Главная
/
Руководство
/
Руководство для организации и должностных лиц
/
Работа с документами

Работа с документами в EasyDocs

Начало работы

В личном кабинете EasyDocs в разделе «Документы» доступно 3 папки:
1. «Входящие» – содержит список документов, которые требуют действий с Вашей стороны (подписание / согласование / ознакомление)

2. «Исходящие» – содержит список документов, которые требуют действий со стороны Вашего Контрагента

3. «Архив» – содержит список документов, которые завершили маршрут документооборота и больше не требуют каких – либо действий

Создание документов

Документ может быть создан 2 способами:

Из шаблона – используя служебный шаблон Вашей организации (или системный шаблон EasyDocs)

Подписание созданного документа возможно только теми сотрудниками, которым было предоставлено право подписи от имени организации.
Для того чтобы просмотреть доступные шаблоны необходимо указать Контрагента из списка Вашей организации.
Если Контрагент отсутствует, то Вы можете добавить его самостоятельно (добавление Контрагентов более подробно описано в отдельном разделе руководства пользователя)

Некоторые финансовые / служебные шаблоны в данном разделе могут быть недоступны, т.к. их видимость настраивается администратором внутри Вашей организации.

Выберите шаблон и создайте документ.

Некоторые поля шаблонов могут заполняться автоматически на основании данных, введенных в разделе «Настройки» / «Реквизиты».

2. Из файла – позволяет создать документ из загруженного Вами файла

Вы можете создать документ и направить его любому пользователю EasyDocs, который ранее был добавлен в список Контрагентов Вашей организации.

Загружаемый файл должен быть одного из форматов: .pdf, .doc, .docx, .jpg, .jpeg, .png и иметь размер не более 5 Мб.

Действия с Вашей стороны и со стороны Контрагента будут зависеть от выбранного типа маршрута подписания:

Мы подписываем первые, затем получатель
Получатель подписывает первый, затем мы
Не требуется подпись получателя (документ поступит на ознакомление)
Получатель отсутствует (после подписания документ будет перенесен в архив)

После заполнения обязательных полей перейдите к этапу подписания при помощи кнопки «Создать документ».

После заполнения обязательных полей перейдите к этапу отправки / подписания документа при помощи кнопки загрузки.

Удаление и отзыв созданных документов

Все созданные Вами документы отображаются в папке «Входящие» до момента отправки Контрагенту и всегда доступны для удаления через панель редактирования.

Документы, которые ранее уже были направлены Контрагенту находятся в папке «Исходящие», где всегда доступна возможность их отзыва через панель редактирования.

После отзыва документ будет перенесен в папку «Архив».

Получение и рассмотрение документов

Документы в папке «Входящие» могут требовать от Вас определенных действий, которые зависят от Вашей роли в организации:

Согласование – доступно сотруднику или руководителю организации, который участвует в согласовании кадровых документов

Ознакомление – доступно только сотрудникам с правом подписи от имени организации

Подписание – доступно только сотрудникам с правом подписи от имени организации

Документы могут быть подписаны сертификатом полученным на USB – носителе или внутри сервиса EasyDocs.
Возможность массового подписания (без перехода в сам документ) появляется при выделении документов в папке «Входящие».

Дополнительно могут быть заданы параметры для поиска, а также установлено количество отображаемых документов на странице.

История и комментарии

Внутри каждого документа отображена его история, которая будет содержать следующую информацию:

Имя контрагента
Действие с документом
Дата и время, когда было произведено действие

Просмотр истории и отправка комментариев к документу доступны всем сторонам документооборота и могут быть отправлены / обновлены на любом этапе.

Отклонение документа

Если документ, который поступил на согласование или подписание содержит ошибки Вы можете инициировать его отклонение. Необходимо только заполнить поле «Введите причину отклонения» и нажать соответствующую кнопку (после этого документ будет доступен в папке «Архив»).

Контрагенту документ поступит для ознакомления в папку «Входящие», где будет возможность просмотра причины отклонения в разделе истории, которая доступна всем участникам документооборота.

Поиск документов

Во всех папках раздела «Документы» есть возможность поиска по следующим параметрам:

Наименование контрагента
Название документа
Номер
Дата создания

После заполнения данных выполните «Поиск» документов по заданным параметрам.

Папка «Архив» содержит дополнительный фильтр:

Создан – документы будут отфильтрованы по дате создания
Обновлен – документы будут отфильтрованы по последнему действию с документом

Аннулирование документов

Аннулирование предназначено для признания недействительными ранее принятые документы, инициируется со стороны сотрудника с правом подписи от имени организации из папки «Архив» и подписывается с обеих сторон документооборота.

1. Перейдите в папку «Архив» и откройте документ, который необходимо аннулировать.

2. Заполните причину, по которой требуется аннулирование и подтвердите создание документа «Соглашение об аннулировании»

3. После подписания документ поступит второй стороне документооборота. Внутри документа будет отображен штамп подписи «Документ аннулирован»

4. После подписания второй стороной, документ перенесется в папку «Архив» и будет выглядеть следующим образом:

Скачивание Архива документов

Возможность скачивания архива становится доступной при выделении одного или нескольких документов.

Если Вам необходимо скачать архив определенной страницы, то Вы можете выделить все документы справа от строки «Контрагент» (перед этим выбрав количество отображаемых документов на странице или сделав отбор по параметрам поиска).