Для регистрации в сервисе EasyDocs необходимо:
1. Перейти по ссылке https://my.easydocs.ru/signup.html

2. Ввести ИНН, email, пароль и нажать на кнопку Вперед.
3. Если был введен ИНН физического лица, то дополнительно нужно будет ввести фамилию, имя, отчество и нажать на кнопку Вперед.
При регистрации на ИНН юридического лица зарегистрироваться может только единоличный исполнительный орган юридического лица (Генеральный директор, Президент, Председатель правления). Другим сотрудникам организации самостоятельно зарегистрироваться нельзя.
Добавить в организацию сотрудника может только единоличный исполнительный орган юридического лица. Делается это через меню Настройки / Руководители / Добавить руководителя.

4. На email, который вы указали при регистрации, придет письмо от EasyDocs. Для подтверждения регистрации нужно перейти из этого письма по ссылке Подтвердить e-mail.
5. Далее выполняется переход в личный кабинет. Для начала работы с приложением нужно принять оферту на заключение лицензионного договора. По нажатию на кнопку Принимаю оферту откроется текст оферты.
6. Если у Вас уже есть электронная подпись, Вы можете выполнить подписание оферты. Если у Вас нет электронной подписи, Вы можете нажать на кнопку Подписать позже и перейти к оформлению заявки на электронную подпись прямо в сервисе.
Документ «Акцепт оферты» при этом попадет к Вам в папку «Входящие». До тех пор, пока Вы не подпишите этот документ квалифицированной электронной подписью, Ваш аккаунт не будет считаться подтвержденным и Вы не сможете обмениваться документами со своими контрагентами.
Без подтвержденной учетной записи квалифицированной электронной подписью отправка документов возможно только на e-mail, либо работодателю с помощью простой электронной подписи.

7. Нажмите на кнопку Приступить к работе.
8. Регистрация успешно выполнена, личный кабинет доступен для использования.
Начало работы
Регистрация в EasyDocs
В EasyDocs есть возможность массового приглашения работодателем своих работников для регистрации в EasyDocs. Эта функция более подробно описана в отдельном разделе Руководства пользователя.
Если работнику было отправлено такое приглашение, то на его e-mail придет письмо от EasyDocs с темой Приглашение на регистрацию в EasyDocs. Для первого входа в личный кабинет EasyDocs работнику нужно перейти по ссылке в письме.
После нажатия на ссылку откроется форма для ввода пароля.
Работнику нужно ввести пароль и нажать на кнопку Войти.
После успешной установки пароля работником будет выполнен первый вход в личный кабинет. Логин и установленный пароль нужно будет запомнить и использовать в дальнейшем для входа в личный кабинет EasyDocs.
При первом входе пользователю будет предложено ознакомиться с условиями оферты, нажав на кнопку Принимаю оферту. Далее пользователь может подписать оферту, если у него уже есть электронная подпись на USB-носителе, или пропустить подписание и сразу приступить к работе в личном кабинете EasyDocs.
В разделе Настройки на вкладке Реквизиты некоторые поля уже будут заполнены данными, ранее введенными работодателем в форму для приглашения сотрудника.
Регистрация в EasyDocs по приглашению
В приложении EasyDocs реализована возможность подписания документа простой электронной подписью.
Простая электронная подпись (ПЭП) в EasyDocs выпускается мгновенно, прямо в сервисе и позволяет физическим лицам подписывать документы с тем контрагентом, который принял от них заявление на выпуск ПЭП. Для подписания простой электронной подписью EasyDocs не требуется установка сторонних плагинов и приложений — достаточно войти в приложение EasyDocs, найти документ в папке Входящие и подписать его.
Чтобы простая электронная подпись имела юридическую силу, между Вами и Вашим контрагентом должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с использованием простой электронной подписи EasyDocs.
В настоящий момент в приложении EasyDocs простую электронную подпись может использовать физическое лицо (сотрудник) для обмена документами с работодателем (юридическим лицом).
Выпуск простой электронной подписи в EasyDocs осуществляется следующим образом:

1. Войдите в личный кабинет EasyDocs от имени физического лица.

2. Перейдите в раздел Контрагенты и убедитесь, что Ваш работодатель есть в списке Ваших контрагентов. (если вы зарегистрировались по приглашению организации, то работодатель уже добавлен к Вам в контрагенты, если зарегистрировались самостоятельно, то нужно добавить контрагента самостоятельно)
3. Перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.
4. На вкладке Кадровые выберите шаблон Заявление на простую электронную подпись.
5. Заполните все поля шаблона. Обратите внимание, что в поле Организация нужно выбрать организацию, с которой планируете обмениваться документами с использованием ПЭП; в поле Получатель нужно выбрать представителя организации, который примет Ваше заявление (директор, бухгалтер или др.).

6. Нажмите на кнопку Создать документ. Заявление на выпуск ПЭП будет автоматически сформировано.
7. Нажмите на кнопку Отправить, расположенную под документом.

8. Ваше заявление будет направлено Вашему работодателю, он сможет найти его в своем личном кабинете EasyDocs в папке Входящие и подписать его.

9. После подписания работодателем Вашего заявления, ПЭП будет автоматически выпущен. В личном кабинете у работодателя в разделе Контрагенты изменится Ваш статус.
10. Работодатель может отозвать ПЭП, удалив Вас из списка своих контрагентов нажатием на крестик.

