В статье мы рассмотрим ключевые моменты, связанные с оформлением декретного отпуска, включая законодательные нормы, а также права и обязанности сотрудников и работодателей.
Перерыв в рабочей деятельности женщины по причине беременности и родов, а также ухода за ребенком называют общим словом «декрет». Но данный термин в законодательстве отсутствует. Вместо него используют следующие понятия:
1) Отпуск по беременности и родам
Продолжительность составляет от 70 до 84 дней до родов и от 70 до 110 дней после родов. В течение этого периода женщине выплачивают пособие (статья 255 ТК РФ).
2) Отпуск по уходу за ребенком
Длится вплоть до трехлетия ребенка. Порядок и сроки страховой выплаты устанавливаются федеральными законами (статья 256 ТК РФ).
Отпуск по беременности и родам
Основанием для предоставления отпуска являются заявление сотрудницы, а также листок нетрудоспособности по беременности и родам (смотрите соответствующий Приказ Минздрава РФ).
По общему правилу декретный отпуск предоставляется, начиная с 30-й недели беременности. Многоплодная беременность дает право уйти в отпуск на 28-й неделе. В случае, если женщина проживает в населенном пункте, который подвергся воздействию радиации, в отпуск можно уйти с 27-й недели.
Длительность отпуска в среднем достигает 140 календарных дней, но может быть увеличена в случае многоплодной беременности, рождения нескольких детей или наличия осложнений после родов. Кроме того, отпуск продлевается в случае проживания женщины в районе с высоким уровнем радиации.
Отпуск положен и при усыновлении ребенка младше трех месяцев: его длительность составляет 70 календарных дней, при усыновлении двух и более детей одновременно — 110 календарных дней. Дата рассчитывается с момента рождения детей.
Суммарная продолжительность отпуска не зависит от того, сколько дней женщина фактически использовала до родов.
Когда период декретного отпуска накладывается на ежегодный оплачиваемый отпуск, сотрудница либо уходит в ежегодный отпуск после декрета либо переносит его на другие даты (статья 124 ТК РФ).
Кто может получить пособие?
Во время беременности (начиная с 30 недели), родов и в послеродовой период потерю заработка женщины компенсирует Социальный фонд России. Однако речь идет исключительно о женщинах, застрахованных в СФР.
Пособие полагается следующим категориям женщин:
работающим официально и подлежащим обязательному социальному страхованию;
лицам, лишившимся работы в связи с закрытием организации, ликвидацией ИП или прекращением деятельности физического лица, работавшего по лицензии, в последние 12 месяцев;
учащимся очной формы в профорганизациях, научных организациях, организациях дополнительного профобразования, вузах;
проходящим военную службу по контракту;
индивидуальным предпринимателям, платящим добровольные взносы в СФР;
женщинам, усыновившим ребенка и попадающим под перечисленные выше категории.
В Трудовом кодексе не предусмотрена возможность выйти из отпуска по беременности и родам досрочно — получать заработную плату и пособие в одно и то же время нельзя. Если сотрудница выходит из отпуска раньше срока, работодатель обязан уведомить об этом Социальный фонд России: она должна будет возместить ведомству выплаченные с момента ее выхода на работу средства.
Кто не сможет получить пособие?
Закон не предусматривает выплату пособий для женщин, не являющихся участниками системы социального страхования, а именно:
женщин, работающих по гражданско-правовому договору, за которых не выплачивались взносы в СФР за прошлый календарный год — с 1 января 2023 года взносы по договорам ГПХ также платятся (Федеральный закон от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ статья 2 пункт 4.2);
самозанятых;
безработных;
учащихся заочной или вечерней формы обучения.
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска
1. В первую очередь сотруднице необходимо написать заявление с просьбой предоставить ей отпуск, указав необходимые даты. Листок нетрудоспособности в общих случаях формируется в электронном виде, и его работодатель получает напрямую от СФР.
Если даты в листке и заявлении отличаются, то нужно уточнить, с какого момента женщина уходит в декрет. Подача заявления на получение пособия не требуется, так как данные из медицинского учреждения автоматически передаются в Социальный фонд России через систему электронного документооборота (СЭДО).
