С 1 марта 2025 года действуют обновленные правила предоставления отгулов за работу в выходные и праздничные дни. В статье разбираем, как работать по новым нормам, не нарушая закон и интересы работников.
Сверхурочная работа по желанию работника может компенсироваться не только повышенной оплатой, но и дополнительным временем отдыха. Продолжительность такого отдыха должна быть не меньше, чем время, отработанное сверхурочно. Исключения предусмотрены Трудовым кодексом РФ (Письмо Роструда от 16.11.2023 № ПГ/23969-6-1).
Обратите внимание. Если работник выбирает отгул, то доплату за сверхурочные он не получает.
За работу в выходные и праздничные дни зарплата начисляется не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Если работник выбирает отгул за работу в выходной, то:
в месяце, когда он работал в выходной, зарплата начисляется в полном размере, а отработанный выходной оплачивается в одинарном размере (как обычный рабочий день);
в месяце, когда он берет отгул, зарплата также начисляется в полном размере, но норма рабочего времени уменьшается на один день — этот день не оплачивается (Письмо Минтруда России от 01.04.2024 N 14-5/ОП-1871).
Междувахтовый отдых предоставляют за неиспользованные часы междусменного и еженедельного отдыха. Это особый вид переработки «вахтовиков», который заранее планируют в графике работы сотрудника. Поэтому дни междувахтового отдыха нельзя заменить деньгами по желанию работника (решение Верховного Суда РФ от 09.02.2011 № 7 КПИ10-1462, определение Конституционного Суда РФ от 12.07.2006 № 261).
При сдаче крови дополнительные дни отдыха нельзя заменить денежной компенсацией. Работник-донор должен их использовать для отдыха в течение года после дня сдачи крови.
Обратите внимание. Сотруднику положен целый день отгула, даже если он отработал в выходной или праздник всего несколько часов . Это подтверждает Роструд в письме от 31.10.2008 № 5917-ТЗ. То же правило действует и при сверхурочной работе — если переработка составила несколько часов, работник вправе взять полноценный выходной, а не отгул пропорционально отработанному времени.
Изменения в законе
С 1 марта 2025 года статья 153 Трудового кодекса РФ дополнена новыми положениями, которые определяют порядок оплаты неиспользованных отгулов при увольнении и устанавливают годичный срок для их использования (Федеральный закон от 30.09.2024 N 339-ФЗ).
Ранее Трудовой кодекс не ограничивал период, в течение которого работник мог взять отгул за работу в выходной или праздничный день. День отдыха можно было использовать когда угодно — хоть через год, хоть через три года после того, как сотрудник вышел на работу в свой выходной.
Теперь правила изменились. С 1 марта 2025 года отгул по желанию работника должен быть использован в течение одного года со дня работы в выходной (нерабочий праздничный) день. Также закон позволяет присоединить этот отгул к отпуску, если отпуск предоставляется в указанный годовой период (часть 5 статьи 153 ТК РФ).
Если работник не использовал отгул в течение года, взять его в качестве дня отдыха уже не получится. В этом случае сотрудник сможет получить денежную компенсацию, но только при увольнении.
Обратите внимание. Закон обратной силы не имеет. Ограничение в один год касается только тех случаев, когда работа в выходной день была выполнена после 1 марта 2025 года. Отгулы по основаниям, возникшим до марта 2025 года, можно по-прежнему использовать без каких-либо временных ограничений.
Поэтому сотрудникам в первую очередь нужно использовать отгулы, возникшие после марта 2025 года, поскольку у них ограниченный «срок годности». Старые отгулы, полученные за работу в выходные до 1 марта 2025 года, можно использовать во вторую очередь — они никуда не денутся и не сгорят.
Отгулы в системе кадрового учета
Отгулы требуют грамотного учета. От того, как компания фиксирует, планирует и контролирует их, зависит не только соблюдение трудового кодекса, но и отношения в коллективе.
На практике сложилось два основных подхода к учету отгулов в кадровых системах.
Первый подход — с планированием даты. Большинство работодателей в момент возникновения основания для отгула (например, после работы в выходной день) сразу запрашивают у сотрудника дату, когда он планирует использовать отгул. Работник может не знать точной даты, но это делается для того, чтобы зафиксировать в системе само право на отгул. В дальнейшем дату можно перенести, но важно отслеживать, чтобы отгул был использован в течение 12 месяцев с момента возникновения права.
Второй подход — без предварительной даты. Некоторые работодатели не фиксируют в учетной системе дату планируемого отгула. Когда сотрудник хочет взять отгул, он пишет заявление. Кадровый специалист проверяет, есть ли у работника право на отгул, и не истек ли 12-месячный срок с даты возникновения этого права. Такой подход менее удобен: работнику приходится самому помнить о своем праве, а работодатель накапливает потенциальное обязательство по компенсации неиспользованных отгулов.
Как EasyDocs помогает учитывать отгулы
В системе КЭДО — кадрового электронного документооборота — от EasyDocs работники видят на своем календаре с графиком работы все запланированные отпуска и отгулы. Руководители подразделений также видят на календаре с графиком работы все запланированные отпуска и отгулы всех сотрудников своего подразделения.
Это позволяет удобно отслеживать график работы команды и избежать ситуаций, когда несколько сотрудников отсутствуют одновременно.
Главные выводы
Понятия «отгул» в Трудовом кодексе нет, под ним понимают дополнительный день отдыха помимо выходных дней.
Отгул можно получить за сверхурочную работу, работу в выходные и праздники, междувахтовый отдых и сдачу крови.
Сотруднику положен целый день отгула, даже если он отработал в выходной или праздник всего несколько часов.
С 1 марта 2025 года отгул за работу в выходной нужно использовать в течение года, иначе компенсация — только при увольнении.
Закон обратной силы не имеет: старые отгулы (до марта 2025) можно использовать без ограничений.
Удобно отслеживать все отгулы и отпуска в графике можно с помощью КЭДО от EasyDocs.
В КЭДО от EasyDocs сотрудники могут видеть свои отгулы на календаре с графиком работы. При необходимости, перенести отгул можно с помощью готового шаблона заявления. Запросить демонстрацию