11. Вы сможете подписывать документы, адресованные только Вашему работодателю.
12. При попытке подписания простой электронной подписью документа, адресованного другой организации, отобразится сообщение об ошибке и подписание не будет выполнено. То же самое случится при попытке подписания ПЭП после того как Ваш работодатель ее отозвал.
Если помимо ПЭП Вы используете квалифицированную электронную подпись (на USB-носителе), то при подписании во всплывающем окне нужно будет подтвердить операцию с сертификатом, после чего Вам будет предложено выбрать для подписания квалифицированную электронную подпись или простую электронную подпись.
Если у Вас есть облачная электронная подпись, то при подписании документов автоматически будет выбираться облачная подпись, а простая электронная подпись и подпись на USB-носителе будут игнорироваться.
Получение простой электронной подписи
Для получения облачной квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить несколько действий:

1. В личном кабинете перейти в раздел Настройки на вкладку Электронная подпись. Нажать на кнопку Получить подпись.
2. Заполнить все поля. Нажать на кнопку Далее.
3. Далее необходимо выбрать тариф. Для физических лиц доступен только тариф Корпоративный, где необходимо ввести код тарифа, который необходимо уточнить у Вашего работодателя. Если вы являетесь юридическим лицом, либо индивидуальным предпринимателем Вам ещё доступен тариф Интро и Бизнес.
8. Далее для использования электронной подписи необходимо активировать её в приложении myDSS. Для активации необходимо:
• получить SMS с кодом активации от абонента Astral на номер телефона, указанный в заявлении на выдачу подписи
• установить на смартфон приложение myDSS и открыть его
(Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.cryptopro.mydss,
App Store: https://apps.apple.com/ru/app/mydss/id1219907631)
• в EasyDocs в меню заявки выбрать пункт Активировать myDSS. Отобразится QR-код для сканирования.
6. После в разделе Настройки на вкладке Электронная подпись сохранится строка с заявкой. В меню Действий, вы можете скачать заявление. Если Вы не выбрали центр идентификации или не оплатили, там можно будет Выбрать центр идентификации и оплатить.
7. После посещения удостоверяющего центра заявка перейдет в статус Активна.
5.Если ранее была выбрана безналичная оплата, то по окончании процесса создания заявки откроется счет на оплату, который можно скачать/распечатать/приблизить.
4. После ввода кода тарифа или оплаты нужно выбрать ближайший к Вам удостоверяющий центр из выпадающего списка или с помощью карты. Внизу страницы отображается сформированное заявление на выдачу электронной подписи, которое можно скачать на компьютер. После выбора удостоверяющего центра и ознакомлением с заявлением нажмите на кнопку Выбрать центр идентификации.
После того как Вы выберете центр идентификации Вам на почту придёт письмо от EasyDocs, где будет указано какие документы Вам необходимо взять для идентификации и адрес выбранного Вам Ц И. Во вложениях к письму будет прикреплено Ваше заявление на получение электронной подписи.
Получение квалифицированной электронной подписи
• в myDSS ввести код активации из СМС и нажать кнопку Продолжить
• задать имя ключу авторизации и пароль для доступа к ключу
• При первом открытии myDSS автоматически запускается сканер QR-кода. Также можно запустить сканер, выбрав снизу в меню пункт Сканировать QR-код. Навести сканер на QR-код из EasyDocs.
Основным пользователем в EasyDocs является физическое лицо. Если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем или руководителем юридического лица, то каждую компанию можно добавить в качестве отдельной роли физического лица. В свой личный кабинет EasyDocs Вы можете добавить сразу несколько ролей и переключаться между ними.
Чтобы добавить новую роль в свой личный кабинет EasyDocs, нужно:

1. Нажать на аватар пользователя в меню слева.
2. Нажать на кнопку Добавить организацию.
3. Ввести ИНН организации и нажать на кнопку Далее.
2. Подпишите акцепт оферты. Для успешного подписания:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру/смартфону
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
3. Перейдите в раздел Настройки и убедитесь, что Ваша организация подтверждена.
6. Теперь Вам доступна роль добавленной организации. Можете продолжить подачу заявки на электронную подпись организации или перейти в другой пункт меню.

7. Чтобы сменить роль, нажмите на аватар пользователя и выберите нужную Вам роль.
Если у Вас уже есть электронная подпись для добавленной организации на USB-носителе, Вы можете сделать организацию подтвержденной с помощью подписания акцепта оферты Вашим USB-носителем.
Для этого:
1. В разделе Настройки внизу найдите ссылку У меня уже есть электронная подпись на USB и перейдите по ней.
5. Новая роль активируется и откроется окно с офертой для новой организации. Если у Вас есть электронная подпись руководителя организации, то Вы можете подписать оферту и сразу подтвердить учетную запись, в противном случае подписание можно выполнить позже. Имейте в виду, что обмениваться документами с другими контрагентами может только подтвержденная учетная запись, т. е. реквизиты которой мы проверили к сертификату квалифицированной электронной подписи.
4. Заполнить поля Мобильный, Email и нажать на кнопку Получить подпись.
Добавление организации
В личном кабинете EasyDocs есть раздел Контрагенты, в котором содержится список лиц, которым Вы отправляли документы, и информация о них.
Чтобы добавить контрагента в список, необходимо:

