Расширение EasyDocs для 1С

В расширении EasyDocs реализована интеграция документов, созданных в сервисе EasyDocs с документами 1С в решении 1С: ЗУП. В решении реализованы следующие возможности:

1. Работа с документами из EasyDocs (Подписание, отклонение, ознакомление, скачивание и просмотр);

2. Создание документов в ЗУП на основе поступающих заявок из EasyDocs;

3. Отправка печатных форм на основании документов 1С («Личная карточка (Т-2)», «Приём на работу», «Увольнение», «Командировка», «Отпуск», «Перенос отпуска», «Премия», «Премия», «Табель учета рабочего времени», печатные формы из справочника «Сотрудники» и многие другие);

4. Отправка сотрудникам вложенных PDF-файлов;

5. Массовая отправка файлов, которых нет в 1С;

6. Выгрузка отчетов по документам;

7. Приглашение сотрудников на регистрации из 1С;

8. Отчет по приглашенным сотрудникам и статус их регистрации;

9. Автоматические напоминания по подписанию документов;

10. Автоматическая отправка уведомлений об отпуске с возможностью подгрузить индивидуальную печатную форму.

Общая информация

После установки расширения в верхнем меню 1С появится вкладка EasyDocs. Для открытия расширения Вам необходимо зайти в нее и выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs

Для корректной работы с подписанием документов в расширении необходимо наличие заполненного СНИЛС у пользователя 1С.
СНИЛС можно не указывать, но в таком случае подписание будет ограничено.

Установка и обновление расширения для EasyDocs

Скачать актуальную версия расширения EasyDocs для КЭДО 1C: ЗУП (версия 3.0 и выше) можно по ссылке.

Для установки расширения пользователь с правами администратора 1С должен перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Добавить из файла».

Для обновления расширения необходимо перейти в раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения» → «Обновить из файла». Нажимаем кнопку «Добавить из файла» и выбираем файл расширения.
Для запуска расширения необходимо перейти в верхнем меню 1С нажать на вкладку EasyDocs и далее выбрать "Расширение для кадрового электронного документооборота EasyDocs
Открывается стартовая страница расширения «Входящие»:
Вкладка «Настройки»:
Настройки по умолчанию
Предназначены для сброса текущих настроек до «по умолчанию».
Расширенные настройки
Основной раздел для подготовки обмена документами между 1С: ЗУП и сервисом EasyDocs:
1. Верхний блок является технической частью, которое необходимо оставить без изменений.
2.Нижний блок — список документов 1С, которые будут использованы в обмене. Для добавления новых документов необходимо нажать кнопку «Добавить».
Начало работы, настройка
Маршруты документов
При нажатии на троеточие отобразится список документов, которые были добавлены ранее в разделе «Расширенные настройки».
В этом пункте можно просмотреть список доступных печатных форм на отправку в EasyDocs, а также настроить соответствующий маршрут документов (Односторонний/ Двусторонний граф)
Авторизация
Для входа в расширение используются данные логин/пароль от сервиса EasyDocs.
Для проверки успешной авторизации необходимо нажать на кнопку «Обновить организации», в консоли отобразится сообщение «Список обновлен»:
Авторизация действительна 30 дней, после чего необходимо заново ввести логин и пароль от EasyDocs
При возникновении ошибки «{"code»:401,"description":"Your request was made with invalid credentials."}" необходимо повторно авторизоваться, при этом проверить корректность введенных данных:
Под списком документов есть кнопки:
1) Добавить регламент - добавляет регламент в 1С для отправки автоматических уведомлений об отпуске
2) Перенести данные из обработки - для пользователей, которые пользовались дополнительной обработки, данные будут перенесены в расширение
Организация и роли
Для проверки входящих документов с сервиса EasyDocs необходимо выбрать текущую организацию и роль из выпадающего списка:
Присутствует возможность переключаться между ролями, если учетная запись имеет несколько ролей в EasyDocs, например, роль генерального директора и сотрудника кадровой службы.

