В соответствии с российским трудовым законодательством, организации имеют право самостоятельно устанавливать методы информирования сотрудников о периоде их законного отдыха. Однако важно известить работника о дате отпуска не позднее, чем за две недели до его начала, согласно части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
В ТК РФ не содержится указаний на конкретные методы уведомления. Также закон не обязывает работодателя использовать стандартизированные формы для уведомления об отпуске, говорится в письме Роструда от 30 июля 2014 года № 1693-6-1. При этом работодатель должен закрепить выбранный метод уведомления во внутреннем нормативном акте организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, согласно статье 8 ТК РФ.
В случае работы по совместительству сотруднику оформляют отпуск в обоих местах работы, даже если работник планирует совместить два отпуска, согласно статье 286 ТК РФ.
Однако бывают ситуации, когда сотрудник вынужден отложить запланированный отпуск вследствие заболевания или необходимости выполнения обязательств перед государством, а также в случае, если он не может прервать работу в связи с производственными потребностями. Тогда работник вынужден перенести отдых и подать заявление с новыми датами отпуска. В таком случае нет необходимости в дополнительном уведомлении, так как сотруднику известно время своего отдыха, указано в письме Государственной инспекции труда в городе Москве от 22 июня 2023 года № 77/7-18497-23-ОБ/10-21479-ОБ/1450.
Существует три основных способа уведомления сотрудников о начале отпуска:
1. Выпуск бумажного уведомления
Можно сформировать индивидуальные уведомления о начале отпуск для каждого сотрудника под подпись. Так вы контролируете графики отпусков всех работников и обеспечиваете соблюдение установленных сроков уведомления. Однако данный способ не подходит для крупных компаний с большим числом сотрудников.
2. Выпуск бумажного приказа
Оповещение сотрудника о предстоящем отпуске может быть осуществлено путем вручения приказа, который подписывает работник.
Для подготовки приказа о предоставлении отпуска применяются стандартизированные бланки № Т-6 (для одного работника) или № Т-6а (для нескольких работников), которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Также допускается использование форм, разработанных и утвержденных непосредственно работодателем, согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.
3. Ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков
Можно обойтись без приказа или уведомления, проинформировав штат с помощью утвержденного графика отпусков. Каждый сотрудник ознакомляется с ним под подпись.
В случае невыполнения работодателем обязательств по информированию сотрудников о графике отпусков в установленные сроки возможно наложение административных санкций, согласно статье 5.27 КоАП РФ.
При первом нарушении инспекторы часто ограничиваются вынесением предупреждения, однако в некоторых случаях могут применить штрафные меры.
Штрафы для индивидуальных предпринимателей и руководителей варьируются от 1 000 до 5 000 рублей, в то время как юридические лица платят от 30 000 до 50 000 рублей.
Как автоматизировать выпуск уведомлений об отпуске?
При составлении графика отпусков и уведомлении сотрудников об отдыхе кадровый специалист должен учесть все нюансы, чтобы избежать рабочих конфликтов и штрафов. Есть возможность автоматизировать и упростить процесс с помощью системы КЭДО. Электронный кадровый документооборот от EasyDocs предоставляет обширный функционал по графикам отпусков: подробнее смотрите в статье «График отпусков на 2025: готовимся заранее».
КЭДО избавляет от необходимости лично следить за уведомлениями и распечатывать их в бумажном виде, чтобы взять подпись с сотрудника.
Работник автоматически получает уведомление о начале отпуска по графику отпусков, уведомление о декретном отпуске, уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком и о других изменениях, связанных с графиком отпусков.
Кадровый специалист формирует график в простой и удобной системе, оставляя за работодателем право отклонить график отпусков или внести в него коррективы. Работник получает уведомление об уходе в отпуск заблаговременно, что позволяет организации избежать штрафов.