Расширение EasyDocs для 1С

В расширении EasyDocs реализована для интеграции документов, созданных в сервисе EasyDocs, с документами 1С в решении 1С: ЗУП.
В решении реализованы следующие возможности:

1. Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);

2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;

3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия», «Премия», «Табель учета рабочего времени», печатные формы из справочника «Сотрудники» и многие другие);

4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;

5. Массовая отправка файлов, которых нет в 1С;

6. Выгрузка отчетов по документам;

7. Приглашение сотрудников на регистрации из 1С;

8. Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;

9. Автоматические напоминания по подписанию документов;

10. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.

Общая информация

Установку необходимо выполнить пользователю с правами администратора 1С. Для загрузки нужно перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Добавить из файла».
Для обновления расширения необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Обновить из файла». Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и выбираем файл расширения.
После установки необходимо снять галочку с «Безопасного режима».

После установки расширения в верхнем меню 1С появится вкладка EasyDocs. Для открытия расширения Вам необходимо зайти в нее и выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs

Для корректной работы с подписанием документов в расширении необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.

СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.

Установка и обновление расширения для EasyDocs

Для запуска расширения необходимо перейти в верхнем меню 1С нажать на вкладку EasyDocs и далее выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs
Открывается стартовая страница расширения «Входящие»:

Вкладка «Настройки»:

Настройки по умолчанию
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».

Расширенные настройки
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».

Начало работы, настройка

Маршруты документов
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)

Авторизация
Для входа в расширение используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.

Для проверки успешной авторизации необходимо нажать на кнопку «Обновить организации», в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:
Авторизация действительна 30 дней, после чего необходимо заново ввести логин и пароль от EasyDocs

При возникновении ошибки «{"code»:401,"description":"Your request was made with invalid credentials."}" необходимо повторно авторизоваться, при этом проверить корректность введенных данных:

Под списком документов есть кнопки:
1) Добавить регламент - добавляет регламент в 1С для отправки автоматических уведомлений об отпуске
2) Перенести данные из обработки - для пользователей, которые пользовались дополнительной обработки, данные будут перенесены в расширение

Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:

Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.

Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:

Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.

После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа или выбрав в меню действий "Посмотреть" , отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.

Документы EasyDocs

Расширение учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть».

Далее, для формирования документа 1С нужно "Подписать", "Ознакомиться" или "Отклонить" поступившее заявление.
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант

При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.

После создания документа "Отпуск" заявление автоматически переходит из "В работу" в "Архив"

После успешного подписания отобразится следующая форма:

Внимание! Расширение для 1С не поддерживает подписание с помощью токена.
Вы можете подписать поступающие заявление в личном кабинете EasyDocs. Документы для обработки также будут в папке "В работу"

После действий с документом он попадает во вкладку "В работу"

Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.

Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».

В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.

При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.

Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».

Расширение EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по нескольким сотрудникам:

Отправка печатных форм

Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием или отсутствии облачной подписи нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.

Отправка одному сотруднику
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».

Отобразится форма для загрузки документа из файла. Заполняем обязательные поля, выбираем сотрудника и указываем маршрут документа (Односторонний — получатель ознакамливается, Двусторонний — получатель подписывает), нажимаем «Подписать и отправить». Отправленный документ отобразится в табличной части.

Массовая отправка нескольким сотрудникам
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».

Откроется справочник «Сотрудники», по которому можно выбрать нескольких сотрудников. После нажимаем «ОК».

Отправка из файлов

Итоговая форма «Загрузить документ из файла» выглядит следующим образом:

Заполнение регламента для отправки уведомления об отпуске
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для добавления регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в расширение EasyDocs - Расширенные настройки - внизу страницы Добавить регламент

После добавление регламента он появляется в Администрирование - Обслуживание - Регламентные задания - Регламентные и фоновые задания. По двойному нажатию на "ED Уведомление об отпуске" можно настроить расписание и необходимо включить задание.

Настройка уведомления об отпуске в расширении
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».

Работа с уведомлениями об отпуске

Отчет об отправке уведомлений об отпуске

Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».