1. В разделе Контрагенты нажать на кнопку Добавить контрагента.
2. Ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку Далее.
3. Если ИНН принадлежит физическому лицу, то Вам нужно будет ввести его фамилию, имя, отчество и email и нажать на кнопку Добавить контрагента.
4. Теперь контрагент сохранен в Вашем списке. По нажатию на крестик Вы можете удалить контрагента из списка. В списке отображается наименование контрагента, ИНН и статус. Для получения дополнительной информации о контрагенте или для редактирования его реквизитов нажмите на строку контрагента.
5. Вы можете внести изменения в поле email. Изменения будут автоматически сохранены.
Если ИНН принадлежит юридическому лицу, то Вам нужно будет только ввести email и нажать на кнопку Добавить контрагента.
Контрагенты
В личном кабинете EasyDocs в разделе Настройки на вкладке Реквизиты указаны данные пользователя.
Если пользователь не подтвержден (его данные не проверены), то над его данными будет уведомление:
Если пользователь получил электронную подпись через EasyDocs или подтвердил свои данные с помощью своей USB-подписи, то над его данными будет уведомление:
В реквизитах содержатся следующие данные пользователя:

1. Персональные данные
В роли физического лица раздел Реквизиты заполняется пользователем вручную. Поля Фамилия, Имя, ИНН являются обязательными для заполнения. После подтверждения роли раздел становится недоступным для редактирования.
2. Паспорт
Раздел Паспорт доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.
В роли ИП или юридического лица раздел Реквизиты заполняется автоматически на основании ЕГРЮЛ и всегда недоступен для редактирования.
3. Контакты
Раздел Контакты всегда доступен для редактирования.
4. Место работы
Раздел Место работы доступен только для физических лиц и всегда доступен для редактирования.
Данные, введенные в данном разделе, автоматически подставляются в разделе Документы на вкладке Кадровые при создании заявлений. (Подробнее о создании кадровых документов указано в п. 2.2 «Создание документа»).
5. Банк
Раздел Банк всегда доступен для редактирования. Вводить нужно только поля БИК и Расчетный счет, поля Название банка и Корреспондентский счет заполняются автоматически.
Настройки — Реквизиты
Вы не можете обмениваться документами, т.к. учетная запись не прошла проверку с помощью электронной подписи.
Получите электронную подпись, нажав на кнопку внизу страницы.
Учетная запись подтверждена.
В разделе Настройки на вкладке Электронная подпись содержится список подписей с указанием статуса, а также кнопка Получить подпись, инициирующая процесс подачи заявки на электронную подпись.
Для заявки на электронную подпись, которая еще не активна доступны действия Сменить ЦИ, Оплатить, Удалить.
Для активной электронной подписи доступны действия:
• скачать файл сертификата в формате .crt
• загрузить печатную форму сертификата (сертификат в формате .pdf)
• загрузить подписанный сертификат (позволяет отправить в EasyDocs подписанный от руки сертификат)
• активировать myDSS (QR-код для активации сертификата в приложении myDSS)
• выслать код активации myDSS (запрос на повторное получение SMS с кодом активации)
• изменить номер телефона (отправка заявки на смену номера телефона, на который приходит код активации myDSS)
Настройки — Электронная подпись
Вы можете изменить пароль от личного кабинета EasyDocs. Для этого в меню слева нажмите на значок
Введите старый и новый пароль, нажмите на кнопку Сохранить. После этого к аккаунту будет привязан новый пароль.
Если вы забыли свой пароль на странице авторизации Вы можете воспользоваться функцией восстановление пароля. После нажатия кнопки «Забыли пароль?» Вам необходимо будет ввести email по которому вы заходите в EasyDocs и нажать кнопку «Продолжить».
После этого Вам на почту придет письмо от EasyDocs, в котором будет находится одноразовая ссылка для восстановления пароля.
Смена пароля
В личном кабинете EasyDocs в разделе Документы есть 4 папки, в которых отдельно хранятся входящие, исходящие, архивированные документы и шаблоны (они доступны только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и руководителям, функции шаблонов описаны в пункте 5 «Шаблоны»).

В папке Входящие находятся документы, которым требуется Ваша подпись или Ваше ознакомление.

В папке Исходящие находятся документы, которым требуется подпись/ознакомление со стороны Вашего контрагента.

В папке Архив находятся документы, которые завершили маршрут документооборота (больше не требуется подпись/ознакомление).

Список документов в папке содержит следующую информацию:
• имя контрагента
• название документа
• дата создания документа
• наличие штампа в документе
Находясь в одной из папок, Вы можете:
• ознакомиться со списком документом в папке
• осуществлять поиск по списку
• перейти к созданию нового документа, нажав на кнопку Создать документ
• перейти в другую папку, нажав на нее
Работа с документами
Работа с папками входящие, исходящие, архив и шаблоны
1 Способы создания документов
Для создания документа перейдите в раздел Документы и нажмите на кнопку Создать документ.
В меню создания документов доступно 3 вкладки:
1. Из файла — для создания документа из загруженного Вами файла
Заполните поля шаблона, нажмите на кнопку Загрузить документ — и документ будет создан, а также сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
2. Финансовые — для создания счета или акта по шаблону EasyDocs
Выберите нужный Вам шаблон документа:
• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Акт оказанных услуг
Выберите контрагента и нажмите на кнопку Создать документ.
Заполните шаблон и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
Создание документа
3. Кадровые — для создания заявления/приказа на отпуск/командировку по шаблону от вашего работодателя или EasyDocs
Юридическим лицам доступны следующие шаблоны:
• Приказ на отпуск
• Приказ на командировку
После выбора шаблона откроются остальные поля. Заполните их и нажмите на кнопку Создать документ. Документ будет создан и сохранен в личном кабинете в папке Входящие.
Некоторые поля шаблонов кадровых документов физических лиц могут заполняться автоматически. Для этого нужно добавить сведения о месте работы в разделе Настройки на вкладке Реквизиты. (Подробнее о пользовательских настройках указано в п. 1.7 «Настройки»)
Введенные данные будут автоматически подставляться в соответствующие поля шаблонов заявлений.

