Для подключения к EasyDocs нужно выполнить следующие шаги:
1
Зарегистрироваться в EasyDocs с помощью электронной подписи генерального директора
>>
2
Назначить подписантов и определить, кто будет администратором EasyDocs
3
Выпустить квалифицированные электронные подписи для подписантов
4
Утвердить локально-нормативным актом переход на КЭДО и получить от работников согласие на переход на КЭДО
5
Установить расширение EasyDocs для 1С: ЗУП и произвести его настройки
6
Отправить работникам приглашение на регистрацию в EasyDocs и инструкцию по получению электронных подписей
7
Подключить необходимые шаблоны документов для работников
Зарегистрироваться в EasyDocs с помощью электронной подписи генерального директора
Самостоятельно зарегистрироваться в EasyDocs может только единоличный исполнительный орган юридического лица или индивидуальный предприниматель по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП). Это обычная электронная подпись, которая используется для доступа к личному кабинету налогоплательщика (nalog.ru), к порталу Госуслуг, для подачи налоговых деклараций и для документооборота.
Регистрация в EasyDocs бесплатная.
Назначить подписантов и определить, кто будет администратором EasyDocs
Если генеральный директор или ИП планирует самостоятельно подписывать документы, то подписантов можно не добавлять.
С инструкцией по добавлению подписантов можно ознакомиться в руководстве пользователя.
Стоимость рабочего места подписанта определяется тарифами.
Также одного или нескольких подписантов можно назначить администратором. Администратор имеет полномочия в системе на добавление других подписантов и руководителей. А также устанавливать и отменять делегирование доступа к документам других подписантов и руководителей.
Выпустить квалифицированные электронные подписи для подписантов
Подписант должен оформить заявление на выпуск квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП) в своем личном кабинете EasyDocs.
При первичном получении КСКПЭП необходимо пройти идентификацию личности в одном из центров идентификации (ссылка на карту).
После выпуска КСКПЭП необходимо активировать электронную подпись в приложении MyDSS, которое используется как второй фактор авторизации электронной подписи.
С инструкцией по получению КСКПЭП и активации электронной подписи в MyDSS можно ознакомиться в руководстве пользователя.
Продление сертификата осуществляется без личной идентификации на основании заявления, подписанного действующей квалифицированной электронной подписью.
Утвердить локально-нормативным актом переход на КЭДО и получить от работников согласие на переход на КЭДО
В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса РФ Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта. При разработке ЛНА работодателю необходимо принять решение по следующим вопросам:
· перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот
· перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот
· дистанционные работники будут переведены на электронный документооборот в соответствии с требованиями статей 221, 222 и 223 Трудового кодекса РФ или работа с ними будет продолжена в соответствии с требованиями статей 312.2 и 312.3 Трудового кодекса РФ
· какой тип электронной подписи будет предоставлен работникам (ПЭП/УНЭП/УКЭП)
Прочитать подробнее про разные типы электронных подписей, какие документы можно подписывать каждым типом и какие у каждого типа есть преимущества и недостатки, можно на странице про электронные подписи.
После утверждения ЛНА работодатель обязан ознакомить с ним всех работников организации и получить письменное согласие от работников на переход на КЭДО.
Мы бесплатно предоставляем шаблоны ЛНА, уведомлений и письменных согласий работников на переход на КЭДО. Оставьте нам заявку и мы бесплатно направим Вам шаблоны ЛНА.
Установить расширение EasyDocs для 1С: ЗУП и произвести его настройки
Расширение EasyDocs для 1С: ЗУП доступно для наших клиентов по запросу в службу заботы о клиентах.
Основные настройки, которые нужно выполнить в расширении:
· Авторизация приложения с помощью токена доступа и логина/пароля пользователя
· Настройка маршрутов для печатных форм
· Настройка организационной структуры организация
· Настройка сроков и печатной формы уведомления об отпуске
С инструкцией по установке расширения EasyDocs для 1С: ЗУП и его настройке можно ознакомиться в руководстве пользователя.
Отправить работникам приглашение на регистрацию в EasyDocs и инструкцию по получению электронных подписей
Работникам, которые дали согласие о переходе на КЭДО, можно отправить приглашение на регистрацию в EasyDocs из расширения 1С: ЗУП.
В отчетах расширения можно отслеживать, кто из работников зарегистрировался и получил электронную подпись.
С инструкцией по отправке работникам приглашений на регистрацию в EasyDocs и по получению электронных подписей можно ознакомиться в руководстве пользователя.
Подключить необходимые шаблоны документов для работников
В EasyDocs доступно большое количество преднастроенных шаблонов кадровых и других документов. Но каждому клиенту также доступна возможность добавить свои собственные шаблоны документов.
Шаблоны создаются в онлайн-редакторе, который позволяет использовать поля для сбора данных с валидацией, например, число, текст, e-mail, телефон, список и т.п.
С инструкцией по работе с редактором шаблонов EasyDocs можно ознакомиться в руководстве пользователя.