Расширение EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:

В поле «Организация» и «Роль» выбираем компанию от которой будет происходить автоматическая отправка уведомлений. Поле «Печатная форма» оставляем пустым, если ранее в ЗУП не было подгружено дополнительных внешних печатных форм 1С-разработчиками (подключение внешних печатных форм происходит аналогично разделу «Установка обработки EasyDocs»). В поле «Маршрут» выбираем «Граф уведомления о начале отпуска». Поле «Упреждение» отвечает за какое кол-во дней необходимо отправить уведомление об отпуске.
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:

Поле «Статус» позволяет сменить статус отправки по сотруднику. Для этого необходимо нажать на чек-бокс рядом с сотрудником и выбрать необходимый статус.

Действие «Отправить принудительно» в связке с полем «Сотрудник «позволяет отправить уведомление точечно по сотруднику.

Действие «Выполнить регламент» перезапускает настроенный ранее регламент по отправке уведомления об отпуске. Это было добавлено для возможных исключений, когда необходимо отправить все уведомления «здесь и сейчас».

Если при добавлении регламента у Вас возникла ошибка о нарушении прав доступа, необходимо обратиться к Вашему специалисту, который занимается обслуживанием 1С (для добавления и настройки регламентного задания).
Данная функция (добавление регламента и его настройка) доступна только пользователям с определенными правами.

Просмотр отчета «Отпуска к расчету»

В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».

В табличной части отобразятся все отправленные печатные формы для документа «Отпуска». Также можно отфильтровать список по типу «Не проведен»:

Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.

Просмотр отчета «Документы»

Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.

По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:

Отчеты

Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».

Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «08.09.2021 — 08.09.2021» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».

В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».

Приглашение сотрудников - создать

По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:

Отчеты

Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».

Приглашение сотрудников - создать

Приглашение сотрудников

Создания приглашения сотрудников

Для отправки приглашения сотруднику из Расширения для 1С EasyDocs необходимо зайти в Отчеты и выбрать Приглашение сотрудников - создать

Для создания приглашения необходимо в данном отчете нажать "Выбрать". Откроется окно подбора сотрудников в 1С, где можно через стандартные настройки 1С задать любые фильтры. В подборе необходимо выбрать необходимых сотрудников для отправки им письма для регистрации в EasyDocs

В данном списке будут отображаться все выбранные сотрудники и которым не были отправлены приглашения. Для тому кому приглашение уже было отправлено, то они здесь не будут отображаться. Для отправки приглашения необходимо нажать "Отправить в EasyDocs" и сотрудники автоматически придет. Также можно выгрузить CSV файл приглашение нажать "Выгрузить в файл"

Приглашение сотрудников - отправлено

Для отслеживания статуса приглашения сотрудников необходимо зайти в отчёт "Приглашение сотрудников - Отправлено"

Отчет по приглашениям можно фильтровать по статусу приглашения, типу электронной подписи (для статуса её создания), отправитель приглашения и даты приглашения. После того как все фильтры заданы необходимо нажать значок обновления

Для случаев, когда сотруднику необходимо ещё раз отправить приглашение есть кнопка "Повторное приглашение", если было отправлено с неправильными данными, то можно использовать кнопку "Отменить приглашение".

Напоминания о подписании

В расширении для 1С реализовано автоматические напоминания о подписании документов. Для настройки правила отправки автоматических уведомлений о подписании необходимо зайти в Настройки - Напоминания о подписании.
Существует два вида периодичности уведомлений:

ежедневно в 10:00
два раза в день в 10:00 и 16:00

Уведомления будут отправляться сотруднику по производственному календарю в 1С

В этом пункте можно настроить напоминания как для всех документов, так и исключение для отдельных печатных форм:
1) общее правило для всех документов - по данному правилу сотруднику будет отправляться уведомление по каждому документу, который он не подписал.
2) исключение для печатных форм - для определенной печатной формы можно отдельно задать периодичность

Важно! Общее правило и исключение могут работать вместе, если они добавлены

График отпусков - это документ, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков (статьей 123 ТК РФ). График устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года.
Для отправки запроса графика отпусков сотрудникам необходимо:
Создать в 1С пустой график отпусков. Для этого нам необходимо зайти в Кадры – Графики, переносы отпусков

