Статьи EasyDocs

Внедрение КЭДО: основные этапы

  1. Законодательное регулирование КЭДО
  2. Технические требования КЭДО
  3. Подготовка к переходу на КЭДО
  4. Сотрудник отказывается использовать систему КЭДО. Что делать?
  5. Документы, необходимые для внедрения КЭДО
  6. Подводные камни при внедрении КЭДО

Законодательное регулирование КЭДО

Впервые электронный кадровый документооборот был законодательно оформлен еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс РФ добавили главу 49.1, регулирующую труд удаленных работников. Глава определяет правила взаимодействия работодателей с сотрудниками, работающими на «удаленке», в частности, процесс обмена документами в электронном виде.

В 2017 году Министерство труда Российской Федерации инициировало создание рабочей группы, нацеленной на внедрение в законодательство системы КЭДО. В состав этой группы вошли представители различных федеральных ведомств, общероссийских объединений работников и работодателей, а также ведущих бизнес-структур.

Сервис КЭДО EasyDocs работает с 2018 года. Мы были первым специализированным сервисом для электронного подписания кадровых документов. Воспользуйтесь накопленным нами опытом для сокращения расходов и увеличения эффективности вашей компании!
Годом позже на площадках компаний, входящих в рабочую группу, был проведен первый эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный вид. Он регламентировался приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года и длился с 23 марта по 1 октября того же года. Согласно условиям эксперимента, перевод документов и сведений о работниках в цифровую форму осуществлялся параллельно с их дублированием на бумажных носителях. Для каждого участника были определены конкретные виды кадровой документации, подлежащей оцифровке.

Следующий этап цифровизации кадрового документооборота начался 5 мая 2020 года, когда по инициативе Минтруда России стартовал новый эксперимент, основанный на положениях Федерального закона № 122-ФЗ от 24 апреля 2020 года. В рамках этого эксперимента организациям-участникам предоставлялось право полностью отказаться от бумажных кадровых документов в пользу электронных, за исключением трудового договора, который можно было подписывать с использованием квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Изначально эксперимент планировалось завершить 31 марта 2021 года, но затем его продлили до 15 ноября 2021 года. В результате были внесены изменения в трудовое законодательство, позволяющие всем работодателям перейти на постоянное использование электронного кадрового документооборота.

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ, который внес существенные изменения в Трудовой кодекс РФ. Закон открыл новые возможности для организаций в переходе на цифровой формат ведения кадрового делопроизводства.

Вот ключевые нововведения:

  • Появление в законодательстве официального определения и регламентации «кадрового электронного документооборота» (КЭДО).
  • Утверждение перечня документов, которые даже после перехода на КЭДО должны сохраняться в бумажном виде — например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.
  • Установление ограничений по использованию различных видов электронных подписей для определенных документов.
  • Отмена обязательности оформления бумажного приказа о приеме на работу.
  • Изменение статуса документов, созданных в рамках экспериментов Минтруда.

Организации теперь могут вести КЭДО на базе единой цифровой платформы «Работа в России» или же используя другие информационные системы.

Приказ Минтруда № 578н от 1 марта 2023 года установил новые правила формирования электронных кадровых документов. Теперь они должны состоять из трех обязательных файлов: основной части в формате PDF, описания документа в XML и электронной подписи в формате SGN. При необходимости к документу можно прикрепить машиночитаемую доверенность в XML.

Резюмируем: переход на КЭДО является правом, а не обязанностью как для работодателя, так и для работника. Организация может самостоятельно решать, внедрять ли ей электронный кадровый документооборот.
Кадровый электронный документооборот в РФ активно развивается. У работодателей и работников появляются новые возможности. Однако для некоторых типов документов был сохранен бумажный формат — это приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.

Технические требования КЭДО

Внедрение электронного кадрового документооборота невозможно без доступа руководства и сотрудников к Интернету или локальной сети компании. Также для подписания документов необходима электронная подпись (ЭП).

Закон (смотрите ФЗ № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года) определяет три вида ЭП:

  • Простая электронная подпись (ПЭП). Она не обеспечивает неприкосновенность содержимого документа после его подписания, так как остается возможность для внесения изменений. Этот тип подписи законен при наличии договоренности между сторонами.
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) также используется для удостоверения личности, но в отличие от ПЭП, она гарантирует неизменность текста документа. Защита данных достигается за счет использования криптографических методов. Для придания юридической силы такой подписи требуется оформление соглашения между работодателем и работником. УНЭП может применяться в кадровых процессах для оформления документации в рамках перехода на электронный документооборот.
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет аналогичные свойства, что и УНЭП, но ее выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Этот вид подписи дает документу полную законную силу, а также имеет особый уровень защиты, поэтому УКЭП используется руководством компаний, перешедших на КЭДО.

