Обработка EasyDocs реализована для интеграции документов, созданных в сервисе EasyDocs, с документами 1С в решении 1С: ЗУП.
В решении реализованы следующие возможности:
1. Работа с документами из EasyDocs (Просмотр и сохранение PDF документа, подписание);
2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;
3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия»);
4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;
5. Выгрузка отчетов по документам;
6. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.
В решении реализованы следующие возможности:
1. Работа с документами из EasyDocs (Просмотр и сохранение PDF документа, подписание);
2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;
3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия»);
4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;
5. Выгрузка отчетов по документам;
6. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.
Общая информация
Обработка 1С
Установку необходимо выполнить пользователю с правами администратора 1С. Для загрузки нужно перейти в раздел «Администрирование» → «Печатный формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Добавление дополнительной обработки осуществляется по кнопке «Добавить из файла» → «Обновить из файла».
Далее, для запуска необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Дополнительные обработки», выбираем «Работа с документами EasyDocs», нажимаем «Выполнить».
Для корректной работы с подписанием документов в обработке необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.
СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.
Установка обработки EasyDocs
Для запуска необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Дополнительные обработки», выбираем «Работа с документами EasyDocs», нажимаем «Выполнить».
Открывается стартовая страница обработки «Входящие»:
Открывается стартовая страница обработки «Входящие»:
Вкладка «Настройки»:
Настройки по умолчанию
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Расширенные настройки
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Начало работы, настройка
Маршруты документов
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
Авторизация
Для входа в обработку используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для входа в обработку используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для проверки успешной авторизации необходимо нажать на кнопку «Обновить организации», в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:
При возникновении ошибки «{"code»:401,"description":"Your request was made with invalid credentials."}" необходимо повторно авторизоваться, при этом проверить корректность введенных данных:
Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.
Входящие, исходящие и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Входящие, исходящие и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование) от работодателя.
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование) от работодателя.
После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа, отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.
Документы EasyDocs
Обработка учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть».
Далее, для формирования документа 1С нажимаем «Создать».
При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.
Переходим в раздел «Входящие», в столбце «Документ 1С» напротив заявления об отпуске ссылка «Создать» была автоматически заменена на «Открыть». По ней всегда можно перейти на связанный 1С документ.
После формирования 1С документа можно подписать «Заявление на отпуск», кликнув на «Подписать»:
Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.
После успешного подписания отобразится следующая форма:
Внимание! Обработка 1С не поддерживает подписание с помощью токена.
Документ «Заявление на отпуск» после подписания со стороны работодателя перемещается в папку «Архив».
Документ «Заявление на отпуск» после подписания со стороны работодателя перемещается в папку «Архив».
Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».
В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».
Обработка EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по одному сотруднику:
Отправка печатных форм
Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
Дополнительно обработка поддерживает отправку печатных форм нескольким сотрудникам:
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
Дополнительно обработка поддерживает отправку печатных форм нескольким сотрудникам:
Отправка одному сотруднику
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».
Для отправки дополнительных вложенных файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файлов» и нажать на «Загрузить новый».
Отобразится форма для загрузки документа из файла. Заполняем обязательные поля, выбираем сотрудника и указываем маршрут документа (Односторонний — получатель ознакамливается, Двусторонний — получатель подписывает), нажимаем «Подписать и отправить». Отправленный документ отобразится в табличной части.
Массовая отправка нескольким сотрудникам
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».
Для отправки PDF-файла нескольким сотрудникам выполняем аналогичные действия из прошлого раздела, но при выборе сотрудника выбираем «Подбор».
Откроется справочник «Сотрудники», по которому можно выбрать нескольких сотрудников. После нажимаем «ОК».
Отправка из файлов
Итоговая форма «Загрузить документ из файла» выглядит следующим образом:
Заполнение регламента для отправки уведомления об отпуске
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для настройки регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Далее нажать два раза на «Работа с документами EasyDocs».
Настройка регламента осуществляется пользователем с правами администратора 1С.
Для настройки регламента автоматической отправки уведомлений об отпуске необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Далее нажать два раза на «Работа с документами EasyDocs».
В разделе «Команды» выбрать «Уведомление об отпуске», далее в столбце «Расписание» нажать на правую кнопку мыши и перейти на «Настроить расписание».
Отобразится форма настройки расписания. Если необходимо каждый день проверять и отправлять уведомления об отпуске, то во вкладке «Общие» выбираем «Повторять каждые 1 дн.», а во вкладке «Дневное» в поле «Время начала» любое подходящее время для автоматической отправки.
Настройка уведомления об отпуске в обработке
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».
Для активации автоматической отправки уведомления необходимо перейти в раздел «Настройки» → «Уведомления об отпуске».
Работа с уведомлениями об отпуске
Отчет об отправке уведомлений об отпуске
Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».
Обработка EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
Для проверки отправленных, а также будущих уведомлений необходимо перейти на вкладку «Отчеты», в поле «Отчет» выбрать «Уведомления».
Обработка EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
В поле «Организация» и «Роль» выбираем компанию от которой будет происходить автоматическая отправка уведомлений. Поле «Печатная форма» оставляем пустым, если ранее в ЗУП не было подгружено дополнительных внешних печатных форм 1С-разработчиками (подключение внешних печатных форм происходит аналогично разделу «Установка обработки EasyDocs»). В поле «Маршрут» выбираем «Граф уведомления о начале отпуска». Поле «Упреждение» отвечает за какое кол-во дней необходимо отправить уведомление об отпуске.
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:
После заполнения и нажатия на кнопку «Записать» отобразится следующая форма:
Поле «Статус» позволяет сменить статус отправки по сотруднику. Для этого необходимо нажать на чек-бокс рядом с сотрудником и выбрать необходимый статус.
Действие «Отправить принудительно» в связке с полем «Сотрудник «позволяет отправить уведомление точечно по сотруднику.
Действие «Выполнить регламент» перезапускает настроенный ранее регламент по отправке уведомления об отпуске. Это было добавлено для возможных исключений, когда необходимо отправить все уведомления «здесь и сейчас».
Просмотр отчета «Отпуска к расчету»
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В табличной части отобразятся все отправленные печатные формы для документа «Отпуска». Также можно отфильтровать список по типу «Не проведен»:
Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
Просмотр отчета «Документы»
Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:
Отчеты
Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».
Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «08.09.2021 — 08.09.2021» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».