Входящие, исходящие, в работу и архив
Для просмотра документов необходимо перейти на нужную вкладку, которая автоматически обновляет список документов в папке. При заполнении фильтров нажать на кнопку «Обновить список».
Обновляет/применяет текущий набор фильтров:
Работа с документами
Ниже будет описан пример формирования документа 1С «Отпуск» на основании заявления от сотрудника.
При обновлении папки «Входящие» отображаются текущие документы, которые требует определенных действий (подписание/согласование/отклонения) от работодателя.
После получения заявления можно просмотреть документ, кликнув два раза на название документа или выбрав в меню действий "Посмотреть" , отобразится печатная форма в формате pdf для ознакомления.
Документы EasyDocs
Расширение учитывает тип заявления об отпуске, в примере сотрудник при формировании указал на неоплачиваемый отпуск, в связи с этим в ЗУП была открыта форма создания документа «Отпуск без сохранения оплаты» → «Провести и закрыть».
Далее, для формирования документа 1С нужно "Подписать", "Ознакомиться" или "Отклонить" поступившее заявление.
Для этого в меню действий необходимо выбрать нужный вариант
При нажатии на скрепку можно просмотреть вложенное заявление от сотрудника.
После создания документа "Отпуск" заявление автоматически переходит из "В работу" в "Архив"
После успешного подписания отобразится следующая форма:
Внимание! Расширение для 1С не поддерживает подписание с помощью токена.
Вы можете подписать поступающие заявление в личном кабинете EasyDocs. Документы для обработки также будут в папке "В работу"
После действий с документом он попадает во вкладку "В работу"
Отобразится окно с ожиданием подписания, необходимо перейти в MyDSS на мобильном устройстве и подписать документ.
Для отправки печатных форм необходимо перейти на вкладку «Отправка печатных форм». Заполнить поле период документа, выбрать нужный тип документа 1С, который был ранее добавлен в расширенных настройках, далее нажать на «Заполнить по периоду».
В левой табличной части отобразится отфильтрованный список проведенных документов.

При индивидуальной отправке печатных форм необходимо нажать на чек-бокс напротив выбранного сотрудника. В правой части отобразится список доступных печатных форм на отправку.
Аналогично нажимаем на чек-бокс рядом с выбранной печатной формой и нажимаем на «Подписать и отправить в EasyDocs».
Расширение EasyDocs также поддерживает отправку нескольких печатных форм по нескольким сотрудникам:
Отправка печатных форм
Внимание! При нажатии на «Подписать и отправить в EasyDocs» файл PDF моментально создается и отправляется в сервис EasyDocs, который находится в папке «Входящие». При возникновении проблем с подписанием или отсутствии облачной подписи нужно помнить, что всегда можно перейти в папку «Входящие» и повторить действие с подписанием.
В правой табличной части печатных форм столбец «Подписан» отображает только наличие подписанного файла со стороны получателя. Если в документе присутствует только возможность ознакомления со стороны получателя, то столбец «Подписан» будет пустым/ без зеленой галочки.
Отобразится форма для загрузки документов из файла, в которой необходимо заполнить все поля.

Сотрудник
Вы можете отправить документы любому количеству получателей, которые зарегистрированы в EasyDocs. Для выбора получателей нажмите на многоточие в правой части поля «Сотрудник» и в открывшемся окне перейдите в «Подбор».
Отправка документов из файла
Для отправки документов из файлов нужно перейти в раздел «Отправка из файла» и нажать на «Загрузить файл».
Откроется справочник, по которому можно выбрать нескольких сотрудников, подразделений или в целом организацию. После выбора нажимаем «ОК».
Маршрут подписания
Для выбора маршрута подписания необходимо выбрать один из доступных маршрутов:
Выбрать файл
EasyDocs позволят отправить до 10 документов одновременно одному или нескольким получателям. Файл должен быть одного из форматов: DOC, DOCX, PDF, JPEG, GIF и иметь размер не более 5 Мб.
Итоговая форма загрузки документа выглядит следующим образом:
Вы можете добавить дополнительный документ, нажав «Добавить файл».

В форме загрузки документов Вам доступно изменение маршрута подписания и ранее выбранных получателей (при помощи подбора 1С).
Если Вам необходимо заменить документ, то Вы можете нажать на ранее выбранный файл.
Нажимая «Создать и сохранить» документы будут направлены в раздел «Входящие», где позже Вы сможете выполнить действия по подписанию.
Если Вы выбрали граф с исходящим маршрутом, то по нажатию на «Подписать и отправить» отобразится окно с ожиданием подписания.
Необходимо перейти в приложение MyDSS и подписать документ / пакет документов.
После подтверждения подписания появится сообщение:
При выборе графа с входящим маршрутом отобразится окно с информацией об успешной отправке документа / пакета документов.