Оформление усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть осуществлено с подтверждением личности через Госуслуги, а для получения квалифицированной электронной сотруднику необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр и подтвердить свою личность.

Электронная подпись с усиленной защитой включает в себя криптографические компоненты. Для расшифровки и создания УКЭП или УНЭП применяются специальные программные средства. Одним из таких решений является КриптоПро CSP.
КриптоПро CSP — инструмент, который позволяет создавать юридически значимые электронные подписи и проверять их подлинность в соответствии с российским законодательством об электронной подписи. Данное программное обеспечение гарантирует надежную защиту и конфиденциальность при передаче электронных документов, подписанных цифровой подписью.

Подготовка к переходу на КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет оптимизировать и автоматизировать работу с кадровыми документами, повысить их сохранность и доступность. Однако прежде, чем начать работать с КЭДО, компании необходимо пройти через внедрение электронного кадрового документооборота.

👉 EasyDocs помогает клиентам быстро, эффективно и в соответствии с требованиями законодательства внедрить КЭДО в компании. Убедитесь в этом на примере кейсов других организаций.

1. Каждый документ нужно оценить с точки зрения возможности его перевода в КЭДО. Это позволит сократить количество бумажных документов и дубликатов. Каждый кадровый документ необходимо соотнести с законодательными требованиями к подписи, срокам хранения, возможности перевода в цифровой формат.

2. Стоит провести аудит имеющейся документации по персоналу компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО, документы делятся на три категории: низкий, умеренный и высокий риск.

3. Далее нужно подготовить перечень документации, подлежащей оцифровке. Компании необходимо определить, какие материалы будут переведены в цифровой формат и какая электронная подпись потребуется в каждом случае. Также проводится аудит имеющегося технического оснащения.

4. Затем выбрать подходящую платформы для перехода на КЭДО. EasyDocs обеспечивает быструю настройку и интеграцию КЭДО. Нашу компанию отличает качественный клиентский сервис:

  • За кадровым специалистом закрепляется персональный менеджер.
  • Процесс внедрения системы бесплатный, как и обучение профильных сотрудников, руководителей, HR.
  • Для оперативного решения вопросов есть чат в Telegram. Также можно обратиться в техническую поддержку через личный кабинет или электронную почту.

5. Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их согласие на использование системы.

6. Выдать сотрудникам электронные подписи.

7. Запустить решение.

Сотрудник отказывается использовать систему КЭДО. Что делать?

Работники организации не всегда тепло встречают перемены: некоторые сотрудники могут выразить скепсис по поводу КЭДО.
Мы расскажем, как провести информационную кампанию и повысить лояльность сотрудников к КЭДО и процессам цифровизации, а также предоставим готовые материалы: тексты рассылок, презентации и ответы на частые вопросы сотрудников
Для того, чтобы успешно внедрить новую систему, важно понять, какие опасения вызывает этот процесс у сотрудников, и постараться развеять их сомнения. EasyDocs проводит обучающие вебинары, на которых подробно рассказывает о возможностях системы КЭДО. Главной проблемой, которая беспокоит людей при переходе на новую платформу, остается вопрос безопасности данных.

Электронные подписи, используемые в КЭДО, имеют юридическую силу только в рамках этой системы и не могут применяться для подписания важных документов, таких как кредитные договоры или сделки с недвижимостью. Кроме того, EasyDocs включен в реестр отечественного программного обеспечения и реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, что гарантирует соблюдение политики обработки персональных данных.

EasyDocs тщательно продумывает все аспекты внедрения КЭДО, делая процесс перехода на кадровый электронный документооборот максимально комфортным и безопасным.

Документы, необходимые для внедрения КЭДО

Для успешного внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации необходимо разработать и утвердить соответствующие локальные нормативные акты. Эти документы должны регламентировать переход компании на использование цифровых технологий.

В частности, нужно составить Положение об электронном документообороте, а также отразить изменения в трудовом и коллективном договорах. Решение о внедрении КЭДО следует оформить отдельным распорядительным документом руководителя — приказом.

Согласно части второй статьи 22.2 ТК РФ, в приказе о переходе на КЭДО необходимо указать сведения об используемой информационной системе, перечень документов и категории работников, задействованных в новом формате работы, а также назначить ответственное за этот процесс лицо.

Согласие сотрудников на использование КЭДО должно быть получено в юридически значимой форме (№63-ФЗ «Об электронной подписи»). Как правило, это предполагает подписание бумажного документа собственноручной подписью. Можно воспользоваться простой электронной подписью, но для ее применения требуется дополнительное письменное соглашение между работником и работодателем.

