Журнал EasyDocs

Машиночитаемая доверенность: что изменилось в 2024 году?

1 сентября 2024 г прошел ровно год с даты введения машиночитаемых доверенностей. Рассказываем главное об оформлении и использовании машиночитаемой доверенности в КЭДО в 2024 году..
Содержание:
  1. Переход на МЧД
  2. Требования к МЧД
  3. Форматы МЧД
  4. Как определить полномочия МЧД?
  5. Где хранится МЧД?
  6. Как производится отзыв МЧД?

Переход на МЧД

Машиночитаемая доверенность — МЧД — это электронный документ, который позволяет передавать полномочия. При работе с МЧД руководитель юрлица или ИП назначает доверенное лицо, которое будет подписывать от имени организации электронные документы, определенные доверенностью.
Переход на МЧД в России состоялся 1 сентября 2023 года — использование машиночитаемой доверенности стало обязательным для сотрудников и доверенных лиц организаций и ИП наряду с КЭП физического лица. Подробно об этом мы писали в прошлом году.
До 31 августа 2024 года (включительно) действовал период, который давал отсрочку на применение МЧД в случаях, когда электронная подпись осуществлялась с применением квалифицированных сертификатов юридических лиц, выпущенных до 31.08.23.
С 1 сентября 2024 года подписывать документы электронной подписью юрлица имеет право только руководитель компании. Другие сотрудники могут использовать личные электронные подписи физического лица, прикладывая к документу машиночитаемую доверенность.
В соответствии с пунктом 2.7 статьи 3 Федерального закона от 27.12.2019 №476-ФЗ электронные подписи юридических лиц, выданные сотрудникам компаний, прекращают действие 31.08.2024.

Требования к МЧД

Машиночитаемая доверенность должна соответствовать единым требованиям, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом на основании Приказа Минцифры России №857 от 18.08.2021.
В МЧД записаны делегированные сотруднику права подписи в соответствии с классификатором полномочий. Классификатор формируется и актуализируется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Доступ к классификатору полномочий осуществляется безвозмездно и непрерывно через портал Госуслуг при наличии технической возможности на основании Приказа Минцифры России № 856 от 18.08.2021.

Форматы МЧД

Существует несколько типов машиночитаемых доверенностей, разработанных государственными органами.
Формат 002 — предназначен для работы с контрагентами от лица компании, чтобы проводить расчет между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, обмениваться электронными документами.
Формат 003 — «единый формат», разработанный Минцифры и рекомендуемый к применению. Формат был создан как для осуществления взаимодействия с государственными органами (такими так Росреестр, Минтруд, Центробанк и другие), так и с контрагентами (сегмент B2B). В КЭДО EasyDocs применяется именно этот формат.
Формат 5.01 — используется для налоговой отчетности, данный формат выпускается до 28 февраля 2025 года (на смену ему пришел Формат 5.02).
Формат 5.02 — обновленный формат для налоговой.
Формат СФР — формат Социального фонда России, который используют в сервисе социального электронного документооборота.

Как определить полномочия МЧД?

В системе EasyDocs роль пользователя с правом подписания документов от имени работодателя по доверенности называется “Подписант”. В рамках этой роли пользователь получает возможность выпустить квалифицированный сертификат и получить от работодателя машиночитаемую доверенность, которая будет прикладываться ко всем подписываемым документам. Полномочия подписантов определяются в машиночитаемой доверенности, в которой может содержать одно или оба из двух доступных полномочий:
1. Подписание кадровых документов от имени работодателя — сюда входят все кадровые документы согласно Приказу Минтруда РФ №578н от 20 сентября 2022 года.
2. Подписание электронных документов — включает остальные документы, которые можно подписывать в EasyDocs, такие как договоры и акты с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми, авансовые отчеты и другие.
Каждое из этих полномочий может быть уточнено с помощью дополнительных ограничений в текстовом блоке.
Машиночитаемая доверенность будет действовать в течение оплаченного периода тарифа «Подписант», который дает возможность подписывать документы от имени юридического лица. При удалении или замене подписанта машиночитаемая доверенность будет автоматически аннулирована.
Как выбрать вид электронной подписи для КЭДО с помощью EasyDocs: на странице есть сравнение ПЭП, УНЭП и УКЭП и интерактивный подбор — какой вид подписи подойдёт компании под её задачи. Сравнить варианты подписи.