2 Маршрут подписания
При создании документа из файла необходимо выбрать маршрут подписания.
Важно выбрать правильный маршрут, поскольку некоторые документы являются односторонними (счета, заявления, приказы, договор-оферта и др.) и не требуют подписания второй стороной; некоторые документы являются двусторонними (договора, накладные, акты выполненных работ и др.) и должны быть подписаны обоими участниками документооборота. Также Вы можете подписать документы без получателя, после подписания документ перейдет в архив, где вы можете его скачать, распечатать, отправить на почту и увеличить.
3 Загрузка документа
При создании документа из файла необходимо загрузить файл с Вашим документом.
Для загрузки нажмите на значок выберите нужный файл на компьютере/смартфоне.
Вы можете загрузить:
• документы *.pdf
• текстовые документы (*.doc, *.docx)
• картинки (*.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.gif, *.svg)

4 Выбор контрагента
При создании, где есть получатель необходимо указать контрагента, которому Вы хотите отправить документ.
По нажатию на поле Выбрать контрагента откроется список Ваших контрагентов.
Если в списке нет нужного Вам контрагента, можете добавить его, нажав на ссылку <Создать контрагента…>.
Откроется меню создания контрагентов. Введите ИНН, нажмите на кнопку Далее, введите реквизиты контрагента и нажмите на кнопку Добавить контрагента. (Подробнее о добавлении контрагентов указано в п. 1.4 «Контрагенты»)
После добавления контрагент появится в списке.
• Физическим лицам доступны следующие шаблоны:
• Различный шаблоны от вашего работодателя
• Заявление на простую электронную подпись
• Передача персональных данных
• Заявление на отпуск
• Заявление о переводе на удаленную работу
• Служебная записка на командировку
• Заявление о приеме на работу
• Заявление на увольнение
• Заявление на перенос отпуска
Выберите нужный Вам шаблон документа.
Документы, которым требуется Ваше действие (подпись, ознакомление) находятся в разделе Документы в папке Входящие.
Выберите документ.
Нажмите на кнопку Подписать.
Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью EasyDocs, так и подписью на USB-носителе.
Подписание облачной подписью осуществляется при помощи приложения myDSS, на котором активирован Ваш сертификат. Дождитесь уведомления в приложении, подтвердите подписание — и Ваш документ в EasyDocs будет подписан.

Если Вы предполагаете использовать подпись на USB-носителе:
• убедитесь, что USB-носитель подключен к компьютеру
• убедитесь, что в операционной системе установлены соответствующие сертификаты
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро CSP
• убедитесь, что у Вас установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
Для подписания с помощью USB-носителя во всплывающем окне нужно подтвердить операцию с сертификатом, после чего Ваш документ в EasyDocs будет подписан.
После подписания документ автоматически появится в папке Входящие у Вашего контрагента, а у Вас переместится в папку Исходящие. После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он будет находится и у Вас и Вашего контрагента в папке Архив.

2 Как подтвердить второй фактор в myDSS
В личном кабинете EasyDocs Вы нажали на кнопку Подписать.
Если к личному кабинету привязана облачная электронная подпись, то должно появиться окно с таймером:
В приложении myDSS отобразится уведомление о том, что есть операции, требующие подтверждения. Для начала подтверждения операции нажмите на кнопку Подтвердить.

Если к ключу у Вас установлен способ защиты, ведите к нему пароль.
В приложении для ознакомления и подтверждения отобразиться документ и информация о подписываемом документе. Нажмите на кнопку Подтвердить.

Появится уведомление об успешном подтверждении операции. Для продолжения работы в приложении Вы можете нажать на кнопку Продолжить.
Подписание документа
После этого в личном кабинете EasyDocs вместо окна с таймером появится уведомление об успешном подписании документа.
До момента подписания и отправки документа у Вас есть возможность отредактировать и удалить документ.
Для этого необходимо нажать на кнопку редактировать
После нажатия кнопки «Редактировать» откроется меню редактирования документа, где вы можете изменить название документа, номер и сам документ. Также Вы можете удалить этот документ нажав кнопку «Удалить» в нижней части экрана.
Также Вы можете отозвать подписанный документ, если его ещё не подписал контрагент, для этого необходимо зайти в Исходящие, открыть этот документ и нажать кнопку «Редактировать» далее «Удалить»
Редактирование и удаление документа
Документы, которую требуют Ваших действий, находятся в разделе Документы в папке Входящие.
Если рядом с документом есть значок штампа, ------ - то это значит, что документ уже подписан контрагентом и от Вас требуется подпись или ознакомление.

Для того, чтобы взаимодействовать с документом, откройте его.
Если под документом доступны кнопки Подписать и Отклонить, это значит, что документ требует Вашего подписания. Ознакомьтесь с его содержимым.
Если все в порядке, то выполните подписание документа. После подписания документ автоматически переместится в папку Архив и вернется контрагенту, который отправил Вам.
Если документ Вас не устраивает, то введите причину отклонения и нажмите на кнопку Отклонить. После этого документ автоматически переместится в папку Исходящие. У Вашего контрагента документ попадет в папку Входящие, он сможет посмотреть причину отклонения в истории документ и отправить этот документ в архив, после чего у Вас и у Вашего контрагента документ переместится в папку Архив.
Если под документом доступна кнопка Ознакомился, это значит, что Ваша подпись не требуется. Нажмите на кнопку Ознакомился, и документ автоматически переместится в папку Архив.
Если Вы являетесь руководителем в компании и в Вашей компании включено согласование кадровых документов, то Вам могут приходить документы на согласование от Ваших сотрудников. Вы сможете согласовать эти документы или отклонить с причиной.
Если в документе все в порядке, то Вам необходимо нажать кнопку «Согласовать». После того как документ был Вами согласован, он попадает к директору/специалист по кадровому делопроизводству, где его примут в работу.

