Как принять на работу сотрудника с инвалидностью: пошаговая инструкция

Прием сотрудника с инвалидностью проходит по общим правилам, но требует учета дополнительных гарантий. Рассказываем, какие документы нужны, что учесть при оформлении и какие условия создать для работника.

При оформлении сотрудника с инвалидностью работодателю нужно учитывать не только общие правила приема на работу, но и специальные гарантии. Они касаются рабочего времени, отпусков, условий труда и организации рабочего места. Если не учесть требования закона или рекомендации ИПРА, у компании могут возникнуть претензии при проверке.

Принять сотрудника с инвалидностью можно по обычной процедуре трудоустройства. При этом работодатель должен учитывать сведения о состоянии здоровья и рекомендации ИПРА, если сотрудник предоставил соответствующие документы, обеспечить предусмотренные законом гарантии и при необходимости адаптировать рабочее место. Для некоторых организаций дополнительно действует обязанность по квотированию рабочих мест.

Инвалидность устанавливается по итогам медико-социальной экспертизы (МСЭ). Порядок ее проведения определен Постановлением Правительства РФ № 588.

По результатам МСЭ гражданин получает два основных документа:

• справку об установлении инвалидности;
• индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА).

В справке указаны группа инвалидности и период, на который она установлена. ИПРА содержит рекомендации по условиям труда, допустимым нагрузкам и видам деятельности, а также возможные ограничения и противопоказания.

Срок повторного освидетельствования зависит от установленной группы. Для I группы оно проводится один раз в два года, для II и III групп — как правило, ежегодно.

Кандидат не обязан сообщать работодателю об инвалидности. Справка об установлении инвалидности не входит в перечень обязательных документов по статье 65 ТК РФ.

Поэтому отсутствие такой информации само по себе не дает работодателю оснований отказать человеку в работе или применять к нему какие-либо меры. Иное значение сведения об инвалидности имеют, например, при трудоустройстве в счет квоты или оформлении предусмотренных законом льгот.

Если кандидат сообщил об инвалидности, основной комплект документов остается таким же, как при обычном трудоустройстве. В зависимости от ситуации работодатель получает:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку;
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы об образовании и квалификации, если они необходимы для работы.

Чтобы определить положенные гарантии и условия работы, сотрудник может дополнительно предоставить:

• справку об установлении инвалидности;
• ИПРА.

Справка помогает определить группу и срок установления инвалидности, а ИПРА показывает, есть ли ограничения по условиям труда и какие меры нужны для организации рабочего места.

Предоставлять эти документы работник не обязан. Если компания не располагает сведениями об инвалидности, она не сможет применить связанные с этим статусом гарантии и учесть соответствующие ограничения.

На практике возможна ситуация, когда сотрудник передает справку об инвалидности, но не предоставляет ИПРА. В таком случае работодателю разумно получить письменное подтверждение того, что работник не передал индивидуальную программу.

Такое заявление позволит зафиксировать обстоятельства и подтвердить, что работодатель запрашивал необходимые сведения и не располагал ИПРА.

Обратите внимание. Информация об инвалидности относится к персональным данным. Документы и их копии необходимо обрабатывать и хранить с соблюдением требований законодательства о персональных данных.

Для некоторых работодателей законодательство устанавливает обязанность создавать или выделять рабочие места для трудоустройства людей с инвалидностью. Основные правила квотирования предусмотрены Федеральным законом № 181-ФЗ.

Квота применяется к организациям, в которых работает более 35 человек.

Размер квоты определяется с учетом региональных правил и, как правило, составляет от 2 до 4 процентов среднесписочной численности работников. При расчете не учитываются работники, занятые на рабочих местах с вредными или опасными условиями труда.

• С 2024 года выполнить установленную квоту можно одним из двух способов:
• принять сотрудника с инвалидностью непосредственно в штат;

заключить соглашение с другой организацией, которая обеспечивает трудоустройство людей с инвалидностью, и компенсировать предусмотренные соглашением расходы.

Сведения о выполнении квоты работодатели передают через портал «Работа России». Отчетность представляется ежемесячно, не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Обратите внимание. Нарушение требований по квотированию может стать основанием для административной ответственности и назначения штрафа.

Если кандидат успешно прошел отбор и представил необходимые документы, трудовые отношения оформляются в общем порядке: стороны заключают трудовой договор, работодатель оформляет прием, а сведения о трудовой деятельности отражаются в кадровых документах.

Одновременно кадровому специалисту нужно проверить, распространяются ли на сотрудника дополнительные гарантии и ограничения, связанные с инвалидностью.

Для работников с инвалидностью I и II группы установлена сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю. Это предусмотрено Трудовым кодексом и Законом № 181-ФЗ.

При этом сокращенная норма рабочего времени не означает пропорционального уменьшения оклада: при установленной законом сокращенной продолжительности недели сохраняется полная оплата труда.

Если вместо предусмотренных 35 часов сотрудника фактически привлекают к обычной 40-часовой неделе, возникает риск квалификации дополнительных часов как сверхурочной работы и соответствующих последствий для работодателя.

Для сотрудника с инвалидностью III группы стандартная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, если ИПРА не устанавливает иных ограничений.

Отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника с инвалидностью должен продолжаться не менее 30 календарных дней.

Эта гарантия действует независимо от группы инвалидности, должности и установленного режима работы.