Работа с уведомлениями об отпуске

Настройка уведомлений об отпуске осуществляется пользователем с правами администратора 1С в разделе «Настройки» / «Уведомление об отпуске». Если у Вас возникает ошибка о нарушении прав доступа, необходимо обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием 1С в Вашей организации.
Настройка уведомлений об отпуске
В поле «Организация» и «Роль» выбирается компания, от которой будет происходить автоматическая отправка уведомлений.
Поле «Печатная форма» остается пустым, если ранее в ЗУП не были подгружены внешние печатные формы 1С – разработчиками. В поле «Маршрут» указывается «Граф уведомления о начале отпуска».
Поле «Упреждение» отвечает за какое количество дней до отпуска сотруднику будет отправлено автоматическое уведомление.
После заполнения всех обязательных полей необходимо «Записать» настроенное правило по отправке уведомлений.
Настройка регламентного задания
После того как было записано правило по отправке уведомлений создается регламентное задание. Для перехода в форму настройки необходимо нажать на выделенное поле «Регламент не активен».
Поле «Имя пользователя» является обязательным для заполнения, в котором необходимо указать пользователя с правами администратора 1С (или пользователя, под которым выполняется настройка регламентного задания).
Настройка расписания регламентного задания
В таких полях как «Дата начала» и «Дата окончания» Вы можете указать жесткие ограничения на выполнение регламентного задания.
В поле «Повторять каждые» указывается частота выполнения регламентного задания.
Если в поле «Повторять каждые» указать значение 0, то регламент будет выполнен только один раз.
Следующие разделы расписания не являются обязательными для заполнения, но Вы также можете установить дополнительные ограничения по выполнению регламентного задания.

После заполнения расписания убедитесь в том, что регламентное задание включено. Для сохранения изменений и выхода из формы настроек необходимо «Записать и закрыть» регламентное задание.
Отчет по отправке уведомлений об отпуске
Для проверки статуса отправки уведомлений необходимо перейти в раздел «Отчеты». В поле «Отчет» выбрать «Уведомления».
Расширение EasyDocs для получения информации об отпусках сотрудников проверяет наличие документа 1С «График отпусков». При корректном выполнении предыдущих шагов на форме «Отчет: Уведомления» отобразится следующее:
Поле «Статус» позволяет изменить статус отправки уведомления об отпуске.
Необходимо только выделить сотрудника из списка, выбрать необходимый статус и сохранить изменения. Уведомление будет направлено сотруднику по настроенному ранее расписанию выполнения регламентного задания.
Если Вам необходимо отправить уведомления «здесь и сейчас», то после сохранения изменений потребуется «Выполнить регламент».
Действие «Уведомить сотрудника» в связке с полем «Сотрудник» позволяет отправить уведомление об отпуске точечно (определенному сотруднику).
Просмотр отчета «Отпуска к расчету»

В работе с отпусками возникает ситуация, когда HR формирует отпуск, а бухгалтер проводит расчет. Чтобы отследить непроведенные к расчету 1С документы — «Отпуск», а также просмотреть общий список, отправленных печатных форм на основании документа «Отпуск» в EasyDocs, необходимо перейти в раздел «Отчеты» и в поле «Отчет» выбрать «Отпуска к расчету».
В табличной части отобразятся все отправленные печатные формы для документа «Отпуска». Также можно отфильтровать список по типу «Не проведен»:
Внимание! В отчете «Отпуска к расчету» отображаются печатные формы, которые были отправлены в сервис EasyDocs.

Просмотр отчета «Документы»

Для выгрузки отчета в Excel необходимо перейти в раздел «Отчеты» в поле «Отчет» выбрать «Документы». Отобразится форма со всеми документами из папок «Входящие», «Исходящие», «Архив» сервиса EasyDocs.
По нажатию на кнопку «Фильтры» откроется следующая форма с полями:
Отчеты
Для выгрузки отчета нажем на кнопку с дискетой / «Сохранить».
Для активации фильтра выберем в поле «Период» дату «08.09.2021 — 08.09.2021» и нажмем на чек-бокс, далее на кнопку «Сформировать».