Если документ Вас не устраивает, то необходимо ввести причину отклонения и нажать «Отклонить» и по аналогии с обычным подписанием документ вернется к отправителю.
Получение и рассмотрение документов
Поиск по списку документов осуществляется в пределах каждой папки. Поиск осуществляется по следующим параметрам:
• название контрагента
• название документа
• номер документа
• дата документа
В меню поиска введите интересующие Вас данные и нажмите на кнопку Поиск.
В списке останутся только строки, удовлетворяющие заданным параметрам. Выбранные параметры будут отображены в строке поиска, с помощью значка крестика Вы можете удалить один из параметров, после чего поиск автоматически обновится.
Поиск документа
Справа от каждого документа находятся комментарии по нему, где отображается вся история документа и комментарии контрагентов.
В истории отображается: имя контрагента, действие с документом и дата, когда было произведено действие.
Также, если у компании включено согласование кадровых документ там будет отображаться действия этого руководителя.
Если документ был отклонен руководителем, директором/специалист кадровой службы в комментариях будет отражена причина отклонения
Комментарии
В комментарии к документы также можно писать без отклонения и подтверждения документа. Для этого необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «Отправить». Комментарий отобразится у всех участников документооборота.
Работа с руководителями осуществляется в разделе Настройки на вкладке Руководители.
Работа с руководителями
Добавление руководителей
Для входа в свой личный кабинет EasyDocs Вашему сотруднику нужно перейти по ссылке в письме и установить пароль от личного кабинета. Если он уже зарегистрирован, то в личном кабинете ему будет доступна роль сотрудника Вашей организации.
Если сотрудник не зарегистрирован в EasyDocs, ему на почту придет письмо с ссылкой для завершения регистрации.
Введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Добавить сотрудника.
Новый сотрудник появится у Вас в списке.
В рамках приложения EasyDocs руководитель — это сотрудник, который ведет документооборот от имени организации-работодателя. Руководителем может быть, например, генеральный директор или сотрудник кадровой службы. Руководитель может обменивается документами с другими юридическими лицами или с физическими лицами — сотрудниками организации. У руководителя также есть роль физического лица в личном кабинете EasyDocs, перейдя в которую он может отправлять документы работодателю.
Сотрудник, которому нужен обмен документами со своим работодателем, в EasyDocs является физическим лицом. (полезная информация о приглашении сотрудников представлена в пункте 4)
В данном разделе речь пойдет только о руководителях, у которых в приложения EasyDocs есть роль в организации-работодателе.
Чтобы добавить руководителя, нажмите на кнопку Добавить руководителя.
В разделе Настройки на вкладке Руководители у генерального директора организации есть возможность поставить/снять галочку с функции Согласование кадровых документов.
Создатель документа сможет выбрать в качестве получателя любого сотрудника организации, в том числе и генерального директора. Если получателем назначен генеральный директор, то после того, как создатель подпишет документ, он появится во Входящих у генерального директора, который сможет его подписать или отклонить. Остальные сотрудники не увидят данный документ.

Если получателем назначен, например, секретарь, то после отправки документа он появится во Входящих у секретаря, который сможет его подписать или отклонить. Остальные сотрудники, в том числе и генеральный директор, не увидят этот документ.
Согласование кадровых документов
Согласование работает для документов, созданных в EasyDocs на вкладке Кадровые.
Согласование документов подразумевает добавление промежуточного участника — согласователя в документообороте между создателем документа и генеральным директором организации.
Таким образом, если генеральный директор организации в разделе Настройки на вкладке Руководители поставит галочку для функции Согласование кадровых документов, то сотрудники компании не смогут отправить Заявление на отпуск или Служебную записку напрямую генеральному директору.
Шаблон создания документа будет выглядеть следующим образом:
В графе Получатель представлены все сотрудники организации ООО «КАЛИНА», кроме генерального директора. Таким образом, создатель документа сам выбирает, кто будет являться согласователем документа.
После того, как документ будет подписан, он появится во Входящих у руководителя, который был выбран получателем документа. Если руководитель согласует документ, то он появится во Входящих у генерального директора и он сможет его подписать или отклонить. Если руководитель откажет в согласовании документа, то документ сразу вернется во Входящие к создателю документа, а генеральный директор организации не увидит этот документ.
Если генеральный директор не нуждается в промежуточном согласовании документов другим сотрудником, то он может снять галочку с функции Согласование кадровых документов.
Тогда шаблон создания документа будет выглядеть следующим образом:
Если Вы хотите передать права на просмотр документов определенной должности другому сотруднику, например, на срок отпуска или болезни сотрудника, либо на постоянной основе, то для этого предусмотрена функция делегирования. Сотрудник, которому делегирована роль не сможет подписывать документы от имени сотрудника чью роль делегировали, он будет подписывать от своего.
Если у сотрудника, которому вы делегировали роль, нет электронной подписи от лица организации, то подписывать документы в этой роли он не сможет.
Чтобы делегировать роль сотрудника, выберите пункт Делегировать в меню управления руководителем.
Делегирование ролей
В выпадающем списке выберите сотрудника, которому хотите делегировать права на работу с документами данной должности, затем нажмите на кнопку Делегировать.
В личном кабинете у выбранного сотрудника появится роль той должности, которую ему делегировали.
Редактирования данных и удаление руководителей
Вы можете изменить название должности руководителя. Для этого в меню управления сотрудником выберите пункт Редактировать.
Введите исправленное название должности и нажмите на кнопку Редактировать.
Изменения будут применены и у руководителя изменится название роли.
Для удаления сотрудника выберите пункт Удалить в меню управления сотрудником.
Редактирования данных и удаление руководителей
Сотрудник будет удален из списка.
Роль сотрудника будет удалена у соответствующего пользователя EasyDocs.
В выпадающем списке нужно выбрать должность, в роль которой будут перенесены документы удаленного сотрудника, и нажать на кнопку Удалить.
В этом разделе речь пойдет о сотрудниках организации, которым нужен документооборот с работодателем — в рамках приложения EasyDocs они являются физическими лицами.

