График смен: нюансы составления, публикации и ознакомления сотрудников

График сменности регулирует режим труда и отдыха при сменной работе. Составление документа, утверждение и ознакомление с ним сотрудников должны соответствовать законодательству РФ. В статье мы расскажем, как соблюсти требования трудового права, а также закона о персональных данных.

Работодатель формирует графики работы с учетом потребностей бизнеса. Некоторые промышленные предприятия функционируют круглосуточно, тогда как общепит и магазины одежды обычно открыто только в дневное время.

Согласно статье 103 Трудового кодекса РФ, сменный режим работы применяется, когда производственный процесс длится дольше стандартной продолжительности ежедневной работы — то есть в течение суток одни сотрудники сменяются другими как минимум один раз.

График сменности — это локальный нормативный акт работодателя, устанавливающий конкретный режим труда и отдыха для работника или группы работников при сменной работе.

При составлении графика работодатель обязан учитывать мнение профсоюза (если он есть в организации). Как правило, график сменности утверждается как приложение к коллективному договору (ч. 3 ст. 103 ТК РФ) и должен быть закреплен в Правилах внутреннего трудового распорядка — основном документе, регулирующем режим труда и отдыха в организации.

Обратите внимание. Независимо от выбранного графика, недельная норма рабочего времени не может превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Ответственность за нарушения, связанные с соблюдением графика смен

Нарушения в части соблюдения графика сменности влекут последствия как для работодателя, так и для работника.

Работодатель несет ответственность за:

За данные нарушения статья 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы:

В случае злоупотреблений со стороны работодателя сотрудник вправе обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или суд (ст. 352, 356, ч. 1 ст. 391 ТК РФ).

Работник, в свою очередь, обязан соблюдать утвержденный график. Нарушения — такие как прогулы, опоздания, несоблюдение режима перерывов — влекут дисциплинарную ответственность: замечание, выговор или увольнение (ст. 192 и ст. 81 ТК РФ).

График смен — это не только локально-нормативный акт компании, но также документ, содержащий персональные данные сотрудников. Его размещение и использование регулируются Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных». Нарушение требований может повлечь ответственность работодателя.

ФИО сотрудников — персональные данные. Их нельзя публиковать в общедоступных местах, включая холлы, доски объявлений у входа на предприятие или подсобные помещения, куда могут попасть посторонние (пациенты, посетители, подрядчики).

Допустимые способы размещения:

— В закрытом помещении, доступном только сотрудникам (например, комната для персонала);

— На защищенном корпоративном портале или в зашифрованном разделе системы учета рабочего времени;

— В распечатанном виде — с доступом только по запросу ответственного лица.

Обратите внимание. Согласие сотрудников на обработку персональных данных не дает права на публичное размещение ФИО. Даже при наличии согласия график не может быть доступен третьим лицам.

Фотографирование графика с ФИО — это копирование персональных данных, что подпадает под действие закона №152-ФЗ. Работодатель не вправе запрещать съемку напрямую, но обязан обеспечить защиту данных.

Меры по снижению рисков:

— Организовать доступ к графику только в закрытых зонах;

— Утвердить локальный нормативный акт (например, «Положение об обработке персональных данных»), где определены правила использования информации из графика;

— Провести инструктаж сотрудников: разъяснить, что пересылка графика в общие чаты или соцсети — это нарушение, даже если получатели письма — коллеги.

Обратите внимание. Ответственность за утечку персональных данных несет работодатель, а не сотрудник, отправивший фото.

При сомнениях в правильности оформления и размещения графика рекомендуется обратиться в Роскомнадзор — уполномоченный орган по контролю за соблюдением законодательства о персональных данных (Постановление Правительства РФ №228).

Как получить разъяснение:

— Подать официальный запрос с описанием проблемы (формат графика, способ размещения, доступ);

— Получить письменный ответ: в случае проверок ответ можно использовать как доказательство того, что организация предприняла меры по соблюдению закона.

В системе КЭДО от EasyDocs график смен оформляется как локальный нормативный акт (ЛНА). Сотрудник знакомится с ним под роспись и видит только свои данные. Подписанный документ хранится в его личном кабинете на весь срок работы. Можно настроить автоматическое ознакомление с графиком смен всех сотрудников, которые работают по определенному графику. Данные о графике смен работников автоматически подтягиваются из 1С: ЗУП.

График сменности — это локальный нормативный акт, регулирующий режим труда и отдыха при сменной работе.

График утверждается работодателем с учетом мнения профсоюза и закрепляется в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре.

Работодатель обязан своевременно уведомлять сотрудников об утвержденном графике и не вносить в него изменения без согласия работника. Сотрудники, в свою очередь, соблюдают установленный график, а его нарушения (прогулы, опоздания и т.п.) приводят к дисциплинарным мерам.

График смен должен размещаться и передаваться с учетом требований закона о персональных данных. Публичное размещение, неограниченный доступ и несанкционированное копирование недопустимы.

Используйте закрытые каналы коммуникации, внутренние регламенты и цифровые инструменты.

При необходимости — запрашивайте официальные разъяснения в Роскомнадзоре.