Также необходимо подписать Согласие на передачу персональных данных сотрудника в систему кадрового электронного документооборота — это требование Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».
При составлении локальных нормативных актов для КЭДО следует учесть, что электронный документооборот является обязательным для сотрудников, трудовые отношения с которыми начались с 1 января 2022 года или позднее. Для остальных работников переход на КЭДО носит добровольный характер и требует их письменного согласия.

Подводные камни при внедрении КЭДО

Мы за честное взаимодействие с клиентами. Вот главные моменты, на которые редко акцентируют внимание вендоры систем КЭДО:

  1. КЭДО — молодая технология. Изменения происходят ежегодно. При переходе на КЭДО организации придется вносить изменения в работу, если государство пересмотрит или дополнит регулирующие электронное подписание кадровых документов законы. Чтобы успевать за темпами цифровизации, пользоваться ее преимуществами и переносить изменения без потерь, придется тесно взаимодействовать с вендором системы КЭДО. Внимательно относитесь к выбору партнеров. Вендор должен обладать экспертизой как в технических, так и в юридических аспектах КЭДО. Иметь подтвержденный опыт работы с организациями вашего формата. Развивать свой продукт. Вовремя информировать об изменениях. Например, EasyDocs работает с 2018 года с пулом постоянных клиентов, которые получают информацию об изменениях в законодательстве и обновлениях сервиса как внутри платформы, так и по другим каналам: в мессенджерах, соцсетях, по электронной почте и т.д.
  2. Почти всегда в более-менее крупных организациях часть сотрудников отказывается от перехода на КЭДО. Если не обращать внимание на протесты или принуждать персонал, то количество отказников может кратно вырасти и парализовать процесс кадровой цифровизации. Сотрудники опасаются утечек персональных данных и использования сервиса в целях мошенничества. Мы в EasyDocs помогаем подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, повысить лояльность к процессу цифровизации, отработать возражения и убедить даже самых строгих критиков попробовать новый формат подписания и хранения документов.
  3. В КЭДО невозможно подписание документов задним числом. Часть организаций представляет себе переход на КЭДО как простую оцифровку процессов бумажного документооборота. Но электронный формат имеет свои особенности и ограничения. Однако в случае, если система КЭДО создана с учетом реальной работы организаций, подписание задним числом не понадобится. Мы создавали EasyDocs в постоянном контакте с клиентами и специалистами кадрового дела с многолетним стажем. Помните, что любой документ, даже если он может быть подписан в КЭДО, вы имеете право подписать на бумаге.
  4. Ответственность за хранение документов сроком до 75 лет лежит на работодателе. В случае прекращения деятельности или отношений с EasyDocs мы сделаем полную выгрузку всех документов на ваши электронные носители или в облако. Мы напомним вам об этом, даже если вы сами забудете.
  5. Вендор КЭДО может закрыться. Так уже произошло с продуктом Тинькофф КЭДО, команда которого перестала развивать продукт и принимать заявки от новых клиентов в 2024 году. Рынок КЭДО привлекателен для инвестиций, но не все могут работать в условиях постоянных изменений и требовательных заказчиков. При выборе вендора обращайте внимание на: специализацию сервиса, срок существования, другие проекты собственников бизнеса. EasyDocs специализируется на КЭДО с самого основания компании в 2018 году. Владельцы бизнеса сконцентрированы на сохранении и развитии компании. Вы всегда можете открыто и честно поговорить с нами о текущей ситуации и перспективах развития.
  6. В работе любого сервиса КЭДО будут сбои. Вас обманут те, кто пообещает бесперебойную работу. DDos-атаки на отечественную инфраструктуру, постоянные изменения законодательства, влияние санкций и запретов создает ситуацию, при которой периодически сбоят даже крупные банки. Вендор КЭДО обязан обеспечить все возможное для бесперебойной работы. Но он обязан обеспечить возможность избежать потерь в том случае, если сбои неизбежны.

В нашем сервисе EasyDocs разработчики предусмотрели поведение системы в критических ситуациях так, чтобы данные пользователей не терялись, а также не попадали в руки злоумышленников. Техподдержка оперативно оповещает о проблемах и старается оценивать сроки решения задач по внештатным ситуациям.

Мы честно говорим потенциальным клиентам о рисках и подводных камнях, потому что уверены в своей экспертизе и качестве сервиса. Попробуйте бесплатно EasyDocs в течении месяца, чтобы убедиться в этом и начать процесс кадровой цифровизации

***

Большинство российских компаний не перешли на КЭДО и еще не пользуются конкурентными преимуществами, которые дает такая трансформация. Переведите компанию на электронный кадровый документооборот, чтобы опередить конкурентов.

КЭДО увеличивает привлекательность бренда работодателя, а это важно в условиях дефицита кадров.

Чтобы попробовать систему КЭДО EasyDocs, оставьте заявку — и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
2024-06-11 11:42