Работа с документами в EasyDocs

Начало работы
В личном кабинете EasyDocs в разделе «Документы» доступно 3 папки:
1. «Входящие» – содержит список документов, которые требуют действий с Вашей стороны (подписание / согласование / ознакомление)
2. «Исходящие» – содержит список документов, которые требуют действий со стороны Вашего Контрагента
3. «Архив» – содержит список документов, которые завершили маршрут документооборота и больше не требуют каких – либо действий
Создание документов
Документ может быть создан 2 способами:
  1. Из шаблона – используя служебный шаблон Вашей организации (или системный шаблон EasyDocs)
Подписание созданного документа возможно только теми сотрудниками, которым было предоставлено право подписи от имени организации.
Для того чтобы просмотреть доступные шаблоны необходимо указать Контрагента из списка Вашей организации.
Если Контрагент отсутствует, то Вы можете добавить его самостоятельно (добавление Контрагентов более подробно описано в отдельном разделе руководства пользователя)
Некоторые финансовые / служебные шаблоны в данном разделе могут быть недоступны, т.к. их видимость настраивается администратором внутри Вашей организации.
Выберите шаблон и создайте документ.
Некоторые поля шаблонов могут заполняться автоматически на основании данных, введенных в разделе «Настройки» / «Реквизиты».

2. Из файла – позволяет создать документ из загруженного Вами файла

Вы можете создать документ и направить его любому пользователю EasyDocs, который ранее был добавлен в список Контрагентов Вашей организации.
Загружаемый файл должен быть одного из форматов: .pdf, .doc, .docx, .jpg, .jpeg, .png и иметь размер не более 5 Мб.

Действия с Вашей стороны и со стороны Контрагента будут зависеть от выбранного типа маршрута подписания:
  • Мы подписываем первые, затем получатель
  • Получатель подписывает первый, затем мы
  • Не требуется подпись получателя (документ поступит на ознакомление)
  • Получатель отсутствует (после подписания документ будет перенесен в архив)
После заполнения обязательных полей перейдите к этапу подписания при помощи кнопки «Создать документ».
После заполнения обязательных полей перейдите к этапу отправки / подписания документа при помощи кнопки загрузки.
Удаление и отзыв созданных документов
Все созданные Вами документы отображаются в папке «Входящие» до момента отправки Контрагенту и всегда доступны для удаления через панель редактирования.
Документы, которые ранее уже были направлены Контрагенту находятся в папке «Исходящие», где всегда доступна возможность их отзыва через панель редактирования.
После отзыва документ будет перенесен в папку «Архив».
Получение и рассмотрение документов
Документы в папке «Входящие» могут требовать от Вас определенных действий, которые зависят от Вашей роли в организации:
  • Согласование – доступно сотруднику или руководителю организации, который участвует в согласовании кадровых документов
  • Ознакомление – доступно только сотрудникам с правом подписи от имени организации
  • Подписание – доступно только сотрудникам с правом подписи от имени организации
Документы могут быть подписаны сертификатом полученным на USB – носителе или внутри сервиса EasyDocs.
Возможность массового подписания (без перехода в сам документ) появляется при выделении документов в папке «Входящие».
Дополнительно могут быть заданы параметры для поиска, а также установлено количество отображаемых документов на странице.
История и комментарии
Внутри каждого документа отображена его история, которая будет содержать следующую информацию:
  • Имя контрагента
  • Действие с документом
  • Дата и время, когда было произведено действие
Просмотр истории и отправка комментариев к документу доступны всем сторонам документооборота и могут быть отправлены / обновлены на любом этапе.
Отклонение документа
Если документ, который поступил на согласование или подписание содержит ошибки Вы можете инициировать его отклонение. Необходимо только заполнить поле «Введите причину отклонения» и нажать соответствующую кнопку (после этого документ будет доступен в папке «Архив»).
Контрагенту документ поступит для ознакомления в папку «Входящие», где будет возможность просмотра причины отклонения в разделе истории, которая доступна всем участникам документооборота.
Поиск документов
Во всех папках раздела «Документы» есть возможность поиска по следующим параметрам:
  • Наименование контрагента
  • Название документа
  • Номер
  • Дата создания
После заполнения данных выполните «Поиск» документов по заданным параметрам.
Папка «Архив» содержит дополнительный фильтр:
  • Создан – документы будут отфильтрованы по дате создания
  • Обновлен – документы будут отфильтрованы по последнему действию с документом
Аннулирование документов
В электронном документообороте нельзя удалить документ. Если нужно прекратить действие какого-то документа, то две стороны, подписавшие документ, должны выразить на это согласие, подписав новый документ.
Для признания недействительными ранее подписанных документы в EasyDocs предусмотрено действие «Аннулирование», которое может быть инициировано с любой из сторон, подписавших документ, и которое создает соглашение об аннулировании документа.

1. Перейдите в папку «Архив» и откройте документ, который необходимо аннулировать.
2. Заполните причину аннулирования и подтвердите создание документа «Соглашение об аннулировании».
3. Подпишите и отправьте второй стороне соглашение об аннулировании.
Соглашение будет содержать информацию о всех сторонах документооборота и документе, аннулирование которого выполняется. В комментариях отображена причина аннулирования и ссылка, по которой Вы и Контрагент сможете перейти к просмотру аннулируемого документа.
После подписания второй стороной, соглашение перенесется в папку «Архив» и будет выглядеть следующим образом:
Скачивание Архива документов
Возможность скачивания архива становится доступной при выделении одного или нескольких документов.
Если Вам необходимо скачать архив определенной страницы, то Вы можете выделить все документы справа от строки «Контрагент» (перед этим выбрав количество отображаемых документов на странице или сделав отбор по параметрам поиска).
Формат электронного документа EasyDocs
Все документы, которые создают пользователи в EasyDocs, конвертируются в формат PDF/A. Таким образом, если документ был загружен пользователем в формате DOCX, то он сразу конвертируется в формат PDF и подписывается сторонами уже PDF-файл (PDF-оригинал).

После подписания формируется PDF-контейнер, который пользователи могут скачать в своем личном кабинете с визуализацией штампов электронных подписей. Этот файл можно распечатать и передать другим пользователям в качестве печатной формы электронного документа, но сам этот файл не будет являться юридически-значимым электронным документом, поскольку он не является оригинальным файлом, который подписывался электронными подписями. Формально, юридически-значимым электронным документом является именно PDF-оригинал в комплекте с файлами электронных подписей. Проверка электронных подписей электронного документа описана в другом разделе руководства пользователя.

Открывая файл PDF-контейнера в Acrobat Reader или других приложениях Acrobat вы увидите под скрепкой вложения этого файла:
  • PDF-оригинал - это оригинал подписанного электронного документа, который нужно использовать для проверки электронных подписей
  • Файлы электронных подписей в формате *.sig
  • Файлы машиночитаемой доверенности в формате *.xml
  • Структурированные данные кадрового документа в формате *.xml