Где хранится МЧД?

МЧД может храниться в разных информационных системах в зависимости от того, где именно была создана доверенность. Например, наиболее крупным хранилищем машиночитаемых доверенностей является распределенный реестр Федеральной налоговой службы, однако не все информационные системы, которые работают с МЧД, напрямую интегрированы с реестром. Например, Социальный фонд России и портал Государственных закупок самостоятельно хранят МЧД.
Аналогично осуществлять хранение может любая другая информационная система, которая обеспечивает документооборот. При этом система должна предоставлять возможность проверки актуального статуса доверенности — действительна ли она или же была отозвана.
EasyDocs является системой хранения МЧД и отвечает за формирование, подписание, хранение и отзыв машиночитаемых доверенностей для своих пользователей.
Для проверки статуса машиночитаемых доверенностей государством был разработан Реестр сведений об МЧД. С 1 марта 2024 года передача сведения в реестр сведений об МЧД в ЕСИА стала обязательной в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1481, датированным 12 сентября 2023 года. Информацию в Реестр обязаны передавать все информационные системы, в которых осуществляется хранение МЧД. Таким образом, Реестр сведений об МЧД призван стать независимым и бесплатным источником сведений о статусе МЧД.
Организационно-технические требования к порядку хранения, применения и отмены машиночитаемых доверенностей, указанные в в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи доверенностей», регулирует Постановление Правительства Российской Федерации от 21 февраля 2022 года № 223. В частности, в документе установлены требования к порядку хранения доверенности,размещения доверенности для хранения в информационной системе; обозначены требования к операторам по обеспечению конфиденциальности, целостности и доступности доверенности, а также к порядку использования и отмены доверенности.
На данный момент интеграция реестра сведений о МЧД с порталом Госуслуг еще не завершена Минцифры, поэтому в настоящее время выданные доверенности не отображаются на портале Госуслуг — ни в учетной записи организации, ни в профиле сотрудника. В ближайшее время данная интеграция должна быть завершена, после чего доверители и доверенные лица смогут проверять статус своих доверенностей в своих личных кабинетах на Госуслугах.

Как производится отзыв МЧД?

Для того, чтобы отозвать МЧД, необходимо направить заявление в систему, где хранится машиночитаемая доверенность.
В EasyDocs такое заявление создается автоматически при удалении подписанта, которому была выдана МЧД. После того, как заявление об отмене МЧД подписано квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП, происходит ее аннулирование, подписант в EasyDocs удаляется — и в реестр ЕСИА направляются данные об отмене. Также единоличный исполнительный орган юридического лица или индивидуальный предприниматель, отозвавший доверенность, получает подтверждение от EasyDocs о том, что заявление на отмену МЧД было получено.
Список документов, регулирующих МЧД, и другие актуальные материалы:
Приказ Минцифры России № 856 от 18 августа 2021 года
Приказ Минцифры России №857 от 18 августа 2021 года
Постановление Правительства РФ № 1481 от 12 сентября 2023 года
Постановление Правительства РФ № 223 от 21 февраля 2022 года
Постановление Правительства РФ №224 от 21 февраля 2022
Статьи 17.2 и 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи доверенностей»
Пункт 2.7 статьи 3 Федерального закона №476-ФЗ от 27 декабря 2019 года
Полномочия МЧД Минцифры России
Приказ Минтруда РФ №578н от 20 сентября 2022 года
Письмо ФНС № ЕА-4−26/534 «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности»
Покажем на бесплатной демонстрации, как КЭДО может работать в вашей компании. Оставьте заявку — разберём возможности EasyDocs на вашем примере.
2024-09-20 11:03 Блог о КЭДО