В расширении EasyDocs реализована для интеграции документов, созданных в сервисе EasyDocs, с документами 1С в решении 1С: ЗУП.
В решении реализованы следующие возможности:
1. Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);
2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;
3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия», «Премия», «Табель учета рабочего времени», печатные формы из справочника «Сотрудники» и многие другие);
4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;
5. Массовая отправка файлов, которых нет в 1С;
6. Выгрузка отчетов по документам;
7. Приглашение сотрудников на регистрации из 1С;
8. Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;
9. Автоматические напоминания по подписанию документов;
10. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.
В решении реализованы следующие возможности:
1. Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);
2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;
3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия», «Премия», «Табель учета рабочего времени», печатные формы из справочника «Сотрудники» и многие другие);
4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;
5. Массовая отправка файлов, которых нет в 1С;
6. Выгрузка отчетов по документам;
7. Приглашение сотрудников на регистрации из 1С;
8. Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;
9. Автоматические напоминания по подписанию документов;
10. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.
Общая информация
Установку необходимо выполнить пользователю с правами администратора 1С. Для загрузки нужно перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Добавить из файла».
Для обновления расширения необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Обновить из файла». Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и выбираем файл расширения.
После установки необходимо снять галочку с «Безопасного режима».
Для обновления расширения необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Обновить из файла». Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и выбираем файл расширения.
После установки необходимо снять галочку с «Безопасного режима».
После установки расширения в верхнем меню 1С появится вкладка EasyDocs. Для открытия расширения Вам необходимо зайти в нее и выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs
Для корректной работы с подписанием документов в расширении необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.
СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.
Установка и обновление расширения для EasyDocs
Для запуска расширения необходимо перейти в верхнем меню 1С нажать на вкладку EasyDocs и далее выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs
Открывается стартовая страница расширения «Входящие»:
Открывается стартовая страница расширения «Входящие»:
Вкладка «Настройки»:
Настройки по умолчанию
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Расширенные настройки
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Начало работы, настройка
Маршруты документов
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
Авторизация
Для входа в расширение используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для входа в расширение используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для проверки успешной авторизации необходимо нажать на кнопку «Обновить организации», в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:
Авторизация действительна 30 дней, после чего необходимо заново ввести логин и пароль от EasyDocs
Авторизация действительна 30 дней, после чего необходимо заново ввести логин и пароль от EasyDocs
При возникновении ошибки «{"code»:401,"description":"Your request was made with invalid credentials."}" необходимо повторно авторизоваться, при этом проверить корректность введенных данных:
Под списком документов есть кнопки:
1) Добавить регламент - добавляет регламент в 1С для отправки автоматических уведомлений об отпуске
2) Перенести данные из обработки - для пользователей, которые пользовались дополнительной обработки, данные будут перенесены в расширение
1) Добавить регламент - добавляет регламент в 1С для отправки автоматических уведомлений об отпуске
2) Перенести данные из обработки - для пользователей, которые пользовались дополнительной обработки, данные будут перенесены в расширение
Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.
Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.
После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа или выбрав в меню действий "Посмотреть" , отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.
Документы EasyDocs
Расширение учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть».
Далее, для формирования документа 1С нужно "Подписать", "Ознакомиться" или "Отклонить" поступившее заявление.
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант
При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.
После создания документа "Отпуск" заявление автоматически переходит из "В работу" в "Архив"
После успешного подписания отобразится следующая форма:
Внимание! Расширение для 1С не поддерживает подписание с помощью токена.
Вы можете подписать поступающие заявление в личном кабинете EasyDocs. Документы для обработки также будут в папке "В работу"
Вы можете подписать поступающие заявление в личном кабинете EasyDocs. Документы для обработки также будут в папке "В работу"
После действий с документом он попадает во вкладку "В работу"
Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.
Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».
В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».
Расширение EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по нескольким сотрудникам:
Отправка печатных форм
Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием или отсутствии облачной подписи нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
Отправка одному сотруднику
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».
Отобразится форма для загрузки документа из файла. Заполняем обязательные поля, выбираем сотрудника и указываем маршрут документа (Односторонний — получатель ознакамливается, Двусторонний — получатель подписывает), нажимаем «Подписать и отправить». Отправленный документ отобразится в табличной части.
Массовая отправка нескольким сотрудникам
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».
Откроется справочник «Сотрудники», по которому можно выбрать нескольких сотрудников. После нажимаем «ОК».