В табличной части отобразятся все документы в период «08.09.2021 — 08.09.2021».
Для случаев, когда приглашение недействительно, Вы можете выделить сотрудника / физическое лицо и воспользоваться функцией «Повторное приглашение». Если было отправлено приглашение с некорректными данными, то есть возможность «Отменить приглашение» нажав на соответствующую кнопку.
Данный отчет Вы можете фильтровать по статусу, типу электронной подписи, отправителю и дате. После того как фильтры будут заданы потребуется нажать значок обновления.
Приглашение сотрудников – отправлено
Для отслеживания статуса отправленного приглашения необходимо выбрать тип отчета «Приглашение сотрудников – отправлено»
В списке отчета будут отображаться все выбранные Вами сотрудники / физические лица, которым не было отправлено приглашение. Для автоматической отправки письма с приглашением на регистрацию необходимо нажать «Отравить в EasyDocs».
Также, нажимая на «Выгрузить файл» Вам доступна выгрузка файла приглашения в формате CSV.
Нажав на один из доступных видов приглашений «Добавить сотрудников» / «Добавить физлиц», откроется форма подбора, где через стандартные настройки Вы сможете задать любые фильтры для поиска.
Перед созданием приглашения потребуется установить тип подписи, которая будет выпущена пользователем EasyDocs.
Для отправки приглашения необходимо перейти в расширение EasyDocs, открыть раздел «Отчеты» и выбрать тип отчета «Приглашение сотрудников – создать».
Создание приглашения сотрудников

Настройки подписания

В расширении для 1С реализована возможность отправки автоматических напоминаний, а также установка ограничений для сотрудников по сроку подписания документов. Для настройки правил перейдите в раздел расширения «Настройки» / «Настройки подписания».

Всего в разделе доступно два вида правил, которые могут работать вместе:
  • Общее правило для всех документов
  • Исключения для печатных форм
Общее правило для всех документов
Общее правило состоит из двух полей, которые не являются обязательными, т.е. можно заполнить только одно из двух.

1. Периодичность напоминаний
Сотруднику будет отправляться напоминание по каждому документу, который не был подписан.
Существует три вида периодичности напоминаний:
  • Ежедневно в 10:00
  • Два раза в день в 10:00 и 16:00
  • Не отправлять
2. Ограничение подписания
При помощи этого поля Вы можете установить ограничение для сотрудников по подписанию документов.
  • Текущий рабочий день
  • Следующий рабочий день
  • 3 рабочих дня
  • 5 рабочих дней
Концом рабочего дня считается 23:00 по Московскому времени.
Если не было выполнено подписание в установленный Вами срок, то документ будет отозван у сотрудника и вернется к Вам для ознакомления.
Исключения для печатных форм
С помощью этого правила Вы сможете настроить отправку напоминаний и установить ограничение по подписанию документов индивидуально для определенной печатной формы.
Отчет «Регистрация сотрудников в EasyDocs»
Для отслеживания регистрации в EasyDocs сотрудников в расширении для 1С создан отчет.
Для открытия этого отчета необходимо в меню расширения зайти в Отчёты — Регистрация сотрудников в EasyDocs
В отчете есть три варианта отбора:
· Все сотрудники
· Не зарегистрирован в EasyDocs
· Зарегистрирован в EasyDocs
После выбора нужного отбора слева нужно нажать кнопку «Обновить»
В таблице появится сотрудники подходящие под выбор отбора

В таблице отображается:
· Порядковый номер
· Сотрудник
· Подразделение сотрудника
· Должность
· ID в EasyDocs – есть только у зарегистрированных в EasyDocs пользователей
· Статус — отображает статус сотрудника по регистрации и наличии в организационной структуре организации

Журнал регистрации

Журнал регистрации позволяет отследить информацию о событиях в Вашей базе.
Необходимо перейти в раздел «Администрирование» / «Обслуживание» / «Журнал регистрации».
При открытии журнала регистрации по умолчанию открываются все события.
Для просмотра определенного типа событий необходимо «Установить отбор».
Делая отбор по событиям со значением ED – Вы сможете просмотреть события, которые регистрируются при работе в расширении EasyDocs.
Для более детального просмотра Вы можете установить отбор по пользователю 1С, а также дополнительно установить необходимый уровень критичности события в разделе «Важность»
При таком отборе данные в журнале регистрации будут выглядеть следующим образом:

Регистры сведений

Для просмотра данных в разделе «Регистры сведений» необходимо:
В правом верхнем углу перейти в меню пользователя 1С «Сервис и настройки».
В доступных действиях выбрать «Функции для технического специалиста».
Если для Вас недоступны «Функции для технического специалиста», необходимо обратиться к сотруднику, который занимается обслуживанием 1С в Вашей организации.

В стандартных функциях необходимо открыть «Регистры сведений».
Чтобы найти нужный раздел Вы можете воспользоваться поиском с указанием значения «ED» (для просмотра только той информации, которая была записана при работе с расширением EasyDocs).
Двойным нажатием Вы сможете открыть необходимый раздел и просмотреть информацию, которая в нем содержится. Также при необходимости Вы можете внести изменения в некорректно записанные данные.