Наши подразделения расположены в Олимпийском парке, Теннисной академии, Ледовом дворце, на Малой спортивной арене, стадионе Фишт и других локациях. Кроме этого, есть четыре отеля. И если я, например, до гостиницы Delta могу дойти за несколько минут, то до Gamma, которая находится на побережье, надо ехать 20 минут на машине. Работнику, который должен разыскать своего руководителя, чтобы элементарно получить его подпись на заявлении, раньше приходилось тратить дополнительное время.
Переход на КЭДО в «Сириусе» и был вызван необходимостью «победить» расстояния, повысив эффективность работы кадровой службы и избавившись от необходимости физического перемещения документов. Это служило единственной задачей, которая ставилась при внедрении, другие преимущества, в том числе финансовая выгода и повышение прозрачности и надежности, идут как дополнение к основному.
Мы хотели в тестовом режиме посмотреть, как у нас пойдет электронный документооборот, какие всплывут нюансы, как к нему отнесутся сами работники, – рассказывает представитель организации.
Внедрение и тестирование заняло один год, и оказалось успешным. Сотрудники цифрового оператора высоко оценили удобство: отныне им не приходилось искать или ждать руководителя, чтобы подписать заявление на отпуск и другие документы.
После «пилота» наступил черед оставшихся подразделений. В управленческой структуре «Сириуса» они разбиты на четыре блока в зависимости от своего функционала - «Наука», «Образование и культура», «Технологии» и «Эксплуатации». За каждый из блоков отвечал кто-то из кадровиков -- занимался локально-нормативными актами и проводил обучение работников.
Очень часто мы созванивались со специалистами компании, чтобы понять, где и что надо доработать, либо получить совет или подсказку. Постоянная связь при внедрении была крайне необходима, все-таки для нашей организации это первый подобный опыт, совсем неосвоенная сфера.
Детальные обсуждения были нужны в том числе и потому, что структура фонда сложна, нелинейна. Административный руководитель того или иного работника может не совпадать с функциональным. Например, у профессора на кафедре непосредственный начальник с административной точки зрения - глава этой кафедры, но де-факто он подчиняется другому руководителю, от которого также требуется согласование на отпуск и пр. Для того чтобы формальная структура совпала с реально складывающейся, в EasyDocs соответствующим образом настроили маршрутизацию документов, добавив в нее распознавание административных и вышестоящих руководителей. Теперь в системе видно всю схему подчинения и согласования.
Похожая ситуация и при переводах сотрудников с одной должности на другую. При переходе работники обязаны часто получить инструктаж по охране труда, согласование по состоянию здоровья и совершить все формальные процедуры с кадровой службой. Все указанные функции, охрана труда, кадры и медосмотр, по идее, должны быть в каждом из юридических лиц, но это было бы нерационально. Поэтому каждая из этих функций находится в каком-то одном подразделении, а все остальные юрлица в составе “холдинга” она обслуживает по сервисному договору. Скажем, специалисты по охране труда по штату находятся в «Инженерной инфраструктуре». Если сотрудник перемещается по служебной лестнице, например, в университете, то ему надо получить инструктаж и согласование от коллег из “Инженерной инфраструктуры”, которое с его университетом работает по договору. Что повлекло за собой необходимость также настроить возможность согласования в удаленном режиме – в систему была добавлена опция “дополнительного подписанта”.
Еще одной доработкой функционала EasyDocs под нужды «Сириуса» стала вариация в маршрутизации документов. Есть разница между, допустим, финансовыми бумагами и нефинансовыми: первые требуют в силу своей специфики визы от руководителей, подписи которых в других случаях не нужны. Для каждого типа документов был устроен их «собственный» маршрут, что значительно упростило и ускорило процесс.
Наши сотрудники очень довольны переходом на электронный документооборот. Им не приходится стоять под дверьми кабинетов очень занятых руководителей, чтобы получить подпись. Самим руководителям тоже удобно: пришло заявление, они его согласовали (либо отклонили), и все, можно дальше работать без отвлечения на, скажем так, мелкие встречи.
В настоящее время на КЭДО переведено около 60% персонала «Сириуса». И конечно, с учетом всех выгод, руководству образовательного центра хотелось бы эту долю увеличить. Однако для этого есть препятствия объективного характера. Основную часть неохваченных электронным документооборотом составляют линейные работники, например, горничные в отеля. «Как правило, это люди в возрасте. У них не всегда есть «Госуслуги», порой нет смартфона, вместо него - обычный кнопочный телефон