Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве 2022: прогнозы.

Государство продолжает подталкивать бизнес к внедрению электронного документооборота в  кадровом делопроизводстве. Бизнес, надо сказать, не сопротивляется и даже доволен – это удобно и быстро.
Сейчас рынок очень ждет третьего чтения Проекта Федерального Закона №1162885-7 «О внесении изменений в трудовой кодекс российской федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)».
Коротко разбираем, что изменится и кого это коснется.

Главное при внедрении КЭДО

 Закон переведет в электронный вид все кадровые документы, а не только те, которые касаются отношений с дистанционными сотрудниками. На всякий случай напомним, что предыдущие, “экстренно-январские” изменения в ст. 312.1 ТК РФ Трудового Кодекса закрепили понятие дистанционного труда в целом и документооборота, его регулирующего, в частности. Как и любые экстренные меры, они не учли многих аспектов и вопрос перехода на электронный кадровый документооборот подвис почти на год. 
Бумажный вариант документа станет необязательным. А это, между прочим, реверанс в сторону зеленой экономики: по приблизительным подсчетам только кадровые процессы в компании генерируют до 100 документов на сотрудника в год. 

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве: что нового  для сотрудника?

 Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве, на первый взгляд, удобство больше для работодателя, нежели для сотрудника. Однако при ближайшем рассмотрении становится понятно, что и для сотрудника этот вариант обмена документами предпочтительнее.
 Все изменения дают возможность отправлять документы, не выходя из дома - надо ли объяснять, как это сейчас важно.
Сотрудник может использовать  усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП)или усиленную квалификационную электронную подпись (УКЭП) для подписания всех видов документов. Простая электронная подпись (ПЭП) подходит только для некоторых, не имеющих отношения непосредственно к “деньгам” документов: служебных записок, инструкций, а также большинства приказов - на отпуск, командировку и так далее. 
Возможность использовать УНЭП для подписания всех документов –  нововведение, которое снимает риски мошенничества с электронными подписями: с помощью этого типа подписи невозможно продать квартиру, взять кредит или совершить какое-либо другое опасное для ее владельца действие
Документооборот с работодателем в электронном виде – дело условно-добровольное. Несмотря на то, что закон создает все инструменты и механизмы для быстрого и удобного обмена документами, работники имеют право от него отказаться и продолжить получить все нужные документы в бумажном виде. Такой вариант возможен в случае, если более 50% сотрудников выступят против перехода на  электронный документооборот кадровых документов.
Если же за КЭДО выскажутся более 50% сотрудников, все кадровые документы в компании станут электронными. Даже для тех, кто хотел бы подписывать по-старинке: на бумаге. 
КЭДО переведет кадровые службы на более продвинутый уровень: освободится время на оптимизацию и внедрение новых инструментов и практик
Станет очень просто проходить проверки инспекции по охране труда, так как существенно повысится процент наличия документов и предоставить их станет проще

Как электронный кадровый документооборот повлияет на работодателей?

 Работодатель может по своему желанию перейти на электронный кадровый документооборот (ранее для этого требовалось быть участником эксперимента Минтруда). Для перехода нужно создать локальный акт по существующим требованиям: указать используемую систему ЭДО, день введения ЭДО, тип электронной подписи и сроки уведомления работников об этом.
Дальше - детали. При заключении трудового договора работодатель информирует сотрудника о применении кадрового  ЭДО и обеспечивает сотрудника необходимой электронной подписью (или подписями, например ПЭП, УКЭП илиУНЭП, в зависимости от процессов, которые переведены в цифру). При этом сам работодатель по-прежнему подписывает электронные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, здесь ничего не изменилось. 
Со стороны сотрудника можно будет подписывать простой электронной подписью все, кроме следующих документов:
•        трудовые договоры
•        договоры о материальной ответственности
•        ученические договоры
•        договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
•        внесение изменений в ученические договоры
•        заявления на увольнение
•        приказы (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания
•        допуск к работе по охране труда
•        акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1
•        согласие на перевод
•        ознакомление с приказом (распоряжением) об увольнении с работы
•        уведомление об изменении условий трудового договора
•        отзыв заявления об увольнении
Для подписи этих документов понадобится УКЭП или УНЭП, простая электронная подпись не подойдет.
Стоит отметить, что закон оставляет работодателю право перевести в цифру только самые массовые документы (отпуска, командировки, служебные записки и ознакомление с локальными нормативными актами). Их можно подписывать бесплатной простой электронной подписью, которую может выдать сам работодатель. Редкие документы, перечисленные в этом списке, и требующие сложных и дорогих подписей, можно оставить на бумаге

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве: прозрачность операций 

Несмотря на все удобства, работодатели относятся к электронному документообору в кадровом делопроизводстве неоднозначно. С одной позиции, ЭДО – это возможность не тратить деньги и время на бумажные процессы, да еще и ускорить ведение документации. С другой, ЭДО в каком-то смысле навязывается, и не в последнюю очередь с целью повышения прозрачности всех операций. Разумеется, это нравится не всем. Наличие электронного кадрового делопроизводства - своеобразный маркер качества для соискателя: значит, компания нечего скрывать.

Выводы и прогнозы для кадрового документооборота

Пока новые инициативы выглядят многообещающе - текущее кадровое законодательство требует собственноручной подписи сотрудника под всеми документами и даже невольно создает прецеденты для трудовых споров. Переход в цифру изменит баланс сил - если раньше суды по большей части вставали на сторону сотрудника банально по причинам нарушения норм и регламентов ведения кадрового документооборота, то сейчас этот фактор минимизируется.
Скепсиса добавила информация о том, что УНЭП нужно будет получать по той же процедуре, что и УКЭП - потребуется идентификация личности. Однако, в августе этого года появилась информация о развитии проекта Госключ: судя по описанию, УНЭП, которую может получить в приложении любой пользователь, имеющий подтвержденный аккаунт на Госуслугах, имеет большое будущее. Не исключено, что в обозримые сроки все сотрудники смогут таким образом получить бесплатные усиленные неквалифицированные подписи от государства, что сократит бюджеты на цифровизацию кадровых процессов минимум на 30%.

КЭДО: открытые вопросы

Предложенная редакция изменений в ТК содержит следующее положение:

“Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом), или путем размещения электронного документа в личном кабинете работника в единой цифровой платформе «Работа в России».

Текст проекта закона, к сожалению, не конкретизирует, что такое бумажный носитель, заверенный надлежащим образом. Напрашивается аналогия с заверением документа у нотариуса, что вызывает озабоченность участников рынка, так как комплекс законов о нотариате, регулирующий равнозначность электронного и бумажного документа, оперирует исключительно понятием усиленной квалифицированной подписи. Очевидно, что нотариусы не смогут заверить документ, подписанный УНЭП, так как информационные системы поддерживают работу только с УКЭП.