2. Далее издается приказ, в котором зафиксирован тип отпуска, его продолжительность, а также реквизиты листка нетрудоспособности.
3. При необходимости придется предоставить информацию, которая нужна Социальному фонду для назначения и выплаты пособия по беременности и родам. Работодателю отводится на это три рабочих дня. Ведомство может запросить следующие сведения:
сведения о продолжительности страхового стажа застрахованного лица на день наступления отпуска по беременности и родам;
районный коэффициент;
даты отпуска и другие данные.
4. Выплаты производятся из средств Социального фонда России, и женщина будет уведомлена о начислении пособия через свой личный кабинет на портале Госуслуги. В том случае, если женщин все еще работает после начала больничного, размер пособия будет уменьшен на количество дней, отработанных ею.
Размер пособия
Сотрудница получит пособие, размер которого будет соответствовать ее среднему заработку, рассчитанному в соответствии с законодательством. При исчислении пособия используются данные о заработке за два предшествующих года (Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ).
1. Вначале необходимо рассчитать средний дневной заработок. Для этого нужно разделить заработок за два предыдущих года на общее количество календарных дней в этом периоде (730 или 731 день в случае, если в расчетный период попадает високосный год).
В расчетный период не включаются дни больничного, отпуска по беременности и родам, а также дни, когда женщина была освобождена от работы или находилась в отпуске по уходу за ребенком.
При этом сотрудница может заменить период, использованный для расчета пособия. Это возможно в том случае, если в последние два года она находилась в декрете. Для замены необходимо подать заявление.
2. Для получения суммы пособия умножаем полученный результат на количество дней декретного отпуска.
Размер пособия по беременности родам ограничен максимальной и минимальной величиной. Так, максимальный размер пособия ограничен предельной величиной базы для исчисления страховых взносов, которая устанавливается Постановлением Правительства на каждый год. Минимальный размер пособия по беременности и родам не может быть ниже МРОТ, установленного на дату начала отпуска по беременности и родам.
Работающим по совместительству у нескольких работодателей пособие по беременности и родам выплачивается каждым из них (смотрите соответствующий Федеральный закон). При этом пособие по уходу за ребенком может быть получено только от одного из работодателей — выбор остается за застрахованным лицом.
Индивидуальные предприниматели, которые добровольно уплачивают взносы в Социальный фонд России в течение года, предшествующего году выхода в декрет , могут рассчитывать на получение пособия. Например, тем, кто собирается родить в 2025 году, необходимо внести взносы до 31 декабря 2024 года.
Сумма пособия определяется на основании действующего минимального размера оплаты труда, который в 2024 году составляет 19 242 рубля.
Отпуск по уходу за ребенком
Предоставляется по заявлению женщины до тех пор, пока ребенку не исполнится три года. Правда, выплата пособия производится только до достижения ребенком возраста полутора лет.
Во время отпуска за женщиной сохраняется ее рабочее место, и она может вернуться к работе в любое время. Кроме того, этот отпуск учитывается в общем и непрерывном трудовом стаже.
Оформить отпуск имеет право не только мать, но и отец, другой работающий родственник или опекун. Важно, что отпуске по уходу за ребенком может находиться только один родитель одновременно: мать и отец могут использовать отпуск по очереди. Если во время отпуска у семьи появляется еще один ребенок, второй родитель также имеет право на отпуск по уходу за ним. В случае рождения двух и более детей оба родителя могут находиться в отпуске одновременно.
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска
Женщина, чей отпуск по беременности и родам подошел к концу, может либо выйти на работу либо взять отпуск по уходу за ребенком.
1. Для того чтобы уйти в отпуск, женщине необходимо написать заявление в бухгалтерию, указав ФИО ребенка, данные его свидетельства о рождении, а также период отпуска. К заявлению прикладывается копия свидетельства о рождении.
2. Если возникнет необходимость в замене лет, можно будет воспользоваться тем же способом, что и при отпуске по беременности и родам, — подать заявление.
3. Одновременно с заявлением на отпуск работник подает заявление о выплате пособия по утвержденной СФР форме (Приказ СФР от 22.04.2024 № 643), 4. На основе заявления на отпуск издается приказ, в котором указывают наименование отпуска (по уходу за ребенком), ФИО и дату рождения ребенка, а также данные о документах, которые послужили основанием для предоставления отпуска.