В приложении EasyDocs предусмотрен обмен документами между организацией (в лице, например, генерального директора или сотрудника кадровой службы) и ее сотрудниками. Для этого сотруднику нужно зарегистрироваться в EasyDocs в качестве физического лица, войти в личный кабинет, добавить работодателя (ООО «Ромашка») в список своих контрагентов и подать заявку на получение электронной подписи (подробнее о получении электронной подписи см. в пункте 1.3 и 1.4). После получения электронной подписи сотрудник (Иванов А. А.) сможет отправлять документы, созданные в личном кабинете EasyDocs, а также подписывать документы, полученные от работодателя.

Для ускорения процесса регистрации сотрудников в EasyDocs предусмотрено приглашение сотрудников. При приглашении сотрудников Ваша компания будет сразу добавлена в контрагенты приглашенного сотрудника, а также Вы самостоятельно сможете заполнить некоторые данные за сотрудника

Приглашение сотрудников осуществляется двумя путями:
1. Индивидуальное приглашение — предусматривает ввод работодателем реквизитов сотрудника и автоматическую отправку на email сотрудника письма с ссылкой на регистрацию.
2. Массовое приглашение — предусматривает загрузку работодателем таблицы с данными о реквизитах сотрудников и автоматическую отправку на email сотрудников писем с ссылкой на регистрацию, а также отправку на email работодателя письма с отчетом о результатах приглашения сотрудников.

Чтобы пригласить сотрудников, перейдите в личный кабинет EasyDocs, выберите роль юридического лица (генерального директора или сотрудника кадровой службы).
Для создания приглашения перейдите в раздел Настройки на вкладку Приглашения.
Приглашение сотрудников
Приглашение сотрудников
Во вкладке Индивидуальное приглашение введите данные сотрудника и нажмите на кнопку Отправить приглашение.
После этого на email сотрудника придет письмо от EasyDocs с темой Приглашение на регистрацию в EasyDocs. В письме содержится ссылка для перехода в личный кабинет EasyDocs.
Массовое приглашение позволяет за один раз загрузить данные всех приглашенных сотрудниках, поэтому гораздо удобнее индивидуального.
Перейдите на вкладку Массовое приглашение.

Скачайте шаблон файла для массовой отправки приглашений, перейдя по ссылке Скачать шаблон.
Заполните шаблон данными о сотрудниках и загрузите получившийся файл, затем нажмите на кнопку Отправить приглашение.
Индивидуальное и массовое приглашение приглашение
После успешной загрузки файла на email сотрудников придут письма от EasyDocs с темой Приглашение на регистрацию в EasyDocs. В каждом письме содержится ссылка для перехода в личный кабинет EasyDocs.

Руководителю организации, создавшему массовое приглашение, на email придет письмо от EasyDocs с темой Отчет о результатах приглашения сотрудников в EasyDocs.

К письму прикреплен файл, содержащий информацию о статусе приглашения для каждого сотрудника.
Если отобразится сообщение об ошибке, откорректируйте файл и снова загрузите в форму для массового приглашения.
Шаблоны — функция доступная только юр. лицам, индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний. Функция шаблонов позволяет компаниям создавать, помимо встроенных шаблонов EasyDocs, свои документы (заявления, акты, договора и т. д.), которые можно опубликовать для своих сотрудников в личном кабинете EasyDocs или встроить на внешние сайты. Для создания шаблонов в личном кабинете EasyDocs перейдите в раздел Документы и выберите вкладку Шаблоны и нажмите на кнопку на Создать шаблон.
После нажатия, Вы попадете в меню создания шаблона.

В сервисе EasyDocs есть два типа шаблонов:

•Шаблон для личного кабинета работника — этот шаблон документа будет отображаться у сотрудников компании во вкладке кадровые документы. Сотрудник сможет выбрать этот шаблон, заполнить и отправить своему работодателю
Шаблоны
Шаблоны
•Виджет для внешнего сайта — функция позволяющая встроить шаблоны на страницу Вашего сайта при помощи указанного кода или Вы можете создать демо страницу, после чего сгенерируется ссылка, по которой Ваши контрагенты смогут заполнить виджет и создать документ.
Справа от шаблонов расположены готовые метатеги, которые Вы можете вставить в шаблон документа.

