруда РФ №578н от 20.09.22 г.
2. Подписывать электронные документы (KLASS_2.0_SIGN_DIG_DOC) – сюда относятся все остальные документы, которые могут подписываться в EasyDocs, например, договоры и акты с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми, авансовые отчеты, счета и т.д.

• МЧД будет оформляться на оплаченный период тарифа «Подписант», который позволяет в EasyDocs подписывать документы от имени юридического лица
• При удалении или смене подписанта МЧД будет автоматически отменяться

Функционал по работе с МЧД появится в EasyDocs к 1 сентября 2023 г.