4. По истечении трех рабочих дней после того, как было принято заявление о выплате пособия, работодатель должен представить сведения в СФР, указав необходимые сведения: продолжительность рабочего времени, период отпуска и информацию о замене лет (при наличии).
5. Кроме того, в СФР может отправить запрос на уточнение информации о сотруднице: аналогично с пособием по беременности и родам (пункт 34 Постановления Правительства РФ от 23 ноября 2021 года №2010).
Размер пособия
Женщина может рассчитывать на 40% от средней заработной платы за предшествующие два года. У пособия есть минимальный и максимальный пределы. В 2024 году СФР платит не менее 9 227,24 рублей в месяц и не более 49 123,12 рублей.
В регионах с районными коэффициентами минимальный размер пособия определяется в соответствии с коэффициентами.
Также на минимальное пособие имеют право претендовать безработные граждане, не получающие пособия по безработице, и индивидуальные предприниматели.
1 января 2024 года вступил в силу закон, согласно которому за работающими родителями сохраняется пособие по уходу за ребенком до полутора лет даже в случае работы на полный рабочий день и дистанционного формата работы (статья 256 ТК РФ, федеральные законы от 19 декабря 2023 года № 614-ФЗ и № 620-ФЗ). То есть родитель одновременно может получать и пособие, и зарплату.
При уходе за несколькими детьми пособие на каждого ребенка начисляется отдельно, а суммы складываются. Однако размер пособия не может превышать 100% от заработной платы (смотрите статью 11.2 соответствующего федерального закона).
Как автоматизировать оформление документов для декрета
Использование электронного кадрового документооборота на платформе EasyDocs позволяет автоматизировать процесс обмена документами с сотрудницами, которые стали матерями.
Кадровый специалист формирует график отпусков с помощью простого и интуитивно понятного интерфейса, оставляя за руководителем право отклонять график и вносить в него изменения.
Примечание: если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком в течение полного календарного года, то она в график отпусков не включается. При этом нужно учитывать, что работница в любой момент вправе прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае придется вносить изменения в график отпусков с учетом статьи 260 ТК РФ.
Работники автоматически получают уведомления о начале отпуска по графику отпусков, уведомление о декретном отпуске, уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком и о других изменениях, связанных с графиком отпусков.
Заявление на отпуск в связи с беременностью и родами сотрудница может подать в электронном виде. Текст заявления система формирует автоматически на основании шаблона и реквизитов сотрудницы. Можно использовать предустановленные шаблоны, либо создать их самостоятельно. При этом инициировать заявление сотрудницы при необходимости сможет кадровый специалист — эта функция одно из преимуществ платформы КЭДО EasyDocs. Если заявление создано работодателем, подписать его за работника невозможно: сотрудница получит уведомление о необходимости подписать документ. Система будет напоминать о документе до тех пор, пока он не будет удален или подписан.
Для удобства наших клиентов мы даем возможность гибко настраивать систему уведомлений, а значит оповещения будут поступать по привычным для сотрудников каналам коммуникации. В Telegram доступен официальный бот EasyDocs.
Благодаря интеграции с 1C ЗУП на основании принятого заявления кадровый специалист формирует приказ, реквизиты в котором будут заполнены автоматически. Расширение EasyDocs для 1C ЗУП и 1С Бухгалтерии позволяют гибко настраивать степень автоматизации процесса. Из 1C сформированный приказ будет направлен сотруднице на ознакомление, а директору на подписание.
Функционал КЭДО EasyDocs позволяет гибко настраивать маршруты документов — приказ о предоставлении отпуска по БиР при необходимости можно отправить на ознакомление бухгалтеру, непосредственному руководителю или любым другим специалистам. Маршрут документа можно настроить при отправке или применить шаблон маршрута.
Беременность и роды, уход за ребенком протекают по-разному. Некоторые сотрудницы совмещают декрет и трудовую деятельность, а другие посвящают несколько лет уходу и воспитанию детей. Возможность удаленно подписывать и обмениваться документами с работодателем порадует любую маму в декрете, а компания усилит свой HR-бренд и повысит шансы сохранить ценные кадры в условиях дефицита специалистов на рынке труда.