График отпусков

В открывшемся окне необходимо нажать Создать – График отпусков

Далее сотруднику необходимо отправить запрос на график отпусков.
Для отправки запроса необходимо зайти в расширение EasyDocs – Отправка печатных форм – Тип документа «ГрафикОтпусков» – Заполнить по периоду

После этого необходимо выбрать одну из трех печатных форм:

Стандартные – запрос отправится всем сотрудникам, который добавлен в сам график отпусков. Если сотрудников нет, то появится соответствующая ошибка снизу экрана. Если сотрудники уже добавлены в график отпусков, то выделив нужный график отпусков и печатную форму запрос отправится всем сотрудникам, которые в нем есть. Посмотреть список сотрудников, которым будет отправляться можно нажав на название печатной формы

Запрос графика отпусков (неиспользованные+доступные дни) – запрос отправится сотрудникам, которых необходимо добавить в отправке печатных форм по нажатию «Добавить сотрудника». Добавленным сотрудникам можно будет отправить запрос на график отпусков по неиспользованным за предыдущие периоды и новые доступные дни.

Запрос графика отпусков (доступные дни) - запрос отправится сотрудникам, которых необходимо добавить в отправке печатных форм по нажатию «Добавить сотрудника». Добавленным сотрудникам можно будет отправить запрос на график отпусков по новым доступным дням за новый период.

Для отправки нужного запроса необходимо поставить галочку напротив нужного сотрудника и нажать «Подписать и отправить в EasyDocs»

Отправка сотрудником ответа на запрос графика отпусков
После отправки из 1С запроса на график отпусков сотрудник в личный кабинет EasyDocs придёт запрос на график отпусков. Для отправки ответа на запрос необходимо зайти в документ.

После открытия Графика отпусков его можно просто Записать пустым

По нажатию на кнопку Запланировать сотрудник попадает на страницу планирования графика отпуска, где сотруднику предоставлены все виды доступных отпусков и количество дней по каждому виду

Для заполнения графика отпуска необходимо выбрать вид отпуска, начало и окончания отпуска:

Для добавление другого периода отпуска необходимо нажать кнопку «Добавить период»

Для добавление другого периода отпуска необходимо нажать кнопку «Добавить период»

Если у сотрудника в одном из периодов не будет 14 дней – сотруднику появится сообщение, что в одном из периодов необходимо 14 или более дней.

Если у сотрудника кол-во дней отпуска планируемых периодов будет превышать доступные – сотруднику появится сообщение об этом.
После заполнения периодов отпуска необходимо нажать «Сформировать». После нажатия создастся «Ответ на запрос графика отпусков», который можно Подписать и отредактировать.

После подписания документ попадает специалисту кадровой службы в расширение EasyDocs в 1С, где он может отклонить или ознакомиться с ответом на запрос:

В случае отклонения ответа – документ возвращается сотруднику с причиной отклонения, где он может откорректировать его и отправить заново
В случае ознакомление с ответом – документ попадает в папку «В работу», где можно добавить в график по нажатию «Добавить в график отпусков»

После добавление все сведения о запланированных периодов будут прикреплены к графику

В открывшимся документе есть возможность Запланировать или отклонить с причиной

Отчет «Регистрация сотрудников в EasyDocs»

Для отслеживания регистрации в EasyDocs сотрудников в расширении для 1С создан отчет.
Для открытия этого отчета необходимо в меню расширения зайти в Отчёты — Регистрация сотрудников в EasyDocs

В отчете есть три варианта отбора:
· Все сотрудники
· Не зарегистрирован в EasyDocs
· Зарегистрирован в EasyDocs

После выбора нужного отбора слева нужно нажать кнопку «Обновить»
В таблице появится сотрудники подходящие под выбор отбора

В таблице отображается:
· Порядковый номер
· Сотрудник
· Подразделение сотрудника
· Должность
· ID в EasyDocs – есть только у зарегистрированных в EasyDocs пользователей
· Статус — отображает статус сотрудника по регистрации и наличии в организационной структуре организации