Отправка из файлов
Итоговая форма «Загрузить документ из файла» выглядит следующим образом:
Заполнение регламента для отправки уведомления об отпуске
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для добавления регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в расширение EasyDocs - Расширенные настройки - внизу страницы Добавить регламент
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для добавления регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в расширение EasyDocs - Расширенные настройки - внизу страницы Добавить регламент
После добавление регламента он появляется в Администрирование - Обслуживание - Регламентные задания - Регламентные и фоновые задания. По двойному нажатию на "ED Уведомление об отпуске" можно настроить расписание и необходимо включить задание.
Настройка уведомления об отпуске в расширении
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».
Работа с уведомлениями об отпуске
Отчет об отправке уведомлений об отпуске
Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».
Расширение EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».
Расширение EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
В поле «Организация» и «Роль» выбираем компанию от которой будет происходить автоматическая отправка уведомлений. Поле «Печатная форма» оставляем пустым, если ранее в ЗУП не было подгружено дополнительных внешних печатных форм 1С-разработчиками (подключение внешних печатных форм происходит аналогично разделу «Установка обработки EasyDocs»). В поле «Маршрут» выбираем «Граф уведомления о начале отпуска». Поле «Упреждение» отвечает за какое кол-во дней необходимо отправить уведомление об отпуске.
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:
Поле «Статус» позволяет сменить статус отправки по сотруднику. Для этого необходимо нажать на чек-бокс рядом с сотрудником и выбрать необходимый статус.
Действие «Отправить принудительно» в связке с полем «Сотрудник «позволяет отправить уведомление точечно по сотруднику.
Действие «Выполнить регламент» перезапускает настроенный ранее регламент по отправке уведомления об отпуске. Это было добавлено для возможных исключений, когда необходимо отправить все уведомления «здесь и сейчас».
Просмотр отчета «Отпуска к расчету»
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В табличной части отобразятся все отправленные печатные формы для документа «Отпуска». Также можно отфильтровать список по типу «Не проведен»:
Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:
Отчеты
Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».
Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «08.09.2021 — 08.09.2021» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
Приглашение сотрудников - создать
Просмотр отчета «Отпуска к расчету»
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В табличной части отобразятся все отправленные печатные формы для документа «Отпуска». Также можно отфильтровать список по типу «Не проведен»:
Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:
Отчеты
Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».
Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «08.09.2021 — 08.09.2021» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
Приглашение сотрудников - создать
Приглашение сотрудников
Создания приглашения сотрудников
Для отправки приглашения сотруднику из Расширения для 1С EasyDocs необходимо зайти в Отчеты и выбрать Приглашение сотрудников - создать
Для создания приглашения необходимо в данном отчете нажать "Выбрать". Откроется окно подбора сотрудников в 1С, где можно через стандартные настройки 1С задать любые фильтры. В подборе необходимо выбрать необходимых сотрудников для отправки им письма для регистрации в EasyDocs
В данном списке будут отображаться все выбранные сотрудники и которым не были отправлены приглашения. Для тому кому приглашение уже было отправлено, то они здесь не будут отображаться. Для отправки приглашения необходимо нажать "Отправить в EasyDocs" и сотрудники автоматически придет. Также можно выгрузить CSV файл приглашение нажать "Выгрузить в файл"
Приглашение сотрудников - отправлено
Для отслеживания статуса приглашения сотрудников необходимо зайти в отчёт "Приглашение сотрудников - Отправлено"
Отчет по приглашениям можно фильтровать по статусу приглашения, типу электронной подписи (для статуса её создания), отправитель приглашения и даты приглашения. После того как все фильтры заданы необходимо нажать значок обновления
Для случаев, когда сотруднику необходимо ещё раз отправить приглашение есть кнопка "Повторное приглашение", если было отправлено с неправильными данными, то можно использовать кнопку "Отменить приглашение".
Напоминания о подписании
В расширении для 1С реализовано автоматические напоминания о подписании документов. Для настройки правила отправки автоматических уведомлений о подписании необходимо зайти в Настройки - Напоминания о подписании.
Существует два вида периодичности уведомлений:
Существует два вида периодичности уведомлений:
- ежедневно в 10:00
- два раза в день в 10:00 и 16:00
В этом пункте можно настроить напоминания как для всех документов, так и исключение для отдельных печатных форм:
1) общее правило для всех документов - по данному правилу сотруднику будет отправляться уведомление по каждому документу, который он не подписал.
2) исключение для печатных форм - для определенной печатной формы можно отдельно задать периодичность
Важно! Общее правило и исключение могут работать вместе, если они добавлены
1) общее правило для всех документов - по данному правилу сотруднику будет отправляться уведомление по каждому документу, который он не подписал.
2) исключение для печатных форм - для определенной печатной формы можно отдельно задать периодичность
Важно! Общее правило и исключение могут работать вместе, если они добавлены