Кроме того, сотрудник вправе попросить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 календарных дней в течение календарного года. При наличии предусмотренных законом оснований работодатель не может отказать в его предоставлении.

Сверхурочная работа, ночные смены и командировки

Направить работника с инвалидностью в командировку, привлечь его к работе ночью, в выходной или праздничный день либо к сверхурочной работе можно только при одновременном соблюдении двух условий:

• сотрудник письменно согласился на такую работу;
• медицинские документы не содержат противопоказаний.

Если отсутствует хотя бы одно из этих условий, привлечение сотрудника к соответствующей работе будет нарушать требования трудового законодательства.

При этом сам процесс оформления трудового договора с сотрудником с инвалидностью не отличается от приема других работников.

После приема сотрудника работодателю следует определить, нужны ли для выполнения его обязанностей специальные условия.

Главным источником информации в этом вопросе служит ИПРА: в ней указаны рекомендации по условиям труда, допустимой нагрузке и необходимым мерам адаптации.

В зависимости от рекомендаций и характера работы могут понадобиться:

• специальные технические устройства и программы;
• адаптированные средства ввода и другая компьютерная периферия;
• мебель с регулировкой параметров;
• дополнительные перерывы;
• изменение графика или режима работы;
• другие меры, необходимые для безопасного выполнения трудовых обязанностей.

Например, для конкретного сотрудника может понадобиться специальное устройство ввода, программное обеспечение для людей с нарушением зрения или стол с регулируемой высотой.

Сам факт инвалидности еще не означает, что каждому работнику требуется специальное рабочее место. Если состояние здоровья не препятствует выполнению трудовой функции и ИПРА не предусматривает дополнительных мер, отдельная адаптация может не потребоваться.

Если сотрудник добровольно отказывается от мероприятий, предусмотренных ИПРА, отказ лучше оформить письменно. Это позволит зафиксировать, какие именно меры работник решил не использовать.

Инвалидность может быть установлена уже после приема на работу либо измениться по итогам очередного освидетельствования.

Если медицинское заключение подтверждает полную неспособность работника выполнять трудовую деятельность, трудовой договор прекращается на основании пункта 5 части 1 статьи 83 ТК РФ.

Если человек может продолжать работать, но прежняя работа ему противопоказана, работодатель должен выяснить, есть ли в организации подходящие вакансии.

При наличии таких должностей работнику предлагают перевод на работу, которая соответствует его состоянию здоровья и рекомендациям ИПРА.

Если подходящей вакансии нет либо сотрудник отказывается от перевода, трудовой договор может быть прекращен по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. В этом случае выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Когда инвалидность связана с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, на работодателя могут возлагаться дополнительные обязанности по возмещению вреда и финансированию реабилитации.

Возможна и обратная ситуация: установленная ранее инвалидность снимается во время работы. Тогда специальные гарантии, связанные именно со статусом инвалида, больше не применяются. Обычно работодателю необходимо уведомить сотрудника, оформить приказ и, если это требуется, заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если сотрудник занимал рабочее место, созданное или выделенное в рамках квоты, снятие инвалидности само по себе не является основанием для его увольнения.

Налоговые вычеты

Для отдельных категорий работников с инвалидностью предусмотрены стандартные вычеты по НДФЛ.

Инвалиды I и II групп, а также инвалиды с детства вправе получать стандартный налоговый вычет в размере 500 рублей в месяц.

Для ряда категорий, перечисленных в статье 218 НК РФ, применяется увеличенный вычет — 3000 рублей.

Чтобы бухгалтерия начала учитывать вычет при расчете НДФЛ, сотрудник должен подать заявление и документы, подтверждающие право на льготу.

Страховые взносы

Для выплат работникам с инвалидностью действует специальный порядок начисления взносов на травматизм. Такие выплаты облагаются по ставке, составляющей 60 процентов установленного тарифа.

По другим обязательным страховым взносам применяются обычные тарифы.

Компенсация расходов на оборудование рабочего места

Работодатель может претендовать на поддержку Социального фонда России при создании специальных условий труда для работников с инвалидностью I и II групп.

Размер компенсации может составлять до 200 000 рублей на одно оборудованное рабочее место.

Для получения выплаты необходимо обратиться в службу занятости в течение трех месяцев после оформления трудовых отношений.

При этом должны выполняться дополнительные условия: трудовой договор заключается минимум на девять месяцев, а заработная плата работника не должна быть ниже МРОТ.

Несоблюдение гарантий, установленных для работников с инвалидностью, может повлечь административную ответственность работодателя.

Наиболее распространенные нарушения связаны с тем, что работодатель:

• не предоставляет предусмотренный законом удлиненный отпуск;
• не соблюдает сокращенную продолжительность рабочего времени;
• отказывает в отпуске без сохранения заработной платы;
• не выполняет требования к организации и оборудованию рабочего места;
• не соблюдает установленную квоту для трудоустройства людей с инвалидностью.

За нарушения трудового законодательства применяется статья 5.27 КоАП РФ. Для организаций размер штрафа в предусмотренных законом случаях может достигать 50 000 рублей.

Отдельные меры ответственности установлены за необоснованный отказ принять человека с инвалидностью в счет квоты и за неисполнение обязанностей по созданию или выделению квотируемых рабочих мест.

Если работодатель не обеспечивает требуемые санитарно-гигиенические условия труда, контролирующие органы также могут применить административные меры, включая приостановление деятельности в предусмотренных законом случаях.