Каждый год перед новым годом кадровики всей страны занимаются формированием графика отпусков. Чем крупнее организация, тем более эпической становится эта задача, т.к. сложность ее решения растет в геометрической прогрессии. Если в небольшой организации, где все сидят в одном офисе, можно в течение дня обойти всех сотрудников, собрать планы отпусков и сформировать сводный график по компании, то в организации, в которой работает несколько сотен или тысяч сотрудников, которые распределены по большому количеству подразделений, а еще основная часть сотрудников работает в обособленных подразделениях или удаленно, одному кадровику эта задача уже становится непосильной. Нужна информационная система, которая этот процесс автоматизирует.
1С: ЗУП уже давно позволяет загрузить график отпусков из Excel таблицы. Но как сформировать эту Excel таблицу все равно оставалось задачей на стороне кадровика. Итак, что сейчас имеет в своем распоряжении кадровик, который прилежно ведет кадровый учет в 1С: ЗУП и пользуется всеми возможностями этой системы:
Соответственно, вот минимальный объем работы, который предстоит выполнить кадровику для формирования сводного графика отпусков по компании:
Звучит как грандиозная задача, не так ли? Особенно, как проконтролировать корректность заполнения графиков по нескольким сотням или тысячам сотрудников? А если все ошибки в заполнении графика возвращать сотрудникам на исправление, то в установленный законом срок график по компании никогда не сформировать.
EasyDocs автоматизировал весь процесс по формированию графика отпусков. Теперь кадровик может разослать запросы на графики отпусков всем сотрудникам прямо из 1С: ЗУП. Работники получат запросы в своих личных кабинетах EasyDocs и заполнят свои личные графики в специальной форме, которая проконтролирует корректное заполнение. Каждый график уйдет на согласование прямому руководителю, которые сможет вернуть график работнику на корректировку с комментарием или согласовать его. После утверждения индивидуальных графиков отпусков руководителем, кадровик сможет добавить их в сводный график по компании. Контролировать заполнение индивидуальных графиков каждым сотрудником можно в специальном отчете. После формирования сводного графика уже стандартными средствами 1С: ЗУП можно распечатать печатную форму Т-7 с графиком отпусков и подписать его у руководителя организации.
Теперь покажем по шагам, как выглядит весь процесс формирования графика отпусков:
В роли кадровика переходим в раздел 1С ЗУП - Кадры - График отпусков и создаем новый график.
В пустом графике нажимаем записать, появляется номер графика. Если требуется, номер графика можно изменить, например, указав номер года, на который вы планируете отпуска.
Переходим в расширение EasyDocs, заходим в Отправку печатных форм
Выбираем документ «ГрафикОтпусков». Нажимаем «Заполнить по периоду» и выбираем тот график отпусков, который будем формировать.
В правой части окна в выпадающем меню доступен выбор нескольких печатных форм:
Нам нужно выбрать одну из дополнительных печатных форм:
Так как нет четкого правила, нужно ли включать в график отпусков неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, и мы знаем, что многие организации такие дни включают, то мы предусмотрели на выбор два варианта расчета количества дней для включения в график.
Далее мы продемонстрируем заполнение графика отпусков на основе «Запросы графика отпусков (неиспользованные + доступные дни).
Теперь нажимаем кнопку «добавить сотрудников» и в открывшемся окне выбираем сотрудников, кому мы хотим отправить запросы на график отпусков. Можем нажать «пометить всех», тогда будут добавлены все сотрудники организации.
После этого нажимаем «Подписать и отправить».
На формирование документов может уйти продолжительное время. В среднем, отправка одного запроса одному сотруднику занимает около секунды. Внизу экрана будет отображено сообщение «Идет отправка такого-то количества документов. Примерное время ожидания столько-то минут».
После завершения формирования всех документов внизу экрана мы увидим сообщение «Запросы на графики отпусков отправлены».
В нашей демонстрации мы рассмотрим процесс формирования графика на примере одного сотрудника. Для этого мы переходим в его личный кабинет в EasyDocs в папку Входящие.
Открываем запрос на график отпусков и видим все виды отпуска, доступные работнику, количество неиспользованный дней за прошлые периоды и доступные дни по каждому виду отпуска на следующий год. В нашем примере сотруднику доступно:
Здесь важно отметить, что печатная форма отображает неиспользованные дни отпуска на текущий день, т.е. дни отпуска, которые еще будут накоплены или потрачены до конца года здесь не отображаются.
Нажимаем кнопку «Запланировать» и переходим в форму создания графика отпусков.
Наша задача - заполнить периоды отпуска по каждому доступному виду отпуска. При этом форма будет контролировать корректность ввода данных.
Например, форма не даст отправить график, если по ежегодному оплачиваемому отпуску не будет ни одного периода продолжительностью минимум 14 дней. Если мы попытаемся отправить такой график, то получим ошибку.
Также, если будут добавлены несколько периодов отпуска, который накладываются друг на друга, система также сообщит о такой ошибке пользователю.
Система не даст добавить периоды отпуска, которые превысят по общей продолжительности общее количество доступных дней по каждому виду отпуска. При этом, запланировать меньше дней, чем доступно, можно.
После того, как планирование завершено, пользователь нажимает кнопку «Сформировать» и переходит на страницу просмотра сформированного документа с графиком отпусков. Если необходимо скорректировать документ, можно нажать на кнопку «Редактировать». Если все корректно, то нажимаем на кнопку «Подписать» и отправляем документ.
В соответствии с настройками, документ может быть отправлен по маршруту согласования, либо напрямую генеральному директору. Если график отпусков не будет согласован, например, непосредственный руководитель напишет возражения, то документ вернется работнику с указанием причины отклонения. Работник сможет внести необходимые изменения в график и повторно его подписать.
После согласования графика он поступает на рассмотрение генеральному директору или лицу, действующему по доверенности. Рассмотрим пример, когда документ поступает специалисту кадровой службы, действующему по доверенности, в папку «Входящие», где доступны следующие действия с документом:
Нажимаем «Ознакомиться», после чего документ переходит в «Архив» и отображается во вкладке «В работу».
Отображение документов во вкладке «В работу» означает, что кадровик должен создать ответные документы в 1С на основании поступившего документа. В нашем случае, мы должны добавить график отпуска работника в документ 1С «График отпусков». Для этого нажимаем «Добавить в график» и попадаем в график отпусков, в котором видим новые записи с периодами отпуска по нашему сотруднику.
Чтобы проконтролировать, кто из работников не предоставил график отпусков, кадровику нужно вернуться в «Отправку печатных форм» в документ, из которого отправлялись запросы на график отпусков. В правой части экрана отображается список всех сотрудников, которым был направлен запрос, а в правой колонке напротив каждого сотрудника проставляется галочка, если от сотрудника поступил график и он был добавлен в общий график по компании.
После того, как все сотрудники предоставили свои графики, можно завершить формирование общего графика по компании. Для этого нужно перейти в документ «График отпусков» и нажать на кнопку «Провести и закрыть».
Сам график отпусков по форме Т-7 можно распечатать или сохранить в виде PDF и дальше подписать электронной подписью через раздел «Подписать из файла».