Метатег — это идентификатор поля, которое заполняется в финальном документе либо на основании данных, введенных пользователем, либо взятых из открытых информационных систем. Например, метатег БИК размещаете там, где в договоре должен будет находится БИК банка. При заполнении виджета пользователь введет БИК и он будет проставлен в договоре. Если в договоре также разместить теги Название банка и К/С (корреспондентский счет), то в виджете эти данные не будут запрашиваться у пользователя, так как они однозначно определяются по БИК.
Этот шаблон документа будет отображаться у сотрудников компании во вкладке кадровые документы. Сотрудник сможет выбрать этот шаблон, заполнить и отправить своему работодателю.
Шаблон создается из личного кабинета работодателя. Для этого необходимо зайти в Документы, открыть вкладку Шаблоны и сверху справа нажать на кнопку Создать шаблон

После нажатия открывается меню создания шаблоны, где вверху экрана необходимо выбрать Шаблоны для личного кабинета работника
Далее необходимо выбрать маршрут подписания (где получателем является работодатель).
Справа от поле создания шаблонов находится панель реквизитов, которые заполняются в финальном документе, либо на основании данных введенных пользователем, либо взятых из открытых информационных систем.
Шаблоны для личного кабинета работника
Например: Вы можете создать свой шаблон Заявления на отпуск и Вам необходимо, чтобы сотрудник вводил дату начала и дату окончания отпуска. В таком случае Вам необходимо добавить дополнительный реквизит с названием «Дата начало отпуска» и выбрать тип «Дата»
Реквизиты контрагента — реквизиты организации, которая создает шаблон. Они заполняются автоматически на основании данных организации.
Дополнительные реквизиты — реквизиты, которые сотруднику необходимо будет ввести вручную. Для добавления дополнительных реквизитов необходимо нажать «Добавить реквизит», далее необходимо ввести имя реквизита и выбрать тип
После вам необходимо заполнить сам шаблон в конструкторе документа. Вы можете задать текст документа, добавить документы из Word, картинки, изменить шрифты и т. д. воспользовавшись панелью редактирования.
После этого Вы сможете добавлять эти реквизиты в шаблон нажав на кнопку «Вставить». Реквизит встанет на место расположения курсора мыши и при заполнения шаблона сотрудником ему необходимо будет выбрать даты отпуска.
После того как Вы сформировали свой шаблон Вам необходимо нажать на кнопку Сохранить внизу страницы.
После нажатия у Вас появится страница предварительного просмотра документа
Если вы нашли ошибку или решили что-то дополнить, то внизу страницы Вы можете вернутся на страницу редактирования шаблона. Если всё правильно, Вам необходимо нажать на кнопку К списку шаблонов.
После создания во вкладке Шаблоны будет отображаться шаблоны организации, где показан доступ работников к этому шаблону, а также там Вы можете его отредактировать, скопировать или удалить.
В личном кабинете у сотрудника все Ваши шаблоны будут отображаться во вкладке Кадровые. Где он может всегда его выбрать, заполнить и отправить в организацию. Сотруднику необходимо будет заполнить дополнительные реквизиты и нажать кнопку «Создать документ»
После заполнения и создания, документ автоматически сформируется и его останется только подписать, чтобы он ушел к работодателю. Таким образом Вы можете реализовывать любые шаблоны, которые Вам необходимы.
К списку шаблонов
Редактировать шаблон
Для создания виджета в личном кабинете EasyDocs перейдите в раздел Документы и откройте вкладку «Шаблоны» и сверху справа нажмите Создать шаблон
Выберите пункт Виджет для внешнего сайта. В конструкторе Вы сможете задать текст документа, расставить в тексте метатеги, настроить оформление виджета и в итоге получить ссылку на виджет. По ссылке Ваши контрагенты смогут открыть виджет, заполнить необходимые данные, сформировать документ и подписать его.

При выборе пункта Конструктор документов Вам необходимо:
• выбрать тип документа,
• задать название Вашего документа,
• заполнить шаблон документа.
Справа от шаблона расположены готовые метатеги, которые Вы можете вставить в шаблон документа.

Для вставки метатега в шаблон документа кликните в нужном месте шаблона, затем кликните по нужному метатегу — и метатег окажется в указанном Вами месте шаблона.
Если Вы не нашли метатег нужного реквизита в правом меню, то Вы можете создать свой метатег, нажав в правом меню на кнопку Добавить реквизит.
Виджет для внешнего сайта
Нажмите на кнопку Вставить, после чего метатег окажется в указанном Вами месте шаблона.
Нужно ввести название реквизита, которое будет отображаться в виджете, и выбрать тип данных из выпадающего списка: текст, список, телефон, e-mail, дата и т. д. По нажатию на кнопку Добавить метатег появится в правом меню и его можно будет добавить в шаблон документа.
Для вставки пользовательского метатега в шаблон документа кликните в нужном месте шаблона, затем кликните по нужному метатегу. Откроется редактор метатега.
Отформатируйте текст с помощью меню над шаблоном, добавьте все необходимые метатеги и нажмите на кнопку Сохранить.
Шаблон документа создан, теперь необходимо задать настройки виджета.
В строку Название виджета введите текст, который будет соответствовать названию Вашего виджета, а также названию документа, создаваемому после заполнения виджета контрагента.
В строку Текст заголовка виджета введите заголовок, который будут видеть контрагенты во время заполнения виджета.
Ниже расположены чек-боксы с тремя типами контрагентов. Если Ваш виджет предназначен, например, только для физических лиц, то поставьте галочку только в чек-боксе Физическое лицо. Если Ваш виджет может быть использован любыми типами контрагентов, по поставьте галочки во всех чек-боксах.
Еще ниже расположен чек-бокс Подписать документ. Если документ, созданный из виджета, требует подписи контрагента, то поставьте галочку. Если Вам не нужна подпись контрагента, то уберите галочку.
Вам также доступно редактирование стилей виджета. Вы можете на свое усмотрение настроить шрифт заголовка, основного текста и кнопки, а также цвета кнопок и границ полей ввода. Изменение стиля отображается внизу страницы.
Нажмите на кнопку Вперед для завершения процесса создания виджета.
Виджет создан. Вы можете встроить его на страницу Вашего сайта при помощи указанного кода. Также Вы можете нажать на кнопку Создать демо страницу, после чего сгенерируется ссылка, по которой Ваши контрагенты смогут заполнить виджет и создать документ.
Если Вы захотите скрыть виджет и сделать ссылку недействительной, то нажмите значок замка.
Демо страница будет удалена.
Под заголовком Так будет выглядеть документ представлен образец заполненного документа из виджета.
Внизу страницы доступны кнопки для возврата к редактору шаблона, редактору виджета и для возврата к списку виджетов.
Если Вы заметили ошибку в шаблоне, нажмите на кнопку Редактировать шаблон.
Внесите необходимые изменения в шаблон и нажмите на кнопку Сохранить.
Под заголовком отобразится измененный документ. (Некоторые пользовательские метатеги могут не отобразиться в предварительном просмотре документа)
Перейдите к списку шаблонов.
Новый виджет добавлен в список. Вы можете редактировать, копировать и удалять виджеты из списка.
Обработка EasyDocs реализована для интеграции документов, созданных в сервисе EasyDocs, с документами 1С в решении 1С: ЗУП.
В решении реализованы следующие возможности:

1. Работа с документами из EasyDocs (Просмотр и сохранение PDF документа, подписание);

2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;

3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия»);

4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;

5. Выгрузка отчетов по документам;

6. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.
ОБРАБОТКА 1С
Общая информация
Установку необходимо выполнить пользователю с правами администратора 1С. Для загрузки нужно перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Добавление дополнительной обработки осуществляется по кнопке «Добавить из файла» → «Обновить из файла».
Далее, для запуска необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Дополнительные обработки», выбираем «Работа с документами EasyDocs», нажимаем «Выполнить».
Для корректной работы с подписанием документов в обработке необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.
СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.
Установка обработки EasyDocs
Для запуска необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Дополнительные обработки», выбираем «Работа с документами EasyDocs», нажимаем «Выполнить».
Открывается стартовая страница обработки «Входящие»:
Вкладка «Настройки»:
Настройки по умолчанию
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Расширенные настройки
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Начало работы, настройка
Маршруты документов
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
Авторизация
Для входа в обработку используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для проверки успешной авторизации необходимо нажать на кнопку «Обновить организации», в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:
При возникновении ошибки «{"code»:401,"description":"Your request was made with invalid credentials."}" необходимо повторно авторизоваться, при этом проверить корректность введенных данных:
Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.

Входящие, исходящие и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование) от работодателя.
После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа, отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.
Документы EasyDocs
Обработка учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть».
Далее, для формирования документа 1С нажимаем «Создать».
При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.
Переходим в раздел «Входящие», в столбце «Документ 1С» напротив заявления об отпуске ссылка «Создать» была автоматически заменена на «Открыть». По ней всегда можно перейти на связанный 1С документ.
После формирования 1С документа можно подписать «Заявление на отпуск», кликнув на «Подписать»:
Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.
После успешного подписания отобразится следующая форма:
Внимание! Обработка 1С не поддерживает подписание с помощью токена.
Документ «Заявление на отпуск» после подписания со стороны работодателя перемещается в папку «Архив».
Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».
В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.

При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».
Обработка EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по одному сотруднику:
Отправка печатных форм
Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
Дополнительно обработка поддерживает отправку печатных форм нескольким сотрудникам:
Отправка одному сотруднику
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».
Отобразится форма для загрузки документа из файла. Заполняем обязательные поля, выбираем сотрудника и указываем маршрут документа (Односторонний — получатель ознакамливается, Двусторонний — получатель подписывает), нажимаем «Подписать и отправить». Отправленный документ отобразится в табличной части.
Массовая отправка нескольким сотрудникам
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».
Откроется справочник «Сотрудники», по которому можно выбрать нескольких сотрудников. После нажимаем «ОК».
Отправка из файлов
Итоговая форма «Загрузить документ из файла» выглядит следующим образом:
Заполнение регламента для отправки уведомления об отпуске
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для настройки регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Далее нажать два раза на «Работа с документами EasyDocs».
В разделе «Команды» выбрать «Уведомление об отпуске», далее в столбце «Расписание» нажать на правую кнопку мыши и перейти на «Настроить расписание».
Отобразится форма настройки расписания. Если необходимо каждый день проверять и отправлять уведомления об отпуске, то во вкладке «Общие» выбираем «Повторять каждые 1 дн.», а во вкладке «Дневное» в поле «Время начала» любое подходящее время для автоматической отправки.
Настройка уведомления об отпуске в обработке
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».
Работа с уведомлениями об отпуске
Отчет об отправке уведомлений об отпуске

Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».

Обработка EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
В поле «Организация» и «Роль» выбираем компанию от которой будет происходить автоматическая отправка уведомлений. Поле «Печатная форма» оставляем пустым, если ранее в ЗУП не было подгружено дополнительных внешних печатных форм 1С-разработчиками (подключение внешних печатных форм происходит аналогично разделу «Установка обработки EasyDocs»). В поле «Маршрут» выбираем «Граф уведомления о начале отпуска». Поле «Упреждение» отвечает за какое кол-во дней необходимо отправить уведомление об отпуске.
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:
Поле «Статус» позволяет сменить статус отправки по сотруднику. Для этого необходимо нажать на чек-бокс рядом с сотрудником и выбрать необходимый статус.
Действие «Отправить принудительно» в связке с полем «Сотрудник «позволяет отправить уведомление точечно по сотруднику.
Действие «Выполнить регламент» перезапускает настроенный ранее регламент по отправке уведомления об отпуске. Это было добавлено для возможных исключений, когда необходимо отправить все уведомления «здесь и сейчас».